Mit Word-Referenzen arbeiten

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Glossar

Mit Word-Referenzen im Disclosure Management können Sie den Inhalt eines Kapitels aus einem Bericht in einem Kapitel eines anderen Berichts wiederverwenden.

Eine Word-Referenz legen Sie im Cockpit über das Drei-Punkte-Symbol eines leeren Kapitels an.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Word-Referenz zu einem Kapitel anzulegen:

Öffnen Sie das Zieldokument.

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile eines leeren Kapitels auf das Drei-Punkte-Symbol.

Wählen Sie im Menü MS Word | Word-Referenz hinzufügen. Der folgende Dialog wird angezeigt:

Der Befehl Word-Referenz hinzufügen ist in folgenden Fällen nicht verfügbar:

Sie haben keine Editor-Berechtigung für das Kapitel.

Es sind keine referenzierbaren Dokumente vorhanden.

Das Kapitel enthält bereits eine Referenz.

Das Kapitel enthält bereits ein Kapitel.

Konfigurieren Sie die Word-Referenz. Die folgenden Informationen müssen angegeben werden:

Klicken Sie auf Anwenden und öffnen.

Folgende Aktionen werden durchgeführt:

MS Word öffnet sich automatisch mit dem Quellinhalt in der gewählten Sprache.

Im Hintergrund wird nach dem Öffnen automatisch ein Check-in ausgeführt.

Die Referenz wird im Zielkapitel angelegt, der Quellinhalt wird als Kapitel an der gewählten Position eingefügt.

Cockpit

wird in der Spalte MS Word ein zusätzliches Symbol für eine Referenz angezeigt:

Wenn Sie in der Word-Referenz Änderungen vornehmen, werden diese nicht in das Originalkapitel übernommen.

Wenn das Quellkapitel einer Word-Referenz aktualisiert wird, wird im Cockpit das Referenzsymbol in der Spalte MS Word markiert. Außerdem zeigt ein Tooltipp bei Status den Hinweis Aktualisierung verfügbar an:

Anzeige einer Aktualisierung des Quellkapitels

So prüfen und übernehmen Sie Aktualisierungen einer Word-Referenz:

Klicken Sie auf das Symbol der Word-Referenz. Der Word-Editor öffnet sich mit aktiviertem Modus Änderungen nachverfolgen. Änderungen aus dem Quellkapitel werden im Word-Dokument hervorgehoben.

Verwenden Sie die nativen Funktionen zum Nachverfolgen von Änderungen in MS Word, um die Unterschiede zu prüfen:

Akzeptieren Sie Änderungen, die Sie übernehmen wollen.

Lehnen Sie Änderungen ab, die Sie nicht übernehmen wollen.

Klicken Sie auf Einchecken, um das Ergebnis zu speichern. Daraufhin werden folgende Aktionen durchgeführt:

Die Markierung des Referenzsymbols im Cockpit wird entfernt.

Die Referenz-Metadaten werden mit dem neuen Check-in-Zeitstempel des Quellkapitels aktualisiert.

In der Historie des Kapitels wird ein neuer Eintrag erzeugt.

Wenn das Quellkapitel einer Word-Referenz aktualisiert wird, markiert das Cockpit das Referenzsymbol und zeigt den Hinweis Aktualisierung verfügbar an. Wenn Sie die Aktualisierung nicht prüfen wollen, können Sie sie direkt über das Drei-Punkte-Menü verwerfen, ohne den Modus Änderungen nachverfolgen zu öffnen.

So ignorieren Sie eine Aktualisierung einer Word-Referenz:

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile des Referenzkapitels auf das Drei-Punkte-Symbol.

Drei-Punkte-Menü einer Word-Referenz mit geöffnetem Untermenü 'MS Word' und dem Befehl 'Aktualisierung ignorieren' — Drei-Punkte-Menü einer Word-Referenz mit dem Befehl 'Aktualisierung ignorieren'

Wählen Sie im Menüpunkt MS Word den Befehl Aktualisierung ignorieren.

Der Befehl Aktualisierung ignorieren ist nur verfügbar, solange für das Referenzsymbol eine Aktualisierung angezeigt wird. Referenzen ohne verfügbare Aktualisierung zeigen diesen Befehl nicht an.

Die Aktualisierung wird sofort und ohne Bestätigungsdialog verworfen. Folgende Aktionen werden durchgeführt:

Die Markierung des Referenzsymbols im Cockpit wird entfernt.

In der Historie des Kapitels wird ein neuer Eintrag erzeugt, der die ignorierte Aktualisierung dokumentiert – mit Quelldokument, Kapitel, Zeitstempel und Autor. Das Referenzsymbol wird neben dem Eintrag angezeigt.

Der Status und der Check-in-Zeitstempel der Referenz bleiben unverändert.

Das Ignorieren einer Aktualisierung gilt nur für die aktuelle Version des Quellkapitels. Die Referenz verfolgt das Quellkapitel weiterhin: Wird das Quellkapitel erneut aktualisiert, wird das Referenzsymbol erneut markiert, sodass Sie die neue Aktualisierung prüfen oder ignorieren können.

Änderungen, die Sie in einer Word-Referenz vorgenommen haben, können Sie jederzeit verwerfen.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile eines leeren Kapitels, auf das Drei-Punkte-Symbol.

