Das Cockpit stellt die zentrale Arbeitsoberfläche der Lösung Lucanet Disclosure Management dar und gibt den Bearbeitungsstand eines von Disclosure Management verwalteten Dokuments auf einen Blick wieder.

Im Cockpit bilden Zeilen die Kapitel und Unterkapitel eines Dokuments ab, die unter Kapitel verwalten angelegt wurden. In den Spalten werden Detailinformationen zu den einzelnen Kapiteln angezeigt.

Im Cockpit von Disclosure Management sind u. a. folgende Optionen verfügbar:

  • Excel-Dateien, Word-Dateien, PowerPoint-Dateien und Word-Referenzen zu Kapiteln und Unterkapiteln eines Dokuments anlegen und bearbeiten
  • Excel-Dateien, Word-Dateien und PowerPoint-Dateien öffnen
  • Die Dokumentsprache wählen
  • Den Status von Kapiteln und Unterkapiteln ändern und verfolgen
  • Strukturen zuweisen
  • Die Detailansicht öffnen
  • Die Rundungsansicht öffnen
  • Anhänge zu einem Kapitel anzeigen

Folgende Möglichkeiten sind verfügbar, um das Cockpit in Disclosure Management zu öffnen:

  • Klicken Sie im Dashboard auf das Dokument, das im Cockpit geöffnet werden soll.
  • Klicken Sie in der Übersicht auf Cockpit.
  • Klicken Sie in der Funktionsleiste auf Dokument.

Das Cockpit wird z. B. wie folgt angezeigt:

Zeigt ein exemplarisches 'Cockpit' in Disclosure Management mit der Bearbeitungsleiste und der Kapitelliste mit den Spalten 'Chapter name', 'Status', 'MS Word', 'MS Excel' und 'Attachments'. Den Hauptkapiteln sind MS Word-Dateien und den Unterkapiteln MS Excel-Dateien zugeordnet, mit den Status 'In Progress', 'Initial Input' und 'Report Completed'. Die Statusleiste zeigt 'User', 'Last import', 'Validation percentage' und die Anzahl der Kapitel und Dateien.
Das Cockpit im Disclosure Management

Wenn nach dem Öffnen des Cockpits alle anderen Arbeitsbereiche in der Übersicht grau abgeblendet sind und nicht geöffnet werden können, haben Sie keine Zugriffsrechte auf die einzelnen Arbeitsbereiche. Bearbeiten Sie ggf. die Rechte in der Rollenverwaltung oder wenden Sie sich an Ihren System-Administrator.

Über der Kapitelliste im Cockpit von Disclosure Management befindet sich die Bearbeitungsleiste, mit der Sie u. a.

  • die Kapitelliste durchsuchen,
  • die anzuzeigenden Spalten festlegen,
  • die angezeigte Sprache wählen,
  • die gewünschte Struktur wählen,
  • die Anzeige und Sortierung der Kapitel konfigurieren und
  • die Kapitelstruktur des Dokuments in eine Excel-Datei extrahieren können.

Die Bearbeitungsleiste wird z. B. wie folgt angezeigt:

Zeigt die Bearbeitungsleiste der Kapitelliste im 'Cockpit' von Disclosure Management mit dem Feld 'Chapter search', der Spaltenauswahl mit 'Status' und 'MS Word', den Dropdown-Listen 'Default Language' und 'Notes', den Schaltflächen zum Aus- und Einklappen, Markieren und Umschalten der Anzeige sowie 'Export chapter structure'.
Bearbeitungsleiste für die Kapitelliste im Cockpit

In der Bearbeitungsleiste im Cockpit von Disclosure Management sind folgende Optionen für die Kapitelliste verfügbar:

In der Dropdown-Liste Kapitelsuche kann der gewünschte Suchbegriff angegeben werden. Die zuletzt angegebenen Suchbegriffe können wiederverwendet werden, sodass bei gleicher Suche der Begriff nicht erneut manuell angegeben werden muss.

Ist im Cockpit eine andere als die Standardstruktur aktiv, durchsucht die Kapitelsuche ausschließlich die in dieser Struktur sichtbaren Kapitel; wird die Struktur bei aktivem Suchbegriff gewechselt, wird die Suche automatisch neu angewendet.

Die Kapitelliste kann durch das Ein- oder Ausblenden einzelner Spalten an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Ein Beispiel finden Sie unter MS Office-Spalten ein- oder ausblenden.

Ist für ein Dokument im Disclosure Management mehr als eine Sprache hinterlegt, kann in der Dropdown-Liste Sprache wählen die gewünschte Sprache gewählt werden.

