Ausgabebereiche definieren

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Glossar

Ausgabebereiche stellen die Datenbasis für die Tabellen in Ergebnisdokumenten dar und definieren diejenigen Zellbereiche einer Excel-Tabelle, die zum Export in eine Word-Datei genutzt werden können. Eine Excel-Datei kann mehrere Ausgabebereiche enthalten.

Der Namen von

Ausgabebereichen

beginnt immer mit

outarea.

Ausgabebereiche

können

durch einen Namens- und einen Sprachzusatz ergänzt werden. Namens- und Sprachzusätze werden jeweils durch einen Unterstrich (

) eingeleitet (z. B.

outarea_GuV_en

Alle Namen, die mit

outarea

beginnen, werden als Ausgabebereich interpretiert und können in MS Word eingefügt werden.

So legen Sie in einer Excel-Datei einen Ausgabebereich an:

Markieren Sie in MS Excel die Zellen, die den neuen Ausgabebereich definieren sollen.

Zum Einfügen eines Ausgabenbereichs haben Sie zwei Alternativen:

Klicken Sie im Excel-Ribbon auf

Einfügen

und wählen Sie im Menü

Ausgabebereich einfügen

.
\

Ausgabebereich (outarea) mithilfe des Excel-Ribbon einfügen

Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie

Disclosure Management | Ausgabebereich einfügen | Ausgabebereich einfügen

.
\

Ausgabebereich (outarea) mithilfe des Kontextmenüs einfügen

Der neue Ausgabebereich wird eingefügt, wenn es sich um ein einsprachiges Dokument handelt. Wenn Sie ein mehrsprachiges Dokument bearbeiten, wird der Assistent Neuer Ausgabebereich angezeigt:

Geben Sie ggf. im Eingabefeld ausgabe_ einen Namenszusatz für den Ausgabebereich an.

Wählen Sie ggf. aus der Dropdown-Liste ein Sprachkürzel. Die Dropdown-Liste zeigt die Sprachkürzel der bisher angelegten Dokumentsprachen an.

Klicken Sie auf Speichern.

Existiert in einer Excel-Datei bereits ein Ausgabebereich, wird im Kontextmenü der Schaltfläche Einfügen und im Kontextmenü Disclosure Management der Menübefehl Weiteren Ausgabebereich einfügen angezeigt.

Ausgabebereiche können innerhalb einer Excel-Datei jederzeit verschoben werden. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Ausgabebereich zu verschieben:

Markieren Sie die Zellen, auf die ein existierender Ausgabebereich verschoben werden soll.

Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü Disclosure Management.

Wählen Sie im Kontextmenü Disclosure Management | Ausgabebereich verschieben.

Das Löschen und Umbenennen eines Ausgabebereichs erfolgt am einfachsten im Excel Namens-Manager. Klicken Sie dazu im Excel-Ribbon auf Namens-Manager.

Der Screenshot zeigt einen Ausschnitt aus dem Excel-Ribbon. Der Maus-Cursor ist auf der Schaltfläche 'Namensmanager' platziert. — Namensmanager aus dem Excel-Ribbon öffnen

Im Namens-Manager können Sie den Namen eines Ausgabebereichs bearbeiten oder einen Ausgabebereich löschen. Mehr zum Arbeiten mit dem Excel Namens-Manager lesen Sie unter Namen und Namenszusätze in Excel anlegen und bearbeiten.

Nach dem Einfügen einer Tabelle aus MS Excel in MS Word besteht eine Verknüpfung zwischen den Dateien. Wird der Name des Ausgabebereichs über den Namens-Manager geändert oder der Ausgabebereich gelöscht, ist die Verknüpfung nicht mehr vorhanden. Daten aus MS Excel werden dann nicht mehr in der Word-Datei angezeigt.