Rundungsansicht verwenden

Zuletzt geändert am 11.06.2024

Überblick

Die Rundungsansicht wird verwendet, um die aus einem Vorsystem importierten Berichtswerte (einschließlich Details wie Historie, Kommentare, Validierung usw.) zu überprüfen und ggf. manuell anzupassen.

So kann es beispielsweise zu Diskrepanzen zwischen einem Import von Berichtswerten in Cent und der Anzeige der Ergebnisdaten in Tausend kommen. In diesem Fall weichen die in Tausender gerundeten Cent-Werte von den Ausgangswerten ab. In der Rundungsansicht können die entstandenen Abweichungen manuell korrigiert werden.

Rundungsansicht öffnen

Die Funktion Rundungsansicht ist nur für programmierte MS Excel-Dateien verfügbar.

  • Eine MS Excel-Datei gilt dann als programmiert, wenn sie eine Namensspalte, mindestens eine Werte- und eine Programmierspalte enthält und mindestens eine Zelle innerhalb der Programmierspalte programmiert ist.
  • Ist die Programmierspalte leer, gilt die MS Excel-Datei als nicht programmiert.

So öffnen Sie die Rundungsansicht: 

  1. Klicken Sie auf das Dokument im Dashboard, das Sie prüfen möchten. Das Dokument vom Dashboard aus öffnen
  2. Um die Rundungsansicht für ein Kapitel zu öffnen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
    • Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol eines Kapitels mit einer programmierten MS Excel-Datei und wählen Sie Rundungsansicht:
      Rundungsansicht aus dem Cockpit öffnen
    • Klicken Sie auf um die Detailansicht eines Kapitels zu öffnen und klicken Sie anschließend in der Detailansicht auf Rundungsansicht.
  3. Die Rundungsansicht zeigt alle Zellen mit den Berichtswerten aus der MS Excel-Datei an, die dem Kapitel zugeordnet ist. Die Rundungsansicht wird z. B. wie folgt angezeigt: Rundungsansicht im Disclosure Management

In der Rundungsansicht werden immer alle Zeilen angezeigt, die in der Programmierspalte der MS Excel-Datei programmiert sind.

Rundungsansicht konfigurieren

Was in der Rundungsansicht angezeigt wird, können Sie im oberen Bereich der Ansicht konfigurieren. In der Rundungsansicht sind folgende Optionen verfügbar:

Ausschnitt aus der Detailansicht eines Werts- Die Dropdown-Liste für die Auswahl eines Werts ist geöffnet und rot umrandet. Das Kontrollkästchen value_1 ist aktiviert. Auswahl der Wertespalten über Dropdown-Liste und Kontrollkästchen.
Beschreibung

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Wertespalten, für die Sie Werte überprüfen wollen.

Perioden wählen Perioden wählen

Beschreibung

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Perioden, aus denen Sie Werte überprüfen wollen.

Anzeige der genauen Werte für die angezeigten Spalten Detailspalten anzeigen

Beschreibung

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Detailspalten, die angezeigt werden sollen.

In der Liste der Zeilen wird die Spalte Exakter Wert eingeblendet. In der Spalte werden die exakten Berichtsdaten auf Basis der Positionen aus dem Vorsystem angezeigt, d. h. ohne Rundung auf Tausend oder Millionen.

Zeigt die Validierungsdaten für die ausgewählten Wertspalten an. Validierung anzeigen

Weiter Informationen zu Validierungen erhalten Sie auch im Kapitel Validierungen anlegen und bearbeiten.

Beschreibung

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vali­dierungen, wenn die angelegten Validierungen in der Liste der Werte angezeigt werden sollen.

Die Abweichung und der Status der Validierung werden anschließend in der Spalte Vali­dierungen angezeigt:

  • Eine grüne hinterlegter Valisierung ist erfolgreich.
  • Eine rot hinterlegter Validierung ist fehlgeschlagen.
  • Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol  fahren, wird in einem Tooltip angezeigt, zu welcher Tabelle und welche Wertespalte die Validierung gehört:

Wählen Sie das rot eingekreiste Ausrufezeichen neben der Validierungszelle, um den Wertkontext anzuzeigen. Validierung Referenz

Wenn fehlerhafte Validierungen angezeigt werden, unterscheiden sich die beiden Werte, die miteinander verglichen werden. Fehlerhafte Validierungen können z. B. wie folgt korrigiert werden: 

  • Prüfen Sie die Validierung auf Plausibilität. Werden die  richtigen Werte verglichen?
  • Bearbeiten Sie die entsprechenden Werte in der Rundungsansicht. Ggf. müssen Werte angepasst oder gerundet werden, weil Werte mit verschiedenen Zahlenformaten verglichen wurden.
  • Prüfen Sie die Programmierung der Excel-Tabelle. Werden bei berechneten Werten die richtigen Werte und Rechenoperationen verwendet?  

