Fließtextzahlen in MS Word verwenden | Lucanet Knowledge Base

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Disclosure Management bietet die Möglichkeit, einzelne Berichtswerte aus den Excel-Dateien des aktuell geöffneten Dokuments in den Fließtext von Word-Dateien einzufügen. Dabei werden in das Word-Dokument sog. Fließtextzahlen eingefügt.

Fließtextzahlen sind Referenzen auf die tatsächlichen Berichtswerte. Wenn Werte in den Excel-Dokumenten z. B. durch manuelles Runden oder durch einen Datenimport verändert werden, so werden die zugehörigen Fließtextzahlen automatisch aktualisiert. Eine manuelle Überprüfung oder Anpassung der Fließtextzahlen ist nicht erforderlich.

Wie Sie in Disclosure Management eine Fließtextzahl einfügen, hängt von der gewählten MS Office-Variante ab. Die anschließende Konfiguration der Fließtextzahlen ist in allen Varianten identisch (siehe Abschnitt Fließtextzahlen konfigurieren).

So fügen Sie in Office for the Web und Office Native eine Fließtextzahl ein:

Öffnen Sie die gewünschte Word-Datei aus dem Cockpit.

Platzieren Sie den Cursor an der Position im Word-Dokument, an der die Fließtextzahl eingefügt werden soll.

Klicken Sie im Reiter DM-Content des Word-Ribbons auf Fließtextzahl einfügen.

Das Aufgabenfenster Fließtextzahl einfügen wird auf der rechten Seite angezeigt:

Zeigt das Aufgabenfenster 'Fließtextzahl einfügen' von Disclosure Management mit dem Bereich 'Werteherkunft' ('Dokument', 'Kapitel', 'Spalte', 'Periode'), der Liste 'Gefundene Werte (15)' mit den Spalten 'Name' und 'Sources', dem Bereich 'Einstellungen' mit 'Einheit', 'Formatierungszeichenfolge', den Optionen 'Value', 'Percentage variation', 'Absolute variation', 'Absoluten Wert verwenden' und 'Exakten importierten Wert verwenden', der 'Value Preview' und der Schaltfläche 'Einfügen'. — Aufgabenfenster 'Fließtextzahl einfügen' in Office for the Web und Office Native

Konfigurieren Sie die einzufügenden Fließtextzahlen wie gewünscht (siehe Abschnitt Fließtextzahlen konfigurieren) und klicken Sie anschließend auf Einfügen.

So fügen Sie in Office for Desktop eine Fließtextzahl ein:

Klicken Sie im Cockpit auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie MS Word | Word-Datei öffnen aus dem Kontextmenü oder klicken Sie in der Spalte MS Word auf die gewünschte Word-Datei.

Zeigt das Kontextmenü eines Kapitels im Cockpit von Disclosure Management und das Untermenü von 'MS Word' mit 'Word-Datei öffnen' und 'Word-Datei löschen'. Rot markiert sind das Drei-Punkte-Symbol, 'MS Word' und 'Word-Datei öffnen'. — Word-Datei öffnen

Die gewählte Word-Datei wird geöffnet.

Platzieren Sie den Cursor an der Position im Word-Dokument, an der die Fließtextzahl eingefügt werden soll.

Klicken Sie im Word-Ribbon auf Fließtextzahlen einfügen.

Zeigt einen Ausschnitt des Word-Ribbons für Disclosure Management in Office for Desktop. Rot markiert ist die Schaltfläche 'Fließtextzahlen einfügen'. — Fließtextzahl mithilfe des Word-Ribbon einfügen

Das Fenster Fließtextzahlen einfügen wird angezeigt:

Zeigt das Fenster 'Fließtextzahlen einfügen' von Disclosure Management in MS Word mit den Bereichen 'WERTEQUELLE', 'GEFUNDENE WERTE' und 'EINSTELLUNGEN', der 'Wertvorschau' 'EUR 333.333.333 million', der Schaltfläche 'Einfügen' und dem Bereich 'Bedingungen (2)' mit 'Präfix', 'Postfix' und 'Andere Einstellungen'. — Dialog 'Fließtextzahlen einfügen'

Konfigurieren Sie die einzufügenden Fließtextzahlen wie gewünscht (siehe Abschnitt Fließtextzahlen konfigurieren) und klicken Sie anschließend auf Einfügen.

Die folgenden Konfigurationsoptionen für Fließtextzahlen in Disclosure Management gelten für alle MS Office-Varianten – Office for the Web, Office Native und Office for Desktop. Die Beispiel-Screenshots in diesem Abschnitt stammen aus Office for Desktop.

