Mit MS Office-Dateien in Lucanet Disclosure Management arbeiten

In Lucanet Disclosure Management verwenden Sie Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien für Berichtsdaten, Geschäftsberichte und Präsentationen:

Im Cockpit können Sie jedem Kapitel eines Dokuments eine Excel-Datei zuordnen. Zusätzlich können Sie je Dokumentsprache eine Word-Datei und eine PowerPoint-Datei zuordnen. Neben eigenständigen Word-Dateien können Sie Inhalte über Word-Referenzen zwischen Berichten wiederverwenden.

Die Spalten MS Excel, MS Word und MS PowerPoint im Cockpit zeigen, welche Dateien den Kapiteln zugeordnet sind, wann sie zuletzt eingecheckt wurden und ob sie gesperrt sind. Weitere Informationen finden Sie unter MS Office-Dateien im Cockpit anzeigen.

Für MS Excel, MS Word und MS PowerPoint stehen spezifische Ribbons mit Funktionen für Lucanet Disclosure Management zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Ribbons für Disclosure Management.

Das Add-in von Lucanet Disclosure Management benötigt eine gültige Anmeldung an Ihrer Lucanet-Umgebung. Für MS Word, MS Excel und MS PowerPoint in MS Office Native gilt derselbe Anmeldeablauf. Öffnen Sie die Kapiteldatei aus dem Cockpit, damit das Add-in die Datei dem richtigen Dokument und Kapitel zuordnet.

Solange die Anmeldung gültig ist, können Sie die Funktionen des Add-ins ohne erneute Eingabe Ihrer Zugangsdaten verwenden. Fehlt die Anmeldung oder ist sie abgelaufen, öffnet das Add-in beim Aufruf einer Funktion einen Anmeldedialog.

So setzen Sie die Arbeit mit dem Add-in von Lucanet Disclosure Management nach einer Anmeldeaufforderung fort:

Beim Einchecken übernehmen Sie den bearbeiteten Stand einer Kapiteldatei in Lucanet Disclosure Management. Das Aufgabenfenster für das Einchecken wird für Word- und Excel-Dateien in MS Office for the Web und MS Office Native verwendet. Für PowerPoint-Dateien ist das Aufgabenfenster ausschließlich in MS Office Native verfügbar. Zum Einchecken benötigen Sie Bearbeitungsrechte für den betreffenden Dateityp; die Datei und das Dokument dürfen für Sie nicht schreibgeschützt sein.

So checken Sie eine Kapiteldatei in Lucanet Disclosure Management ein:

Das Aufgabenfenster bietet bis zu fünf Ihrer früheren Eincheckkommentare zur Wiederverwendung an. Bei Word- und PowerPoint-Dateien gehören die angebotenen Kommentare zur Dokumentsprache der geöffneten Datei. Für gemeinsam ausgecheckte Word-Kapitel werden keine kapitelbezogenen früheren Kommentare geladen.

Die folgende Tabelle beschreibt das Verhalten nach erfolgreichem Einchecken in Lucanet Disclosure Management:

Das Speichern in der Office-Anwendung und das Einchecken sind unterschiedliche Vorgänge. Einchecken löst keine zusätzliche Aktualisierung verknüpfter Excel-Inhalte aus. Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfte Excel-Inhalte aktualisieren.

Über Hilfe im Ribbon öffnen Sie den gemeinsamen Hilfedialog des Add-ins von Lucanet Disclosure Management in MS Word, MS Excel oder MS PowerPoint. Der Dialog enthält einen Verweis auf die Dokumentation, Kontaktinformationen und die Versionsangabe des Add-ins. Hilfe ist auch bei einer schreibgeschützt geöffneten Datei verfügbar.

In Lucanet Disclosure Management können Sie Tabellen und Diagramme, die über die Funktionen von Disclosure Management aus einem Excel-Kapitel in eine Word- oder PowerPoint-Datei eingefügt wurden, aus ihrer Excel-Quelle aktualisieren. Eine Aktualisierung übernimmt die gespeicherten Quelldaten in die eingefügten Inhalte. Sie müssen die Tabellen und Diagramme dafür nicht erneut einfügen.