Numerische Namen für die Werte im Rundungsassistent. Das Ausgabeformat

Beschreibung

Zahlenformat (z. B. Tausend, Millionen und Milliarden) für die Werte, die in der Rundungsansicht verwendet werden. Dies kann nur in MS Excel als Ausgabeformat geändert werden.

Das hier angezeigte Ausgabeformat wird aus den Dokumenteinstellungen übernommen, oder – falls das Ausgabeformat der Excel-Datei in den erweiterten Einstellungen von MS Excel überschrieben wird  – aus der Excel-Datei.

Das Ausgabeformat ist die Grundlage für die Berichterstattung, Validierung und Kontrolle der Daten und kann daher in der Rundungs­ansicht nicht geändert werden.

Farben und Symbole in der Rundungsansicht

In der Rundungsansicht zeigen Farben und Symbole, welche Art von Werten in einem Bericht vorhanden sind. Die grundlegenden Wertetypen sind:

  • Automatische Werte: aus dem Vorsystem importierte Werte
  • Manuell eingegebene Werte: vom Benutzer manuell eingegebene Werte

 

Die folgenden Farben und Symbole können in der Rundungsansicht angezeigt werden:

Anzeige

Beschreibung

Berichts­werte ohne Hervor­hebung

Berichtswerte ohne Hervorhebung wurden importiert und noch nicht manuell bearbeitet. Das bedeutet, dass sie den zuletzt aus dem Vorsystem importierten Berichtswerten entsprechen.

Indikator für einen unveränderten automatischen Wert Importierter Wert aus Vorsystem

Orange unterlegte Berichts­werte

Orange unterlegte Berichtswerte wurden manuell programmiert, d. h. es handelt sich in diesem Fall nicht um importierte Werte aus einem Vorsystem. Orange unterlegte Berichtswerte können direkt in der Rundungsansicht oder in MS Excel überschrieben werden.

Indikator für einen manuell geänderten Wert Manuell geänderter Wert

In der Programmierspalte befindet sich für manuell programmierte Werte die Angabe #m. Weitere Informationen zu den Eingaben in der Programmierspalte finden Sie unter Zulässige Eingaben für die Programmierspalte.

Gelb unterlegte Berichts­werte

Gelb unterlegte Berichtswerte sind importierte Berichtswerte, die manuell überschrieben wurden (z. B. gerundet). Gelb unterlegte Berichtswerte können direkt in der Rundungsansicht überschrieben werden.

Überschriebene Werte in der Rundungsansicht. Importierter Wert, der bearbeitet wurde

Grau unterlegte Berichts­werte

Grau unterlegte Berichtwerte sind Summen, die in Excel gebildet wurden und mit #s programmiert sind.

Summe aus 2 oder mehr Zellen; kann nicht geändert werden. Berechneter Wert

Berichtswerte, die über Formeln berechnet wurden (Summen und Referenzen z. B.  #s und #r), können in der Rundungsansicht nicht geändert werden.

Weitere Informationen zu den Eingaben in der Programmierspalte finden Sie unter Zulässige Eingaben für die Programmierspalte.

Grau unterlegte Berichts­werte mit einer Referenz

Grau unterlegte Berichts­werte mit einer Referenz sind referenzierte Berichtswerte aus einer anderen Excel-Datei. Referenzen können in andere Dokumente, aber auch innerhalb eines Dokuments gebildet werden.

Ein Summenwert, der von einer Referenzposition abgeleitet wird. Wert ist eine Referenz

Referenzen/referenzierte Werte können in der Rundungsansicht nicht geändert werden.

Rot umrandete Zelle

Rot umrandete Berichtwerte enthalten Änderungen, die noch nicht gespeichert wurden.

Ein in der Rundungsansicht angepasster Wert, der noch nicht gespeichert wurde. Wert wurde noch nicht gespeichert

Zelle mit einem blauen Dreieck

Zellen mit einem blauen Dreieck wurden kommentiert. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das blaue Dreieck, um den Kommentar anzuzeigen.

Kommentierte Wert Kommentierte Wert

Zelle mit einem orange­farbenen Dreieck

Zellen mit orangefarbenem Dreieck enthalten Werte, die durch den Import überschrieben wurden.

Dieser Wert ist durch den Datenimport überschrieben worden. Importierter Wert wurde überschrieben

Zelle mit einem Ausrufe­zeichen

Zellen mit einem Ausrufezeichen enthalten einen importierten Wert, der einen zuvor manuell eingegebenen Wert überschrieben hat. Das Ausrufezeichen weist den Benutzer darauf hin, dass der Wert geprüft werden muss. 

