Mit Word-Referenzen arbeiten

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Glossar

Mit Word-Referenzen im Disclosure Management können Sie den Inhalt eines Kapitels aus einem Bericht in einem Kapitel eines anderen Berichts wiederverwenden.

Eine Word-Referenz legen Sie im Cockpit über das Drei-Punkte-Symbol eines leeren Kapitels an.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Word-Referenz zu einem Kapitel anzulegen:

Öffnen Sie das Zieldokument.

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile eines leeren Kapitels auf das Drei-Punkte-Symbol.

Wählen Sie im Menü MS Word | Word-Referenz hinzufügen. Der folgende Dialog wird angezeigt:

Der Befehl Word-Referenz hinzufügen ist in folgenden Fällen nicht verfügbar:

Sie haben keine Editor-Berechtigung für das Kapitel.

Es sind keine referenzierbaren Dokumente vorhanden.

Das Kapitel enthält bereits eine Referenz.

Das Kapitel enthält bereits ein Kapitel.

Konfigurieren Sie die Word-Referenz. Die folgenden Informationen müssen angegeben werden:

Klicken Sie auf Anwenden und öffnen.

Folgende Aktionen werden durchgeführt:

MS Word öffnet sich automatisch mit dem Quellinhalt in der gewählten Sprache.

Im Hintergrund wird nach dem Öffnen automatisch ein Check-in ausgeführt.

Die Referenz wird im Zielkapitel angelegt, der Quellinhalt wird als Kapitel an der gewählten Position eingefügt.

Cockpit

wird in der Spalte MS Word ein zusätzliches Symbol für eine Referenz angezeigt:

Wenn Sie in der Word-Referenz Änderungen vornehmen, werden diese nicht in das Originalkapitel übernommen.

Wenn das Quellkapitel einer Word-Referenz aktualisiert wird, wird im Cockpit das Referenzsymbol in der Spalte MS Word markiert. Außerdem zeigt ein Tooltipp bei Status den Hinweis Aktualisierung verfügbar an:

Anzeige einer Aktualisierung des Quellkapitels

So prüfen und übernehmen Sie Aktualisierungen einer Word-Referenz:

Klicken Sie auf das Symbol der Word-Referenz. Der Word-Editor öffnet sich mit aktiviertem Modus Änderungen nachverfolgen. Änderungen aus dem Quellkapitel werden im Word-Dokument hervorgehoben.

Verwenden Sie die nativen Funktionen zum Nachverfolgen von Änderungen in MS Word, um die Unterschiede zu prüfen:

Akzeptieren Sie Änderungen, die Sie übernehmen wollen.

Lehnen Sie Änderungen ab, die Sie nicht übernehmen wollen.

Klicken Sie auf Einchecken, um das Ergebnis zu speichern. Daraufhin werden folgende Aktionen durchgeführt:

Die Markierung des Referenzsymbols im Cockpit wird entfernt.

Die Referenz-Metadaten werden mit dem neuen Check-in-Zeitstempel des Quellkapitels aktualisiert.

In der Historie des Kapitels wird ein neuer Eintrag erzeugt.

Änderungen, die Sie in einer Word-Referenz vorgenommen haben, können Sie jederzeit verwerfen.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile eines leeren Kapitels, auf das Drei-Punkte-Symbol.

Wählen Sie im Menüpunkt MS Word den Befehl Manuelle Änderungen verwerfen.

Das Dokument entspricht wieder dem Stand des Originalkapitels.

Sie können die Verknüpfung einer Word-Referenz zum Originalkapitel jederzeit aufheben.

Gehen Sie wir folgt vor:

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile eines leeren Kapitels auf das Drei-Punkte-Symbol.

Wählen Sie im Menüpunkt MS Word den Befehl Verknüpfung von Referenz aufheben.

Die Verknüpfung zum Originalkapitel wird aufgehoben, der aktuelle Stand der Word-Referenz wird als Kapitel in das aktuelle Dokument übernommen. Das Symbol zur Kennzeichnung einer Referenz wird entfernt.