Wählen Sie im Menüpunkt MS Word den Befehl Manuelle Änderungen verwerfen.

Das Dokument entspricht wieder dem Stand des Originalkapitels.

Sie können die Verknüpfung einer Word-Referenz zum Originalkapitel jederzeit aufheben.

Gehen Sie wir folgt vor:

Klicken Sie im Cockpit am Ende der Zeile eines leeren Kapitels auf das Drei-Punkte-Symbol.

Wählen Sie im Menüpunkt MS Word den Befehl Verknüpfung von Referenz aufheben.

Die Verknüpfung zum Originalkapitel wird aufgehoben, der aktuelle Stand der Word-Referenz wird als Kapitel in das aktuelle Dokument übernommen. Das Symbol zur Kennzeichnung einer Referenz wird entfernt.

Wenn Sie ein Dokument mit Word-Referenzen fortschreiben, zeigen die Referenzen im neuen, fortgeschriebenen Dokument zunächst weiterhin auf das alte Quelldokument. Das Fortschreiben eines Dokuments passt bestehende Word-Referenzen nicht automatisch an ein neues referenziertes Quelldokument an.

Mit Lucanet Lume können Sie alle betroffenen Word-Referenzen eines Dokuments in einem Schritt einem neuen Quelldokument neu zuordnen, anstatt jede Referenz einzeln zu entfernen und neu anzulegen.

Sowohl das Dokument mit den Word-Referenzen als auch das referenzierte Quelldokument wurden bereits fortgeschrieben oder kopiert (siehe

Dokument fortschreiben oder kopieren

Quell- und Zieldokument müssen strukturell übereinstimmen, da Lucanet Lume die Word-Referenzen anhand ihrer Struktur zuordnet, nicht anhand des Inhalts. Dies ist deshalb nur zwischen einem Dokument und einer 1:1-Kopie oder -Fortschreibung dieses Dokuments möglich, nicht zwischen inhaltlich unterschiedlichen Dokumenten.

Die Funktion steht aktuell nur für Word-Referenzen zur Verfügung.

Gehen Sie wie folgt vor, um Word-Referenzen mit Lucanet Lume einem neuen Quelldokument neu zuzuordnen:

Schreiben Sie sowohl das Dokument, das die Word-Referenzen enthält, als auch das referenzierte Quelldokument fort oder kopieren Sie sie (siehe Abschnitt Dokument fortschreiben oder kopieren). Dadurch entstehen zwei neue Dokumente für die neue Periode. Die alten Dokumente bleiben unverändert bestehen.

Öffnen Sie Lucanet Lume und beschreiben Sie in natürlicher Sprache, welche Referenzen neu zugeordnet werden sollen, z. B.:

„Im Bericht [Name des Zieldokuments] sollen alle Word-Referenzen, die aktuell auf [Name des alten Quelldokuments] zeigen, auf [Name des neuen Quelldokuments] zeigen."

Unterhaltung mit Lucanet Lume zum Neuzuordnen von Word-Referenzen zu einem neuen Quelldokument. — Word-Referenzen mit Lucanet Lume neu zuordnen

Lucanet Lume führt Sie anschließend Schritt für Schritt durch den Vorgang und fragt nach den erforderlichen Angaben, unter anderem:

Exakter Name des Zieldokuments (wie im Dashboard hinterlegt)

Exakter Name des alten Quelldokuments

Exakter Name des neuen Quelldokuments

Bestätigen Sie den Vorgang, wenn Lucanet Lume die geplante Änderung anzeigt und nachfragt, ob sie durchgeführt werden soll.

Nach der Bestätigung ordnet Lucanet Lume alle passenden Word-Referenzen im Zieldokument in einem Schritt dem neuen Quelldokument neu zu. Referenzen, für die kein passendes Gegenstück im neuen Quelldokument gefunden wird, bleiben unverändert auf das alte Dokument bestehen.

Lucanet Lume prüft nicht den inhaltlichen Textzustand der referenzierten Kapitel, sondern ordnet Referenzen anhand ihrer Struktur zu. Prüfen Sie deshalb im Cockpit, ob alle gewünschten Referenzen korrekt neu zugeordnet wurden.

Findet Lucanet Lume im neuen Quelldokument kein Kapitel mit derselben Struktur oder ID wie im alten Quelldokument, kann die betroffene Word-Referenz nicht neu zugeordnet werden. Lucanet Lume meldet diesen Fall als fehlende Entsprechung (NO_COUNTERPART) und lässt die Referenz unverändert auf dem alten Quelldokument bestehen.

Meldung von Lucanet Lume, dass eine Word-Referenz aufgrund fehlender Entsprechung (NO_COUNTERPART) nicht neu zugeordnet werden konnte. — Meldung von Lucanet Lume bei fehlender Entsprechung

In diesem Fall bietet Lucanet Lume zwei Möglichkeiten an:

Sie lassen sich das betroffene Zielkapitel sowie weitere Details zur fehlenden Entsprechung nennen.

Sie passen die Kapitelstruktur im neuen Quelldokument so an, dass ein passendes Kapitel vorhanden ist, und stoßen die Neuzuordnung der Referenz anschließend erneut an.