Mit Word-Referenzen arbeiten

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Glossar

Mit Word-Referenzen im Disclosure Management können Sie den Inhalt eines Kapitels aus einem Bericht in einem Kapitel eines anderen Berichts wiederverwenden.

Eine Word-Referenz legen Sie im Cockpit über das Drei-Punkte-Symbol eines leeren Kapitels an.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Word-Referenz zu einem Kapitel anzulegen:

Öffnen Sie das Zieldokument.

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile eines leeren Kapitels auf das Drei-Punkte-Symbol.

Wählen Sie im Menü MS Word | Word-Referenz hinzufügen. Der folgende Dialog wird angezeigt:

Der Befehl Word-Referenz hinzufügen ist in folgenden Fällen nicht verfügbar:

Sie haben keine Editor-Berechtigung für das Kapitel.

Es sind keine referenzierbaren Dokumente vorhanden.

Das Kapitel enthält bereits eine Referenz.

Das Kapitel enthält bereits ein Kapitel.

Konfigurieren Sie die Word-Referenz. Die folgenden Informationen müssen angegeben werden:

Klicken Sie auf Anwenden und öffnen.

Folgende Aktionen werden durchgeführt:

MS Word öffnet sich automatisch mit dem Quellinhalt in der gewählten Sprache.

Im Hintergrund wird nach dem Öffnen automatisch ein Check-in ausgeführt.

Die Referenz wird im Zielkapitel angelegt, der Quellinhalt wird als Kapitel an der gewählten Position eingefügt.

Cockpit

wird in der Spalte MS Word ein zusätzliches Symbol für eine Referenz angezeigt:

Wenn Sie in der Word-Referenz Änderungen vornehmen, werden diese nicht in das Originalkapitel übernommen.

Wenn das Quellkapitel einer Word-Referenz aktualisiert wird, wird im Cockpit das Referenzsymbol in der Spalte MS Word markiert. Außerdem zeigt ein Tooltipp bei Status den Hinweis Aktualisierung verfügbar an:

Anzeige einer Aktualisierung des Quellkapitels

So prüfen und übernehmen Sie Aktualisierungen einer Word-Referenz:

Klicken Sie auf das Symbol der Word-Referenz. Der Word-Editor öffnet sich mit aktiviertem Modus Änderungen nachverfolgen. Änderungen aus dem Quellkapitel werden im Word-Dokument hervorgehoben.

Verwenden Sie die nativen Funktionen zum Nachverfolgen von Änderungen in MS Word, um die Unterschiede zu prüfen:

Akzeptieren Sie Änderungen, die Sie übernehmen wollen.

Lehnen Sie Änderungen ab, die Sie nicht übernehmen wollen.

Klicken Sie auf Einchecken, um das Ergebnis zu speichern. Daraufhin werden folgende Aktionen durchgeführt:

Die Markierung des Referenzsymbols im Cockpit wird entfernt.

Die Referenz-Metadaten werden mit dem neuen Check-in-Zeitstempel des Quellkapitels aktualisiert.

In der Historie des Kapitels wird ein neuer Eintrag erzeugt.

Wenn das Quellkapitel einer Word-Referenz aktualisiert wird, markiert das Cockpit das Referenzsymbol und zeigt den Hinweis Aktualisierung verfügbar an. Wenn Sie die Aktualisierung nicht prüfen wollen, können Sie sie direkt über das Drei-Punkte-Menü verwerfen, ohne den Modus Änderungen nachverfolgen zu öffnen.

So ignorieren Sie eine Aktualisierung einer Word-Referenz:

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile des Referenzkapitels auf das Drei-Punkte-Symbol.

Drei-Punkte-Menü einer Word-Referenz mit geöffnetem Untermenü 'MS Word' und dem Befehl 'Aktualisierung ignorieren' — Drei-Punkte-Menü einer Word-Referenz mit dem Befehl 'Aktualisierung ignorieren'

Wählen Sie im Menüpunkt MS Word den Befehl Aktualisierung ignorieren.

Der Befehl Aktualisierung ignorieren ist nur verfügbar, solange für das Referenzsymbol eine Aktualisierung angezeigt wird. Referenzen ohne verfügbare Aktualisierung zeigen diesen Befehl nicht an.

Die Aktualisierung wird sofort und ohne Bestätigungsdialog verworfen. Folgende Aktionen werden durchgeführt:

Die Markierung des Referenzsymbols im Cockpit wird entfernt.

In der Historie des Kapitels wird ein neuer Eintrag erzeugt, der die ignorierte Aktualisierung dokumentiert – mit Quelldokument, Kapitel, Zeitstempel und Autor. Das Referenzsymbol wird neben dem Eintrag angezeigt.

Der Status und der Check-in-Zeitstempel der Referenz bleiben unverändert.

Das Ignorieren einer Aktualisierung gilt nur für die aktuelle Version des Quellkapitels. Die Referenz verfolgt das Quellkapitel weiterhin: Wird das Quellkapitel erneut aktualisiert, wird das Referenzsymbol erneut markiert, sodass Sie die neue Aktualisierung prüfen oder ignorieren können.

Änderungen, die Sie in einer Word-Referenz vorgenommen haben, können Sie jederzeit verwerfen.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile eines leeren Kapitels, auf das Drei-Punkte-Symbol.

Wählen Sie im Menüpunkt MS Word den Befehl Manuelle Änderungen verwerfen.

Das Dokument entspricht wieder dem Stand des Originalkapitels.

Sie können die Verknüpfung einer Word-Referenz zum Originalkapitel jederzeit aufheben.

Gehen Sie wir folgt vor:

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile eines leeren Kapitels auf das Drei-Punkte-Symbol.

Wählen Sie im Menüpunkt MS Word den Befehl Verknüpfung von Referenz aufheben.

Die Verknüpfung zum Originalkapitel wird aufgehoben, der aktuelle Stand der Word-Referenz wird als Kapitel in das aktuelle Dokument übernommen. Das Symbol zur Kennzeichnung einer Referenz wird entfernt.