Tabellen aus ESG-Berichten einfügen | Lucanet Knowledge Base

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Um Daten, die mit Lucanet ESG Reporting erfasst wurden, auch in Berichten in Disclosure Management zu verwenden, wird eine eigene Option im Excel-Ribbon zur Verfügung gestellt. Damit können einfach und komfortabel Tabellen aus zuvor importierten ESG-Berichten in eine Excel-Datei eingefügt werden. Die Funktion steht in MS Office for the Web, MS Office Native und MS Office for Desktop zur Verfügung.

Damit die ESG-Daten in Dokumenten von Disclosure Management verwendet werden können, müssen die Spalten der Excel-Datei entsprechend konfiguriert und der Ausgabebereich für die Anzeige in MS Word definiert werden. Je nach MS Office-Variante und gewählten Optionen erledigt Disclosure Management das beim Einfügen automatisch.

Optional und sofern nötig, können die Werte in der Rundungsansicht angepasst werden.

In MS Office for the Web und MS Office Native fügen Sie ESG-Tabellen in Lucanet Disclosure Management über das Aufgabenfenster ESG-Tabelle einfügen ein. Sie öffnen es im Excel-Ribbon im Bereich Datei. Zur Auswahl stehen die ESG-Tabellen, die für das geöffnete Dokument importiert wurden und für die Sie in Disclosure Management berechtigt sind.

Zeigt das Aufgabenfenster 'ESG-Tabelle einfügen' in Lucanet Disclosure Management mit der Dropdown-Liste 'Tabelle aus dem ESG-Reporting'. Die Liste zeigt 'Keine ESG-Tabellen verfügbar'; die Schaltfläche 'Tabelle einfügen' ist deaktiviert. — Aufgabenfenster 'ESG-Tabelle einfügen' ohne verfügbare ESG-Tabellen

So fügen Sie in MS Office for the Web oder MS Office Native eine ESG-Tabelle in Lucanet Disclosure Management ein:

Klicken Sie im Excel-Ribbon im Bereich Datei auf ESG-Tabelle einfügen.

Das Aufgabenfenster ESG-Tabelle einfügen wird angezeigt.

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Tabelle aus dem ESG-Reporting die Tabelle, die Sie einfügen möchten. Sie können in der Dropdown-Liste nach einer Tabelle suchen.

Unter Tabellentyp wird angezeigt, ob es sich um eine statische Tabelle (STATIC_TABLE) oder eine dynamische Tabelle (DYNAMIC_TABLE) aus dem ESG Reporting handelt. Darunter werden die Spalten der Tabelle aufgelistet.

Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Perioden zuweisen und wählen Sie für jede Wertespalte in der Spalte Periode eine Periode aus der Periodenverwaltung des Dokuments.

Mit zugewiesenen Perioden programmiert Disclosure Management die Tabelle beim Einfügen vollständig, siehe die folgende Tabelle.

Aktivieren Sie bei einer dynamischen Tabelle optional das Kontrollkästchen Dynamische Tabellen automatisch erweitern und geben Sie unter Anzahl der Zeilen an, wie viele Platzhalterzeilen angehängt werden sollen. Vorbelegt sind 10 Zeilen; möglich sind 1 bis 100 Zeilen.

Bei statischen Tabellen ist das Kontrollkästchen deaktiviert.

Klicken Sie in der Excel-Datei auf die Zelle, an der die Tabelle beginnen soll. Markieren Sie dabei nur eine einzelne Zelle.

Klicken Sie auf Tabelle einfügen.

Die Tabelle wird ab der gewählten Zelle eingefügt. Enthält das Arbeitsblatt bereits eine ESG-Tabelle oder eine programmierte Tabelle von Disclosure Management, müssen Sie das Ersetzen zunächst bestätigen. Haben Sie keine einzelne Zelle markiert, werden Sie in einem Hinweis dazu aufgefordert. Das Aufgabenfenster bleibt mit allen Einstellungen geöffnet, sodass Sie die Einstellungen anpassen und die Tabelle erneut einfügen können.

Die folgende Tabelle beschreibt, wie Lucanet Disclosure Management in MS Office for the Web und MS Office Native eine ESG-Tabelle abhängig von der Option Perioden zuweisen einfügt:

Option	Ergebnis
Perioden zuweisen aktiviert	Die erste Spalte wird als Namensspalte definiert, die Spalten mit zugewiesener Periode als Wertespalten. Rechts davon werden die Programmierspalten eingefügt. Zusätzlich wird ein Ausgabebereich über die Namens- und Wertespalten angelegt.
Perioden zuweisen deaktiviert	Die Tabelle wird ohne Periodenzuweisung und ohne Programmierung eingefügt. Definieren Sie Spalten und Ausgabebereich anschließend manuell, siehe Spalten für eine ESG-Tabelle definieren.

Daten, die sich bereits in den Zielzellen befinden, werden beim Einfügen ohne Rückfrage überschrieben.

Enthält das Arbeitsblatt bereits eine ESG-Tabelle oder eine programmierte Tabelle von Disclosure Management, erscheint nach dem Klicken auf

Tabelle einfügen

eine Rückfrage. Klicken Sie unter

Vorhandene Tabelle

auf den Link, um die betroffene Tabelle im Arbeitsblatt zu markieren und zu prüfen. Klicken Sie anschließend auf

Ersetzen

, um diese Tabelle durch die gewählte ESG-Tabelle zu ersetzen. Mit

Abbrechen

schließen Sie die Rückfrage, ohne die vorhandene Tabelle zu verändern oder die neue einzufügen.