In Office for the Web und Office Native unterscheiden sich einige Bezeichnungen von den unten gezeigten Office-for-Desktop-Screenshots, auch wenn die Funktionalität identisch ist:

Der Abschnitt

Quelle

heißt dort

Werteherkunft

Der Abschnitt

Einfügen

heißt dort

Einstellungen

Zahlenformatierung

heißt dort

Formatierungszeichenfolge

Bei der Konfiguration von Fließtextzahlen sind folgende Optionen verfügbar:

Zeigt die Bereiche 'WERTEQUELLE' und 'GEFUNDENE WERTE' des Fensters 'Fließtextzahlen einfügen' in Disclosure Management mit den Feldern 'Dokument', 'Kapitel', 'Column' und 'Periode' und einer Liste von Werten mit den Spalten 'Name' und 'Wert'. — Bereich 'Fließtextzahlen einfügen' im Dialog 'Fließtextzahl einfügen'

Im oberen Teil des Dialogs Fließtextzahl einfügen wird die Quelle der Fließtextzahl eingestellt. Folgende Optionen sind verfügbar:

Option	Beschreibung
Dokument	Beim Öffnen des Assistenten wird automatisch die Excel-Datei des zugehörigen Kapitels voreingestellt. Sollte für das entsprechende Kapitel keine Excel-Datei mit Wertespalte hinterlegt sein, so sucht Disclosure Management nach dem in der Gliederung nächstgelegenen Excel-Dokument und trägt dieses ein.
Kapitel	Kapitel, in dem die gewünschte Fließtextzahl definiert ist
Spalte	Wertespalte, in der die gewünschte Fließtextzahl definiert ist
Periode	Periode, in der die gewünschte Fließtextzahl definiert ist
Gefundene Werte	Die zur Verfügung stehenden Werte mit ihrer Bezeichnung und dem aktuellen Wert. Die Bezeichnung ergibt sich aus der zugehörigen Namensspalte des Excel-Dokumentes.

Im Aufgabenfenster von Office for the Web und Office Native ist Gefundene Werte ein eigener, einklappbarer Bereich mit einer Zähleranzeige (z. B. "Gefundene Werte (12)"), keine reine Tabellenzeile innerhalb von Quelle.

Zeigt den Bereich 'EINSTELLUNGEN' des Fensters 'Fließtextzahlen einfügen' in Disclosure Management mit den Dropdown-Listen 'Einheit' und 'Zahlenformatierung', den Optionen 'Wert', 'Prozentuale Variation', 'Absolute Variation', 'Absoluten Wert verwenden' und 'Exakten importierten Wert verwenden', der 'Wertvorschau' und der Schaltfläche 'Einfügen'. — Bereich zum Einfügen von Werten und Abweichungen im Dialog 'Fließtextzahl einfügen'

Für die Formatierung von Fließtextzahlen in Disclosure Management sind die folgenden Optionen verfügbar:

Option	Beschreibung
Einheit	Einheit der Fließtextzahl. Neben den skalierenden Einheiten (1 / 1.000 / 1.000.000 / 1.000.000.000) ist auch % verfügbar: Der gespeicherte Rohwert wird mit 100 multipliziert, sodass z. B. 0,42 als 42 % angezeigt wird. Hinweis: Die in der Dropdown-Liste Einheit angebotenen skalierenden Einheiten richten sich nach der im Word-Dokument eingefügten Tabelle. Es ist nicht möglich, die Fließtextzahlen in einer geringeren skalierenden Einheit als der in der Tabelle hinterlegten Einheit einzufügen.
Wert	Fügt die gewählte Fließtextzahl an der gewählten Position ein.
Prozentuale Variation	Prozentuale Änderung des Werts gegenüber der Vorperiode. Fügt den Abweichungswert mit einem Prozentzeichen ein.
Absolute Variation	Absolute Änderung des Werts gegenüber der Vorperiode. Fügt den Abweichungswert mit der aktuell eingestellten Einheit ein.
Zahlenformatierung	Darstellung der Fließtextzahl, wie z. B. Trennzeichen oder die Anzahl der Nachkommastellen. Neben Formaten mit einfachem Minuszeichen stehen auch Formate zur Verfügung, die negative Werte mit einem langen Minus (Halbgeviertstrich) darstellen – wahlweise mit oder ohne schmales Leerzeichen zwischen Minus und Zahl. Die Vorschau in der Dropdown-Liste richtet sich nach der Kultur des Dokuments (bei einem deutschen Dokument z. B. 1.234,56 \| –1.234,56). - Absoluten Wert verwenden: Legt fest, dass der Berichtswert ohne Beachtung des Vorzeichens verwendet wird. - Exakten importierten Wert verwenden: Legt fest, dass mit dem exakten Wert des Berichtswertes gerechnet wird, auch wenn im Fließtext eine gerundete Zahl angezeigt wird. Hinweis: Die beiden Optionen Prozentuale Variation und Absolute Variation werden nur angezeigt, wenn zur gewählten Periode eine Vorperiode existiert.
Einfügen	Fügt die Fließtextzahl an der aktuellen Position ein. Unter Wertvorschau wird die Fließtextzahl angezeigt, so wie sie – bei den aktuellen Einstellungen – eingefügt wird.