Strukturen sind eine benannte Auswahl und Anordnung von Kapiteln einschließlich eigener Abschnittsumbrüche, die verwendet wird, um aus einem Dokument eine bestimmte Berichtsversion zu erzeugen.

In einem einzigen Quelldokument können mehrere Strukturen enthalten sein, z. B. Standardstruktur, Kurzbericht, Management Report, Anhang etc. und daraus unterschiedliche Word- oder PowerPoint-Ergebnisdokumente erzeugt werden.

Die folgende Tabelle beschreibt die Schaltflächen in der Bearbeitungsleiste der Kapitelliste im Cockpit von Disclosure Management:

OptionBeschreibung
Schaltfläche 'Kapitel ein- oder ausklappen'Kapitel ein- oder ausklappen: Wechselt zwischen der Anzeige aller Unterkapitel des Dokuments und der Anzeige nur der Kapitel auf oberster Ebene.
Schaltfläche 'Kapitel als Baum oder als flache Liste darstellen'Kapitel als Baum oder als flache Liste darstellen: Wechselt zwischen der Anzeige der definierten Kapitelstruktur des Dokuments und der Anzeige der Liste aller Kapitel.
Schaltfläche 'Alle Kapitel aus- oder abwählen'Alle Kapitel aus- oder abwählen: Markiert alle Kapitel oder hebt die vorhandene Markierung auf.
Schaltfläche 'Kapitelstruktur extrahieren'Kapitelstruktur extrahieren: Exportiert die Kapitelstruktur des Dokuments in eine Excel-Datei.

In den Spalten MS Word, MS Excel und MS PowerPoint im Cockpit von Lucanet Disclosure Management erkennen Sie, welchen Kapiteln Dateien des jeweiligen Typs zugeordnet sind, wann diese zuletzt eingecheckt wurden und ob sie gesperrt sind. So können Sie den Stand der Berichts- und Präsentationsdateien prüfen, ohne jedes Kapitel einzeln zu öffnen.

Die Spalte MS PowerPoint ist bei der Arbeit mit MS Office Native verfügbar.

Zeigt die Kapitelliste im Cockpit von Lucanet Disclosure Management. Die Spalte 'MS POWERPOINT' enthält für 'File exists', 'New file' und 'External file' ein PowerPoint-Symbol und einen Zeitstempel; die Zelle für 'Template' ist leer.
Cockpit mit zugeordneten PowerPoint-Dateien

So wählen Sie im Cockpit von Lucanet Disclosure Management die Spalten für die gewünschten MS Office-Dateien:

1

Öffnen Sie die Spaltenauswahl in der Bearbeitungsleiste über der Kapitelliste.

2

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen MS Word, MS Excel oder MS PowerPoint, um die jeweilige Spalte einzublenden. Deaktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um die zugehörige Spalte wieder auszublenden.

Zeigt die Spaltenauswahl im Cockpit von Lucanet Disclosure Management. Die Kontrollkästchen 'Status', 'Validierungen', 'MS Word', 'MS Excel', 'MS PowerPoint' und 'Anhänge' sind aktiviert; 'Letzter Bearbeiter' und 'Letzter Kommentar' sind deaktiviert.
Spaltenauswahl für MS Office-Dateien

Die MS Office-Spalten im Cockpit von Lucanet Disclosure Management zeigen die folgenden Informationen zu den zugeordneten Dateien. Für Word- und PowerPoint-Dateien gilt die gewählte Dokumentsprache. Excel-Dateien sind dem Kapitel unabhängig von der Dokumentsprache zugeordnet.

AnzeigeBedeutung
Leere ZelleDem Kapitel ist keine Datei des jeweiligen Typs zugeordnet. Bei Word- und PowerPoint-Dateien gilt dies für die gewählte Dokumentsprache.
Dateisymbol mit Datum und UhrzeitDem Kapitel ist eine Datei des jeweiligen Typs zugeordnet. Der Zeitstempel bezeichnet das letzte erfolgreiche Einchecken der Datei in Lucanet Disclosure Management.
SperrsymbolDie Datei ist zur Bearbeitung gesperrt.

Nach einem erfolgreichen Einchecken wird die Anzeige im Cockpit automatisch aktualisiert. Das Speichern einer noch geöffneten Datei in MS Word, MS Excel oder MS PowerPoint ist kein Einchecken und aktualisiert diesen Zeitstempel nicht.

Wählen Sie zunächst die gewünschte Dokumentsprache, wenn Sie die zugehörigen Word- und PowerPoint-Dateien prüfen möchten.

