Fließtextzahlen in MS Word verwenden

Zuletzt geändert am 05.11.2024

Überblick

Disclosure Management bietet die Möglichkeit, einzelne Berichtswerte aus den Excel-Dateien des aktuell geöffneten Dokuments in den Fließtext von Word-Dateien einzufügen. Dabei werden in das Word-Dokument sog. Fließtextzahlen eingefügt.

Fließtextzahlen sind Referenzen auf die tatsächlichen Berichtswerte. Wenn Werte in den Excel-Dokumenten z. B. durch manuelles Runden oder durch einen Datenimport verändert werden, so werden die zugehörigen Fließtextzahlen automatisch aktualisiert. Eine manuelle Überprüfung oder Anpassung der Fließtextzahlen ist nicht erforderlich.

Fließtextzahl einfügen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Fließtextzahl in MS Word einzufügen:

  1. Klicken Sie im Cockpit auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Word-Datei bearbeiten aus dem Kontextmenü oder klicken Sie in der Spalte MS Word auf die gewünschte Word-Datei.

    Word-Datei öffnen
  2. Die gewählte Word-Datei wird geöffnet.
  3. Platzieren Sie den Cursor an der Position im Word-Dokument, an der die Fließtextzahl eingefügt werden soll.
  4. Klicken Sie im Word-Ribbon auf Fließtextzahl einfügen.

    Fließtextzahl mithilfe des Word-Ribbon einfügen

    Das Fenster Fließtextzahlen einfügen wird angezeigt:

    Dialog 'Fließtextzahlen einfügen'
  5. Konfigurieren Sie einzufügenden Fließtextzahlen wie gewünscht (siehe Abschnitt Fließtextzahl konfigurieren) und klicken Sie anschließend auf Einfügen.
Fließtextzahlen konfigurieren

Bei der Konfiguration von Fließtextzahlen sind folgende Optionen verfügbar:

Der Screenshot zeigt den Bereich 'Fließtextzahlen einfügen' im Dialog 'Fließtextzahl' einfügen. Es werden vier Optionen gezeigt, mit denen festgelegt wird, aus welchem Dokument, Kapitel, Spalte und Periode der Originalwert gewählt werden soll. Darunter befindet sich eine Tabelle, in der die verfügbaren Werte aufgelistet werden. Bereich 'Fließtextzahlen einfügen' im Dialog 'Fließtextzahl einfügen'
Beschreibung

Im oberen Teil des Dialogs Fließtextzahl einfügen wird die Quelle der Fließtextzahl eingestellt. Folgende Optionen sind verfügbar:

Dokument

Beim Öffnen des Assistenten wird automatisch die Excel-Datei des zugehörigen Kapitels voreingestellt. Sollte für das entsprechende Kapitel keine Excel-Datei mit Wertespalte hinterlegt sein, so sucht Disclosure Management nach dem in der Gliederung nächstgelegenen Excel-Dokument und trägt dieses ein.

Kapitel

Kapitel, in dem die gewünschte Fließtextzahl definiert ist

Spalte

Wertespalte, in dem die gewünschte Fließtextzahl definiert ist

Periode

Periode, in der die gewünschte Fließtextzahl definiert ist

Gefundene Werte

Die zur Verfügung stehenden Werte mit ihrer Bezeichnung und dem aktuellen Wert. Die Bezeichnung ergibt sich aus der zugehörigen Namensspalte des Excel-Dokumentes.

 

Der Screenshot zeigt einen Ausschnitt aus dem Dialog 'Fließtextzahl einfügen'. Im Ausschnitt werden aus dem Dialog 'Fließtextzahl einfügen' der Name und Wert der zur Verfügung stehenden Fließtextzahlen angezeigt. Außerdem werden drei Schalflächen zum Einfügen von Werten und Abweichungen angezeigt. Bereich zum Einfügen von Werten und Abweichungen im Dialog 'Fließtextzahl einfügen'
Beschreibung

Für die Formatierung von Werten sind die folgenden Optionen verfügbar:

Einheit

Einheit der Fließtextzahl.

 

Die in der Dropdown-Liste Unit angebotenen Einheiten richtet sich nach der im Word-Dokument eingefügten Tabelle. Es ist nicht möglich, die Fließtextzahlen in einer geringeren Einheit als die in der Tabelle hinterlegte einzufügen.