Zeigt den Bereich 'Bedingungen (2)' des Fensters 'Fließtextzahlen einfügen' in Disclosure Management mit der Bedingung 'true', den Bereichen 'Präfix' ('Präfix überschreiben', 'Leerzeichen nach Präfix'), 'Postfix' ('Postfix überschreiben', 'Leerzeichen vor Postfix') und 'Andere Einstellungen' ('Wert nicht anzeigen', 'Angezeigtes Zeichen umsch') sowie der Plus-Schaltfläche. — Bereich 'Präfixe und Suffixe' im Dialog 'Fließtextzahl einfügen'

Fließtextzahlen in Disclosure Management können mit Präfixen und Suffixen ausgestattet und so dynamisch hinterlegt werden, beispielsweise Verlust oder Gewinn oder eine Währungseinheit, wie EUR. Die folgenden Optionen sind für Präfixe und Suffixe verfügbar:

Option	Beschreibung
Bedingung	Wählen Sie die gewünschte Bedingung aus der Dropdown-Liste. Die definierten Bedingungen werden von oben nach unten geprüft. Es wird dann die Konfiguration für Präfixe und Suffixe ausgeführt, deren Bedingung als erstes erfüllt ist.
Präfix	Text, der beim Einfügen einer Fließtextzahl vor diese geschrieben wird. Präfix überschreiben: Gibt das darunterliegende Eingabefeld frei, um ein Präfix einzugeben, das das vorhandene überschreibt. Leerzeichen nach Präfix: Fügt ein geschütztes Leerzeichen nach dem im Eingabefeld Präfix eingetragenen Text ein.
Suffix	Text, der beim Einfügen einer Fließtextzahl hinter diese geschrieben wird. Suffix überschreiben: Gibt das darunterliegende Eingabefeld frei, um ein Suffix einzugeben, das das vorhandene überschreibt. Leerzeichen vor Suffix: Fügt ein geschütztes Leerzeichen vor dem im Eingabefeld Suffix eingetragenen Text ein.
Andere Einstellungen	Wert nicht anzeigen: Der Wert wird in den Eingabefeldern Präfix und/oder Suffix nicht angezeigt, sobald die Bedingung erfüllt ist. Angezeigtes Zeichen umschalten (+/-): Ändert das Vorzeichen des Wertes der eingefügten Fließtextzahl.

Weitere Optionen im Bereich 'Bedingungen'

Klicken Sie auf das Pluszeichen (

), um eine weitere Einschränkung anzulegen.

Mit den Schaltflächen in der Menüleiste einer Bedingung kann die Reihenfolge verändert werden oder die Bedingung gelöscht werden.

Mit einem Klick auf

kann die Konfiguration einer Einschränkung ein- oder ausgeklappt werden. Eingeklappt werden Einschränkungen wie folgt angezeigt:

Zeigt den Bereich 'Conditions (2)' des Fensters 'Fließtextzahlen einfügen' in Disclosure Management mit den beiden eingeklappten Bedingungen '>= 0' und '<= 0' und der Plus-Schaltfläche. — Eingeklappte Bedingungen

Über das Word-Ribbon für Disclosure Management können Sie mithilfe der Schaltfläche Fließtextzahl markieren eingefügte Dokumentvariablen und Fließtextzahlen im Word-Dokument hervorheben.

Zeigt einen Ausschnitt der Registerkarte 'Disclosure Management' des Word-Ribbons in Office for Desktop. Rot markiert ist die Schaltfläche 'Fließtextzahl markieren'. — Fließtextzahl mit dem Word-Ribbon markieren

Eingefügte Variablen und Referenzen auf Berichtswerte werden im Word-Dokument mit einem Kommentar versehen und farbig unterlegt. Der Kommentar enthält eine Beschreibung über die Art des Berichtswertes und dessen Quelle.

In Office for the Web und Office Native heißt diese Funktion anders: Klicken Sie im Reiter DM-Content auf die Schaltfläche Set und wählen Sie den Eintrag Text Values. Über die Schaltfläche Remove und den Eintrag Text Values entfernen Sie die Hervorhebung wieder.