Alle Schritte auf einen Blick - Data Collection
Zuletzt aktualisiert am 21.04.2026
Überblick
Auf dieser Seite finden Sie die einzelnen Schritte, die zum Einrichten und Ausführen eines Datenerfassungsprozesses erforderlich sind. Die Konfigurationsschritte sollten in der angegebenen Reihenfolge ausgeführt werden, damit alle Abhängigkeiten erfüllt sind, bevor die Datenerfassung startet.
In den Schrittbeschreibungen finden Sie außerdem Links zu ausführlicherer Dokumentation.
Formularvorlagen anlegen
Legen Sie im Arbeitsbereich Formularvorlagen die Vorlagen an, die festlegen, welche Daten Sie von Ihren Buchungskreisen erfassen möchten. In diesen Formularvorlagen können Sie Elemente hinzufügen, die:
- auf Strukturen von Consolidation & Financial Planning (CFP) basieren – Import vorhandener Arbeitsbereichsstrukturen, Hauptbücher oder Spiegel aus CFP
- von Grund auf neu konfiguriert sind – Definition eigener Zeilen und Spalten mit verschiedenen Datentypen
Konfigurieren Sie Abschnitte, Elemente, Spalten und Zeilen, um den Aufbau Ihrer Datenerfassungsformulare zu definieren. Richten Sie optional Drill-down-Konfigurationen für eine detaillierte Datenerfassung ein.
Validierungsregeln anlegen
Legen Sie im Arbeitsbereich Validierungsregeln die Regeln fest, die während der Erfassung die Datenqualität sicherstellen.:
- Regulär: Validierung von Daten innerhalb oder über Formularvorlagen hinweg (z. B. Aktiva = Passiva + Eigenkapital). Konfigurieren Sie jede Regel als Blockieren (verhindert die Einreichung) oder Warnung (Hinweis, Einreichung weiterhin möglich).
Reporting-Packages anlegen
Bündeln Sie im Arbeitsbereich Reporting-Packages alle Elemente, die für einen Datenerfassungsprozess benötigt werden:
- Formularvorlagen – Auswahl der Formulare, die Buchungskreise ausfüllen
- Buchungskreise – Auswahl der Buchungskreise, die an der Datenerfassung teilnehmen
- Validierungsregeln – Das System ermittelt automatisch, welche Validierungsregeln ausgeführt werden, basierend auf den Formularvorlagen im Reporting-Package.
Datenerfassungsprozesse starten
Starten Sie im Arbeitsbereich Datenerfassung einen neuen Datenerfassungsprozess, indem Sie:
- ein Reporting-Package auswählen,
- die Berichtsperiode festlegen. Die verfügbaren Perioden hängen von der im Reporting-Package konfigurierten Erfassungshäufigkeit ab,
- Fristen konfigurieren und
- optional Anweisungen ergänzen, die sich an Buchungskreise richten.
Sobald der Prozess startet, werden für jede Kombination aus Buchungskreis und Formularvorlage einzelne Formulare erzeugt; per E-Mail-Benachrichtigung mit Direktlinks zu diesen Formularen werden die zugewiesenen Benutzer informiert.
Daten erfassen
Erfasser öffnen ihre zugewiesenen Formulare und erfassen oder importieren Daten über:
- Importe aus Quellen: Import aus CFP oder Excel-Dateien
- Manuelle Erfassung: Direkte Eingabe oder Anpassung von Werten in den Formularfeldern
Setzen Sie den Formularstatus von Neu auf In Arbeit, sobald Sie ein Formular bearbeiten.
Daten validieren
Bevor Sie Daten einreichen, führen Sie Validierungsprüfungen zur Sicherung der Datenqualität aus:
- Reguläre Validierung: Ausführung der konfigurierten Validierungsregeln zur Prüfung der Konsistenz innerhalb des Formulars und zwischen Formularen
Prüfen Sie die Validierungsergebnisse und beheben Sie alle blockierenden Fehler vor der Einreichung. Warnhinweise erlauben die Einreichung, sollten aber geprüft werden.
Daten freigeben
Freigeber prüfen eingereichte Formulare, d. h.:
- Daten prüfen: Kontrolle der von Erfassern eingegebenen Werte
- Validierungsergebnisse prüfen: Sichtung von Warnungen oder bestandenen Validierungen
- Freigeben oder zurücksenden: Formular freigeben oder zur Korrektur zurückgeben
Sind alle Formulare eines Datenerfassungsprozesses freigegeben, wechselt der Prozessstatus zu Abgeschlossen.