MS Office-Dateien versionieren und wiederherstellen

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Glossar

Im Disclosure Management werden Excel- und Word-Dateien mit der Funktion Einchecken gespeichert. Beim Einchecken einer Datei wird automatisch eine neue Version der Datei erstellt. Alle Versionen einer Datei können jederzeit wiederhergestellt werden.

In Office for the Web und Office Native funktionieren das Einchecken und das Aktualisieren ähnlich wie in Office for Desktop. Die beiden relevanten Schaltflächen befinden sich im Word-Ribbon auf dem Reiter DM-Content:

Die Schaltflächen zum Einchecken und Aktualisieren im Word-Ribbon auf dem Reiter 'DM-Content'. — Schaltflächen zum Einchecken und Aktualisieren im Word-Ribbon (Reiter 'DM-Content')

So checken Sie eine Datei ein:

Klicken Sie im Word-Ribbon auf dem Reiter DM-Content auf Check In.

Das Aufgabenfenster Einchecken wird auf der rechten Seite geöffnet.

Das Aufgabenfenster 'Einchecken' mit dem Eingabefeld 'Check-in-Nachricht'. — Aufgabenfenster 'Einchecken'

Geben Sie im Feld Check-in-Nachricht einen Kommentar ein.

Klicken Sie auf Einchecken.

Disclosure Management erzeugt eine neue Version der Datei. Beim Einchecken eines Word-Kapitels wird in der Historie des Dokuments ein Eintrag erzeugt, über den die Version wiederhergestellt werden kann.

Beim Einchecken eines Word-Kapitels wird in der Historie des Dokuments ein Eintrag erzeugt, über den Sie eine Vorgängerversion wiederherstellen können. So öffnen Sie die Historie eines Dokuments:

Klicken Sie im Cockpit auf das Symbol , um die Detailansicht des gewünschten Kapitels zu öffnen.

Öffnen Sie in der Detailansicht die Historie des Dokuments und stellen Sie die gewünschte Version wieder her (siehe Detailansicht eines Kapitels).

So checken Sie eine Datei ein:

Klicken Sie auf Einchecken im Word- oder Excel-Ribbon:

Schaltfläche 'Einchecken' im Word-Ribbon

Der Check In-Dialog wird angezeigt:

Für die Eingabe eines Kommentars haben Sie folgende Möglichkeiten:

Geben Sie einen Kommentar im Eingabefeld an.

Klicken Sie ggf. auf

Letzte Kommentare (Recent Comments)

um einen der zuletzt verwendeten 20 Kommentare erneut zu verwenden.

Eine Excel- oder Word-Datei, die Fehler enthält, kann standardmäßig nicht eingecheckt werden. Wenn Sie eine fehlerhafte Datei trotzdem einchecken wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erzwinge Check.in (Force Check In).

Klicken Sie auf Check In.

Disclosure Management erzeugt daraufhin eine neue Version der Datei. Im Cockpit wird in der Spalte Word der Änderungszeitpunkt angezeigt.

Sie können jederzeit eine Vorgängerversion der aktuellen Datei öffnen.

So stellen Sie eine Version wieder her:

Klicken Sie im Ribbon auf Version wiederherstellen.

Schaltfläche 'Version wiederherstellen' im Word-Ribbon

Das Fenster Versionshistorie wird angezeigt:

Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Version.

Klicken Sie ggf. auf Vergleichen, um die gewählte Version des Dokuments mit der aktuellen Version zu vergleichen.

Klicken Sie auf Öffnen.

Checken Sie die Datei neu ein, um Werte, die seit dem Speichern der wiederhergestellten Version ggf. geändert wurden (zum Beispiel durch einen erneuten Datenimport), auf den neusten Stand zu aktualisieren.