Mit einem Klick auf das jeweilige Dateisymbol öffnen Sie die zugeordnete Datei. Ob Sie die Datei bearbeiten können, hängt von Ihren Berechtigungen und einer vorhandenen Sperre ab. Weitere Informationen zur Datei finden Sie in der Detailansicht eines Kapitels.

In Disclosure Management können für Kapitel Lese- und Schreibrechte definiert werden. Sie können nur Kapitel bearbeiten, für die Sie Bearbeitungsrechte haben. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Rollen für Dokumente im Disclosure Management zuweisen.

Für jedes Kapitel ist in der Kapitelliste im Cockpit von Disclosure Management ein kontextspezifisches Menü im Drei-Punkte-Symbol Drei-Punkte-Symbol verfügbar:

Zeigt das Kontextmenü eines Kapitels im 'Cockpit' von Disclosure Management mit den Befehlen 'Rundungsansicht', 'MS Word', 'MS Excel', 'Status ändern', 'Assign structures', 'Kapitel löschen' und 'Anhänge öffnen'.
Kontextmenü eines Kapitels

Die folgenden Befehle sind im Kontextmenü eines Kapitels im Cockpit von Disclosure Management verfügbar:

BefehlBeschreibung
RundungsansichtBerichtswerte über die Rundungsansicht manuell bearbeiten, z. B. um Rundungs- oder Validierungsfehler zu beseitigen.
MS ExcelEine neue oder eine lokal gespeicherte (externe) Excel-Datei zu einem Kapitel hinzufügen. Eine vorhandene Datei öffnen oder bei lokaler Bearbeitung ersetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Excel-Dateien ersetzen.
MS WordEine neue Word-Datei, eine externe Word-Datei oder eine Word-Referenz zu einem Kapitel hinzufügen. Eine vorhandene Datei öffnen oder bei lokaler Bearbeitung ersetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Word- und PowerPoint-Dateien ersetzen.
MS PowerPointEine neue oder eine lokal gespeicherte (externe) PowerPoint-Datei zu einem Kapitel hinzufügen, eine zugeordnete Datei öffnen oder bei lokaler Bearbeitung ersetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Word- und PowerPoint-Dateien ersetzen.
Status ändernEinem Kapitel einen neuen Status zuweisen.
Strukturen zuweisenJedes Kapitel einer Struktur zuweisen.
Kapitel löschenLöscht das Kapitel aus dem Dokument.
Anhänge öffnenÖffnet den Bereich Anhänge, in dem Sie Anhänge zum aktuellen Kapitel verwalten können.
Teilergebnisdokument erstellenÖffnet die Erstellung eines Word- oder PowerPoint-Teilergebnisdokuments aus den markierten Kapiteln (siehe Abschnitt Teilergebnisdokument erstellen).

Beim Datenimport werden Berichtswerte auf Basis der Excel-Programmierung in die Excel-Tabellen geschrieben und können, wenn nötig, über die Rundungsansicht manuell bearbeitet werden, um z. B. Rundungs- oder Validierungsfehler zu beseitigen.

Die Rundungsansicht ist nur für programmierte Excel-Dateien verfügbar.

  • Eine Excel-Datei gilt dann als programmiert, wenn sie eine Namensspalte, mindestens eine Werte- und eine Programmierspalte enthält und mindestens eine Zelle innerhalb der Programmierspalte programmiert ist.
  • Ist die Programmierspalte leer, gilt die Excel-Datei als nicht programmiert.

Wenn einem Kapitel bisher keine Excel-Datei zugeordnet wurde, werden die folgenden Befehle angezeigt:

  • Excel-Datei hinzufügen: Startet MS Excel mit einer neuen Datei und fügt diese Excel-Datei dem Kapitel hinzu
  • Externe Excel-Datei hinzufügen: Fügt dem Kapitel eine lokal gespeicherte Excel-Datei hinzu

Ist dem Kapitel bereits eine Excel-Datei zugeordnet, können Sie diese bei lokaler Bearbeitung über MS Excel | Excel-Datei ersetzen austauschen. Die Ersatzdatei wird zur Bearbeitung angezeigt und mit dem anschließenden Einchecken übernommen. Bestehende Verknüpfungen bleiben für gleichnamige Ausgabebereiche erhalten. Voraussetzungen und Arbeitsschritte finden Sie unter Excel-Dateien ersetzen.

Wenn einem Kapitel bisher keine Word-Datei zugeordnet wurde, werden die folgenden Befehle angezeigt:

  • Word-Datei hinzufügen: Startet MS Word mit der hinterlegten Vorlage für ein neues Word-Dokument und fügt diese Word-Datei dem Kapitel hinzu.
  • Externe Word-Datei hinzufügen: Fügt dem Kapitel eine lokal gespeicherte Word-Datei hinzu.
  • Word-Referenz hinzufügen: Fügt dem Kapitel ein Kapitel aus einem anderen Bericht hinzu (siehe Mit Word-Referenzen arbeiten).