Stellen Sie sicher, dass die gewünschten Änderungen der Excel-Quelle in Lucanet Disclosure Management gespeichert sind. Bei Änderungen in einer geöffneten Excel-Datei reicht das lokale Speichern nicht aus: Die Quelldatei muss eingecheckt bzw. veröffentlicht sein. Zum manuellen Aktualisieren benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die geöffnete Word- oder PowerPoint-Datei.

In Lucanet Disclosure Management zeigen Ereignisberichte Fehler und Warnungen zur Verarbeitung Ihrer Excel-, Word- oder PowerPoint-Datei. Sie können die Meldungen prüfen und zu einer zugeordneten Stelle in der geöffneten Datei navigieren. Zum Öffnen der Datei benötigen Sie die entsprechenden Leserechte; zum Beheben eines Fehlers können Bearbeitungsrechte erforderlich sein.

In Lucanet Disclosure Management prüfen Sie Ereignisberichte für Word- und Excel-Dateien mit MS Office for the Web oder MS Office Native. Für PowerPoint-Dateien verwenden Sie ausschließlich MS Office Native.

So prüfen Sie die Ereignisberichte:

Die Navigation in Lucanet Disclosure Management führt in MS Excel zum zugehörigen Zellbereich, in MS Word zur zugehörigen Textstelle oder Tabelle und in MS PowerPoint zum betroffenen Objekt auf der entsprechenden Folie. Eine Excel-Quelle eines eingefügten Objekts prüfen Sie ggf. über das Excel-Kapitel im Cockpit.

Die Navigationsschaltfläche ist deaktiviert, wenn der Meldung keine Stelle zugeordnet ist oder die zugehörige Stelle nicht mehr gefunden wird. Der Tooltip gibt Auskunft zur fehlenden Zuordnung. Die Meldung bleibt lesbar. In MS PowerPoint hängt die Navigation außerdem davon ab, ob die verwendete Version die Auswahl eines Objekts auf einer Folie unterstützt. Das Lesen der Meldungen ist davon unabhängig.

In Lucanet Disclosure Management können Sie eine vorhandene Word- oder PowerPoint-Datei eines Kapitels durch eine lokal gespeicherte Datei desselben Typs ersetzen. Das Kapitel und seine Zuordnung bleiben erhalten. Bei diesen beiden Dateitypen ersetzen Sie ausschließlich die Datei der gewählten Dokumentsprache.

Für das Ersetzen von Word- und PowerPoint-Dateien in Lucanet Disclosure Management gelten folgende Voraussetzungen:

So ersetzen Sie in Lucanet Disclosure Management eine Word- oder PowerPoint-Datei:

In Lucanet Disclosure Management bestimmen Ihre Benutzerrollen, ob Sie die Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien eines Kapitels lesen, bearbeiten oder löschen können. Die Berechtigungen gelten für den jeweiligen Dateityp und den Geltungsbereich der zugewiesenen Rolle.

Die folgenden Berechtigungen für MS Office-Dateien sind in Lucanet Disclosure Management verfügbar:

In Lucanet Disclosure Management hängt die Bearbeitung einer Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei neben Ihren Berechtigungen auch vom Schreibschutz des Dokuments und von der verwendeten MS Office-Variante ab. Ein schreibgeschütztes Dokument können Sie auch mit Bearbeitungsrechten nicht bearbeiten.

Die folgende Tabelle beschreibt den Zugriff auf Kapiteldateien in Lucanet Disclosure Management:

Für PowerPoint-Dateien verwenden Sie in Lucanet Disclosure Management ausschließlich MS Office Native. PowerPoint-Dateien in einem schreibgeschützten Dokument können nicht gelöscht werden.

Im Cockpit erkennen Sie vorhandene Dateien und Sperren in den Spalten MS Word, MS Excel und MS PowerPoint. Die verfügbaren Aktionen im Dateimenü richten sich nach Ihren Berechtigungen.