Dieser manuell eingegebene Wert wurde durch den Datenimport überschrieben. Manueller Wert

Klicken Sie auf das Symbol , um die Detailansicht eines Kapitels zu öffnen und den Wert ggf. zu bearbeiten.

Ein Ausrufezeichen wird angezeigt, wenn folgende Schritte durchlaufen wurden:

  1. Ein Wert wirde importiert. Die Zelle wird ohne Hevorhebung angezeigt.
  2. Der Wert wird in der Rundungsansicht überschrieben. Die Zelle wird gelb unterlegt.
  3. Der Wert hat sich im Vorsystem verändert und wurde neu importiert. Die Zelle wird wieder ohne Hervorhebung angezeigt.
  4. Das Ausrufezeichen wird angezeigt, da der zuvor in der Rundungsansicht eingegebene Wert verloren gegangen ist.

 

Zelle neben einem Schild mit einem Häkchen

Validierung ist erfolgreich.

Der Wert zwischen der Quelle und dem Ziel besteht die Validierung. Validierung erfolgreich

Zelle neben einem Schild mit einem X

Validierung ist fehlgeschlagen.

Der Wert zwischen Quelle und Ziel wird nicht validiert. Validierung fehlerhaft

Wenn fehlerhafte Validierungen angezeigt werden, unterscheiden sich die beiden Werte, die miteinander verglichen werden. Fehlerhafte Validierungen können z. B. wie folgt korrigiert werden: 

  • Prüfen Sie die Validierung auf Plausibilität. Werden die  richtigen Werte verglichen?
  • Bearbeiten Sie die entsprechenden Werte in der Rundungsansicht. Ggf. müssen Werte angepasst oder gerundet werden, weil Werte mit verschiedenen Zahlenformaten verglichen wurden.
  • Prüfen Sie die Programmierung der Excel-Tabelle. Werden bei berechneten Werten die richtigen Werte und Rechenoperationen verwendet?  
Werte bearbeiten

Die Rundungsansicht, die den Kontext (Datum, Benutzer usw.) zu den Werten liefert, wird durch die Detailansicht ergänzt. Werte können in der Rundungsansicht oder in der Detailansicht eines Werts geändert werden:

  • In der Rundungsansicht können Werte in Zellen ohne Hervorhebung und Werte in orange oder gelb unterlegten Zellen (siehe Abschnitt Farben und Symbole in der Rundungsansicht) direkt bearbeitet werden. 
  • In der Detailansicht wird u. a. die Historie eines Werts angezeigt. Anhand der Historie können Sie entscheiden, ob und welche Aktionen durchgeführt werden müssen. In der Detailansicht können benutzerdefinierte Werte neu angegeben oder schon einmal angegebene Werte wiederhergestellt werden. So bearbeiten Sie Werte in der Detailansicht:
  1. Klicken Sie in der Rundungsansicht auf das Info-Symbol der gewünschten Zelle, um die Detailseite zu öffnen.
  2. Das Detailansicht eines Werts/einer Zelle wird wie folgt angezeigt:Die Detailseite eines Wertes/einer Zelle
  3. Konfigurieren Sie die Details der Zelle (siehe Abschnitt Optionen in der Detailansicht einer Zelle).
  4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Eingaben zu speichern.
    An Werten vorgenommene Änderungen werden mit dem Speichern in die MS Excel-Datei übernommen.
  5. Klicken Sie ggf. auf Schliessen, um die Detailansicht zu verlassen.

Sobald Sie Ihre Eingaben in der Detailansicht gespeichert haben und die Detailansicht verlassen, werden die vorgenommenen Einstellungen oder Änderungen in der Rundungsansicht anhand von Farben visualisiert:

  • Wird ein importierter Wert (vorher ohne farbliche Hervorhebung) in der Detailansicht manuell überschrieben und gespeichert, wird er in der Rundungs­ansicht gelb markiert.
  • Wird in der Detailansicht über die Historie ein importierter Wert wiederher­gestellt, wird in der Rundungsansicht die Hervorhebung der Zelle wieder zurückgesetzt.
  • Zellen, für die Sie in der Detailansicht einen Kommentar eingegeben haben, werden in der Rundungsansicht mit einem blauen Dreieck gekennzeichnet.

 

(Siehe auch Farben und Symbole in der Rundungsansicht)

Optionen in der Detailansicht eine Zelle

In der Detailansicht eines Werts sind folgende Optionen verfügbar:

Option

Beschreibung

Zell­pro­gram­mierung

Programmierung der Zelle in der Programmierspalte der MS Excel-Datei.

Der Wert in dieser Zelle kann auch z. B. die Kontonummer, die ID oder eine andere eindeutige Kennzeichnung sein.

Weitere Informationen zum Ändern der Programmierung einer MS Excel-Datei finden Sie im Kapitel Spalten definieren.