In Lucanet Disclosure Management ersetzen Sie vorhandene Word- und PowerPoint-Dateien über das jeweilige Untermenü im Cockpit. Für PowerPoint wählen Sie MS PowerPoint | PowerPoint-Datei ersetzen. Die Ersatzdatei wird zur Bearbeitung angezeigt und mit dem anschließenden Einchecken übernommen.

Zeigt das Kontextmenü eines Kapitels im Cockpit von Lucanet Disclosure Management mit dem geöffneten Untermenü 'MS PowerPoint'. Das Untermenü enthält 'PowerPoint-Datei öffnen', 'PowerPoint-Datei ersetzen' und 'PowerPoint-Datei löschen'.
Datei über das Kapitelmenü ersetzen

Die Funktion gilt für die gewählte Dokumentsprache und erfordert eine nicht gesperrte Datei sowie Bearbeitungsrechte. Für die Bearbeitung im Browser wird der Befehl nicht angeboten. Die vollständigen Voraussetzungen und Arbeitsschritte finden Sie unter Word- und PowerPoint-Dateien ersetzen.

Mit dem Kontextmenübefehl Status ändern kann einem Kapitel im Cockpit von Disclosure Management ein neuer Status zugewiesen werden.

Zeigt das Kontextmenü eines Kapitels im 'Cockpit' von Disclosure Management mit dem Untermenü 'Status ändern' und den Status 'In Progress', 'QA' und 'Report Completed'.
Kontextmenü 'Status ändern'

Mit einem Klick auf das Symbol Info-Symbol im Cockpit von Disclosure Management öffnen Sie die Detailansicht eines Kapitels. In der Detailansicht eines Kapitels werden u. a. die Historie und Details zu den zugeordneten MS Office-Dateien angezeigt.

In Lucanet Disclosure Management können Sie die Word- oder PowerPoint-Dateien bestimmter Kapitel zu einem Teilergebnisdokument zusammenführen. Wählen Sie dafür mindestens zwei Kapitel mit gespeicherten Dateien des gewünschten Typs in derselben Dokumentsprache. Für diese Dateien benötigen Sie Leserechte.

So erstellen Sie in Lucanet Disclosure Management ein Teilergebnisdokument:

1

Wählen Sie im Cockpit die gewünschte Dokumentsprache und Struktur.

2

Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und markieren Sie die gewünschten Kapitel mit der linken Maustaste.

3

Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü eines markierten Kapitels und wählen Sie Teilergebnisdokument erstellen.

Zeigt das Cockpit in Lucanet Disclosure Management mit den markierten Kapiteln 'New file' und 'External file'. Das geöffnete Kontextmenü enthält 'MS Word', 'Status ändern' und 'Teilergebnisdokument erstellen'.
Erstellung eines Teilergebnisdokuments aus markierten Kapiteln öffnen
4

Prüfen Sie in der Erstellungsmaske den Typ des Ergebnisdokuments und den vorbelegten Namen des Ergebnisdokuments und passen Sie den Namen ggf. an.

Sprache und Strukturvariante werden aus dem Cockpit übernommen und können hier nicht geändert werden. Über Kapitelauswahl anpassen kehren Sie zur Auswahl im Cockpit zurück.

Zeigt die Erstellungsmaske in Lucanet Disclosure Management mit dem Typ 'MS PowerPoint', den deaktivierten Feldern 'Sprache' und 'Strukturvariante', den Kapiteln '1.2. New file' und '1.3. External file', der Anzeige '2 / 3 MS PowerPoint-Kapitel gewählt' und der Schaltfläche 'Kapitelauswahl anpassen'.
Übernommene Kapitelauswahl und Einstellungen prüfen
5

Konfigurieren Sie bei einem Word-Ergebnisdokument ggf. die zusätzlichen Optionen und klicken Sie auf Ergebnisdokument erstellen.

Das Ergebnisdokument enthält nur die markierten Kapiteldateien des gewählten Typs innerhalb der gewählten Struktur. Die Kapitelreihenfolge richtet sich nach der Struktur, nicht nach der Reihenfolge Ihrer Klicks.

Weitere Informationen zu den Einstellungen und zum Öffnen des Ergebnisses finden Sie unter Ergebnisdokument erstellen und Historie eines Ergebnisdokuments anzeigen.

Dieser Inhalt wurde mithilfe von KI erstellt und vor der Veröffentlichung von Lucanet-Fachexperten geprüft.