  • Wert: Fügt die gewählte Fließtextzahl an der gewählten Position ein.
  • Prozentuale Abweichung: Prozentuale Änderung des Werts gegenüber der Vorperiode. Fügt den Abweichungswert mit einem Prozentzeichen ein.
  • Absolute Abweichung: Absolute Änderung des Werts gegenüber der Vorperiode. Fügt den Abweichungswert mit der aktuell eingestellten Einheit ein.

Zahlenformatierung

Darstellung der Fließtextzahl, wie z. B. Trennzeichen oder die Anzahl der Nachkommastellen

  • Exakten Wert verwenden: Legt fest, dass mit dem exakten Wert des Berichtswertes gerechnet wird, auch wenn im Fließtext eine gerundete Zahl angezeigt wird.
  • Absoluten Wert verwenden: Legt fest, dass der Berichtswert ohne Beachtung des Vorzeichens verwendet wird.

Die beiden Optionen Prozentuale Abweichung und Absolute Abweichung werden nur angezeigt, wenn zur gewählten Periode eine Vorperiode existiert.

Einfügen: Fügt die Fließtextzahl an der aktuellen Position ein. Unter Wertvorschau Wert einfügen wird die Fließtextzahl angezeigt, so wie sie – bei den aktuellen Einstellungen – eingefügt wird.

Der Screenshot zeigt den Bereich Prä- und Postfixe aus dem Dialog 'Fließtextzahl' einfügen Bereich 'Prä- und Postfixe' im Dialog 'Fließtextzahl einfügen'
Beschreibung

Fließtextzahlen können mit Prä- und Postfixen ausgestattet und so dynamisch hinterlegt werden, beispielsweise Verlust oder Gewinn oder eine Währungseinheit, wie EUR. Die folgenden Optionen sind für Prä- und Postfixe verfügbar:

Bedingung

Wählen Sie die gewünschte Bedingung aus der Dropdown-Liste. Die definierten Bedingungen werden von oben nach unten geprüft. Es wird dann die Konfiguration für Prä- und Postfixe ausgeführt, dessen Bedingung als erstes erfüllt ist.

Präfix

Text, der beim Einfügen einer Fließtextzahl vor diese geschrieben wird.

  • Präfix überschreiben: Gibt das darunterliegende Eingabefeld frei, um ein Präfix einzugeben, der den vorhandenen überschreibt.
  • Leerzeichen nach Präfix einfügen: Fügt ein geschütztes Leerzeichen nach im Eingabefeld Präfix eingetragenen Text ein.

 

Postfix

Text, der beim Einfügen einer Fließtextzahl hinter diese geschrieben wird.

  • Postfix überschreiben: Gibt das darunterliegende Eingabefeld frei, um einen Postfix einzugeben, der den vorhandenen überschreibt.
  • Leerzeichen vor Postfix einfügen: Fügt ein geschütztes Leerzeichen vor dem im Eingabefeld Postfix eingetragenen Text ein.

 

Andere Einstellungen

  • Wert nicht anzeigen: Der Wert wird in den Eingabefeldern Präfix und/oder Postfix nicht angezeigt, sobald die Bedingung erfüllt ist.
  • Vorzeichen umkehren [+/-]: Ändert das Vorzeichen des Wertes der eingefügten Fließtextzahl.

 

Weitere Optionen im Bereich 'Bedingungen'

  • Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um eine weitere Einschränkung anzulegen.
  • Mit den Schaltflächen in der Menüleiste einer Bedingung kann die Reihenfolge verändert werden oder die Bedingung gelöscht werden.
Menüleiste einer Bedingung Menüleiste einer Bedingung
  • Mit einem Klick auf kann die Konfiguration einer Einschränkung ein oder ausgeklappt werden. Eingeklappt werden Einschränkungen wie folgt angezeigt:
Bereich 'Bedingungen' aus dem Dialog 'Fließtextkennzahlen einfügen'. Es sind zwei Bedingungen angelegt, die zugeklappt sind. Eingeklappte Bedingungen
Fließtextzahlen markieren

Über des Word-Ribbon können mithilfe der Schaltfläche Fließtextzahlen markieren eingefügte Dokumentvariablen und Fließtextzahlen im Word-Dokument hervorgehoben werden.

Der Screenshot zeigt das Word-Ribbon. Die Schaltfläche 'Fließtextzahlen hervorheben' ist umrandet. Fließtextzahlen mit dem Word-Ribbon hervorheben

Eingefügte Variablen und Referenzen auf Berichtswerte werden im Word-Dokument mit einem Kommentar versehen und farbig unterlegt. Der Kommentar enthält eine Beschreibung über die Art des Berichtswertes und dessen Quelle.