Ausgabe­format

Zahlenformat (z. B. Tausender, Millionen und Milliarden, ) für die in der Rundungsansicht verwendeten Werte. Das Ausgabeformat kann in MS Excel und in den Dokumenteinstellungen geändert werden.

Wenn Sie das Ausgabeformat der Rundungsansicht ändern wollen, finden Sie im Kapitel Dokument konfigurieren weitere Informationen.

Fußnote

Fügt eine Fußnote zu diesem Wert hinzu. Im Word-Dokument, in dem der Ausgabebereich enthalten ist, und im Ergebnisdokument wird die Fußnote an die Zahl innerhalb der Tabelle geschrieben.

 

Runden

  • Neuer Benutzerdefinierter Wert: Hier können Rundungswerte definiert oder aktualisiert werden.
  • Kommentar: In diesem Feld kann vom Benutzer ein Kommentar eingegeben werden. Die Kommentare müssen gespeichert werden, damit Sie in der Historie gezeigt werden.

Kommen­tar

Kommentar für die Zelle. Sobald Sie in der Detailansicht einen Kommentar eingeben, wird in der entsprechenden Zelle in der Rundungsansicht ein blaues Dreieck angezeigt. Sobald Sie mit der Maus über das Dreieck fahren, wird der Kommentar angezeigt:

Maus über das blaue Dreieck zur Anzeige der Kommentare zu dieser Zelle. Kommentar zu einer Zelle

Historie

Historie der Änderungen des Wertes. Die folgenden Spalten werden angezeigt:

Datum

Datum, an dem ein Wert geändert und/oder ein Kommentar eingegeben wurde.

Benutzer

Benutzer, der am angegebenen Datum den Wert geändert oder einen Kommentar in das System eingegeben hat.

Benutzerdefinierter Wert

Der vom Benutzer in das System eingegebene Wert.

Mit einem Klick auf Ersetzen Sie den Wert wird der Wert als benutzerdefinierter Wert übernommen. Mit dieser Funktion können Sie jederzeit Werte wiederherstellen.

Exakter Wert

Der genaue Wert, der dem Wert entspricht, den der Benutzer am angegebenen Datum eingegeben hat.

Das Warndreieck (Ersetzen Sie den Wert) zeigt an, dass der benutzerdefinierte Wert überschrieben wurde.

Kommentar

Kommentar, der zum Wert eingegeben wurde.

Zeilen ausblenden

Mithilfe der Rundungsansicht können Zeilen so konfiguriert werden, dass sie in MS Word und MS Excel ausgeblendet werden.

Das Ausblenden von Zeilen beeinflusst den Ausgabe­bereich (Outarea) und die Ansicht in MS Word und MS Excel. Werden in der Rundungs­ansicht Zeilen ausgeblendet, werden diese in MS Excel und in MS Word ebenfalls ausgeblendet. In der Rundungs­ansicht bleiben sie aber sichtbar.

Sie haben zwei Möglichkeiten, um Zeilen auszublenden:

  • Einzelne Zeilen ausblenden:
    Sie können die Zeilen einzeln konfigurieren, in dem Sie in der letzte Spalte unter jeweils eine der folgenden Einstellungen wählen:

Option

Beschreibung

Keine Auswahl

Die Zeilen werden in MS Word so angezeigt, wie sie in MS Excel konfiguriert sind. Sind also Zeilen in MS Excel ausgeblendet, werden Sie in MS Word nicht angezeigt. 

In der Rundungsansicht werden sie in jedem Fall weiter angezeigt.

Wenn Wert gerundet 0 ergibt

Die Zeile wird automatisch ausgeblendet, wenn alle vom Benutzer überschriebenen Werte oder die kaufmännisch gerundeten Werte den Betrag Null ergeben.

Wenn exakte Werte 0 sind

Die Zeile wird automatisch ausgeblendet, wenn alle darin enthaltenen exakten Werte (vor dem Runden) gleich 0 sind, oder automatisch angezeigt, wenn die Werte größer oder kleiner als 0 sind.

Immer aus­blenden

Die Zeile wird immer ausgeblendet.

Immer anzeigen

Die Zeile wird immer eingeblendet.

 

  • Alle Zeilen ausblenden:

    Sie können die Anzeige für alle Zeilen konfigurieren, indem Sie unter Ausblenden für alle Zeilen setzen eine der oben beschriebenen Einstellungen wählen. Die hier getroffene Einstellung gilt dann für alle Zeilen.
Ausschnitt aus der Rundungsansicht. zeigt die Optionen zum Ausblenden aller Zeilen am Ende der Detailsansicht. Der Titel der Optionen 'Ausblenden für alle Zeilen setzen' ist rot umrandet. Optionen für das Ausblenden aller Zeilen