Um mehrere ESG-Tabellen in einer Excel-Datei zu verwenden, fügen Sie jede Tabelle in ein eigenes Arbeitsblatt ein.

So fügen Sie in Disclosure Management in MS Office for Desktop eine Tabelle aus einem importierten ESG-Bericht in MS Excel ein:

Klicken Sie im Excel-Ribbon auf ESG-Tabelle einfügen.

Zeigt die Bereiche 'Spalten' und 'Zellen' des Excel-Ribbons für Disclosure Management in Office for Desktop. Rot markiert ist die Schaltfläche 'ESG-Tabelle einfügen'. — Der Befehl 'ESG-Tabelle einfügen' im Excel-Ribbon

In MS Excel wird der Dialog ESG-Tabelle einfügen angezeigt:

Zeigt den Dialog 'ESG-Tabelle einfügen' von Disclosure Management in MS Excel mit der Dropdown-Liste 'Tabelle aus dem ESG-Reporting', dem 'Table Type' 'DYNAMIC_TABLE', den Optionen 'Automatically assign Disclosure Management Columns' und 'Automatically extend dynamic tables', dem Bereich 'Column Mapping', dem Feld 'Number of Rows' und der Schaltfläche 'Insert'. — Der Dialog 'ESG-Tabelle einfügen'

Wählen Sie aus der angezeigten Dropdown-Liste die Tabelle aus dem ESG-Reporting, die Sie in die Excel-Datei einfügen möchten.

Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Automatisch Disclosure Management-Spalten zuweisen (Automatically assign Disclosure Management Columns).

Mit dieser Option können Sie festlegen, ob eine automatische Zuweisung von Namensspalte sowie Programmier- und Wertespalten erfolgen soll oder nicht. Sobald Sie die automatische Zeilenzuweisung aktivieren, können Sie außerdem den Spalten der Tabelle Perioden zuordnen. Das Resultat der Option ist wie folgt:

Die erste Spalte wird als

Namensspalte

definiert.

Die Spalten der Tabelle werden als

Wertespalten

für die angegebenen Zeiträume definiert.

Die

Programmierspalten

werden rechts in die Tabelle eingefügt.

Aktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen Automatische Zeilenerweiterung (Automatically extend dynamic tables). Mit dieser Option wird die Tabelle automatisch um die angegebene Anzahl von Zeilen erweitert. Die Option können Sie z. B. verwenden, um in der Excel-Tabelle Platzhalter für weitere Daten zu haben, damit Sie die Tabelle nicht später manuell erweitern müssen.

Klicken Sie auf Einfügen (Insert).

Die Tabelle wird eingefügt. Je nach aktivierten Optionen, werden automatisch Spaltentypen festgelegt (siehe Schritt 4) und/oder weitere Zeilen eingefügt (siehe Schritt 5).

Zur Auswahl stehen die Fragen der ESG-Berichte, die für das geöffnete Dokument

importiert

wurden.

Für jede Frage eines ESG-Berichts muss eine

separate

Excel-Datei angelegt werden.

Sobald Sie auf

Insert

klicken, werden alle Daten, die ggf. in der Excel-Datei vorhanden waren, überschrieben.

Hinter

Table Type

wird angezeigt, ob es sich um eine statische oder eine dynamische Tabelle aus dem ESG Reporting handelt.

Mithilfe dieser Funktion werden

Werte

aus ESG-Tabellen eingefügt. Um reine

Textantworten

aus einem Fragebogen in einen Bericht in Disclosure Management einzufügen, steht die Funktion

ESG-Textwert einfügen

Word-Ribbon

zur Verfügung. Weitere Informationen zum Einfügen von ESG-Textwerten finden Sie im Kapitel

Texte aus ESG-Berichten einfügen

Falls Sie beim Einfügen einer ESG-Tabelle in MS Office for the Web oder MS Office Native nicht die Option Perioden zuweisen bzw. in MS Office for Desktop nicht die Option Automatisch Disclosure Management-Spalten zuweisen (Automatically assign Disclosure Management Columns) aktiviert haben, müssen Sie anschließend die Spalten der Excel-Tabelle, d. h. die Namensspalte, die Wertespalte(n), die Programmierspalte(n) und optional Fußnotenspalten definieren. Gehen Sie hierzu wie im Abschnitt Spalten anlegen und bearbeiten beschrieben vor.

Die Spalten einer Excel-Datei, in die Daten aus einer ESG-Tabelle eingefügt wurden, sind wie folgt aufgebaut:

Zeigt ein Excel-Tabellenblatt mit den eingefügten Daten einer ESG-Tabelle, z. B. 'Purchased goods and services' und 'Capital goods' in Spalte A, Werten in den Spalten B bis G und Programmierungen wie 'GHG-3#R0C2' in den Spalten H bis M. Rot markiert und beschriftet sind die 'Namensspalte', die 'Wertespalten' und die 'Programmierspalten'. — Spalten einer Excel-Datei nach dem Einfügen einer ESG-Tabelle

Damit die Werte, die aus einem ESG-Bericht eingefügt wurden, in einer Word-Datei von Disclosure Management angezeigt werden können, müssen Sie die Zellbereiche als Ausgabebereich definieren. Gehen Sie hierzu wie im Abschnitt Ausgabebereiche definieren beschrieben vor.