Copilot für Disclosure Management nutzen

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Alle Word-Dokumente können mithilfe des Copiloten für Disclosure Management KI-unterstützt optimiert werden – in Office for the Web, Office Native und Office for Desktop. Sie können Ihre Texte schnell und einfach anpassen oder sich ganz neue Textentwürfe generieren lassen.

Die Funktion Textentwurf unterstützt Sie effizient und präzise bei der Erstellung von taxonomiekonformen Berichten, indem für einen beliebigen Berichtsabschnitt Text generiert wird, der den Anforderungen von IFRS oder ESRS entspricht.

Mit der Funktion Textanpassung können Sie Ihre Texte mit den folgenden Funktionen optimieren:

Den Ton des Texts ändern (positiv, neutral, negativ)

Einen Text kürzen

Einen Text ausführlicher gestalten

Eine Aufzählungsliste erstellen

Eine Überschrift erstellen

Mit der Funktion ESG-Textwerte einfügen können Sie einen Konzernbericht aus den Offenlegungen der Tochtergesellschaften erstellen. Die Funktion vereinfacht und automatisiert den Prozess der Erstellung von Gruppenoffenlegungen erheblich.

Im Excel-Ribbon steht im selben Bereich Copilot außerdem der Bereichs- und Spaltenassistent zur Verfügung, mit dem Sie Ausgabebereiche sowie deren Namens-, Werte- und Programmierspalten in MS Excel automatisch per KI erkennen lassen können. Weitere Informationen finden Sie unter Bereichs- und Spaltenassistenten nutzen.

Eine Gegenüberstellung der Funktionen der einzelnen Varianten finden Sie unter Gegenüberstellung: MS Office for the Web, MS Office Native und MS Office for Desktop.

Um den Copiloten in Lucanet Disclosure Management zu verwenden, müssen beide Voraussetzungen erfüllt sein:

Ihre Disclosure-Management-Lizenz ist

Advanced

oder

Professional

Die KI-Funktionen der Lucanet CFO Solution Platform sind für Ihre Umgebung aktiviert.

Benutzer mit der Rolle Lizenzmanager können die KI-Funktionen im Arbeitsbereich Lucanet-Lizenzen über die Karte KI in der CFO Solution Platform aktivieren und deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Lucanet-Lizenzen verwalten | KI-Funktionen aktivieren und deaktivieren.

Die folgende Tabelle beschreibt die Verfügbarkeit der KI-Funktionen in Lucanet Disclosure Management:

Voraussetzung	Verhalten
KI aktiviert, Lizenz Advanced oder Professional	Sie können die KI-Funktionen mit den erforderlichen Bearbeitungsrechten nutzen.
KI aktiviert, Lizenz Basic	Die KI-Funktionen sind nicht nutzbar. In Office for the Web und Office Native weist das Add-in auf die erforderliche Lizenz hin; die übrigen Funktionen von Disclosure Management bleiben nutzbar.
KI auf Plattformebene deaktiviert	Die KI-Funktionen sind unabhängig vom Lizenztyp gesperrt. Auch eine Lizenz Advanced oder Professional hebt diese Sperre nicht auf.

Die Deaktivierung gilt für Textentwurf, Textanpassung, die KI-gestützte Verarbeitung von ESG-Textwerten und den Bereichs- und Spaltenassistenten in MS Excel. Disclosure Management führt dann keine dieser KI-Verarbeitungen aus. Das manuelle Einfügen einzelner ESG-Textwerte bleibt möglich.

In Office for the Web und Office Native können deaktivierte KI-Schaltflächen im Ribbon weiterhin sichtbar sein. Wird ein zugehöriges Aufgabenfenster geöffnet, sind die KI-Funktionen darin nicht verfügbar. Ein Hinweis erklärt, ob eine Lizenz erforderlich ist oder KI auf Plattformebene deaktiviert wurde.

Nach einer Lizenzänderung öffnen Sie die Kapiteldatei erneut. Nach einer Änderung des Plattform-KI-Schalters melden Sie sich ggf. ab und erneut an und öffnen die Datei erneut, damit der aktuelle Status übernommen wird. Für die erneute Nutzung müssen weiterhin beide Voraussetzungen erfüllt sein.

In Office for the Web und Office Native starten Sie den Copiloten für Disclosure Management über die Schaltfläche Copilot im Word-Ribbon (Reiter DM-Inhalt, Bereich Copilot). Es öffnet sich das Aufgabenfenster Copilot.

Zeigt den Reiter 'DM-Inhalt' des Word-Ribbons für Disclosure Management mit den Bereichen 'Server', 'Lucanet', 'Hervorheben', 'Verknüpfung', 'Copilot' und 'Datei'. Rot markiert ist die Schaltfläche 'Copilot' im Bereich 'Copilot'. — Schaltfläche 'Copilot' im Word-Ribbon

Das Aufgabenfenster wechselt automatisch zwischen den Modi Textentwurf und Textanpassung, je nachdem, ob im Dokument Text markiert ist:

Ist

kein Text markiert

, ist der Modus

Textentwurf

aktiv.

Ist

Text markiert

, wechselt das Aufgabenfenster automatisch in den Modus

Textanpassung

Es gibt keinen manuellen Umschalter zwischen den beiden Modi. Ein Info-Symbol ⓘ neben der Überschrift Copilot zeigt beim Überfahren mit der Maus einen Hinweis zu den beiden Modi.

Ist im Dokument kein Text markiert, öffnet sich der Copilot im Modus Textentwurf mit der Beschreibung Erstellen Sie neuen Textinhalt auf der Grundlage der unten gewählten Parameter.

So erstellen Sie einen neuen Text:

Klicken Sie im Word-Ribbon auf dem Reiter DM-Inhalt auf Copilot.

Das Aufgabenfenster Copilot wird im Modus Textentwurf angezeigt:

Zeigt das Aufgabenfenster 'Copilot' von Disclosure Management im Modus 'Textentwurf' mit der Beschreibung 'Erstellen Sie neuen Textinhalt auf der Grundlage der unten gewählten Parameter.', den Feldern 'Taxonomie' (Wert 'IFRS'), 'Berichtsabschnitt' (Wert '[110000] General information about financial statements'), 'Ton' (Wert 'Formal and Precise') und 'Weitere Informationen' sowie der Schaltfläche 'Erzeugen'. — Copilot im Modus 'Textentwurf' in Office for the Web

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Taxonomie die gewünschte Taxonomie.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Berichtsabschnitt den gewünschten Berichtsabschnitt.

Wählen Sie optional in der Dropdown-Liste Ton den gewünschten Tonfall.

Geben Sie optional im Textfeld Weitere Informationen unternehmensspezifische Informationen an, die im Kontext des gewählten Berichtsabschnitts stehen.

Klicken Sie auf Erzeugen.

Der generierte Text wird unter der Überschrift Report im Aufgabenfenster angezeigt.

Klicken Sie auf Anwenden, um den Text in das Dokument einzufügen, auf Verwerfen, um ihn zu löschen, oder auf Kopieren, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren. Ändern Sie ggf. die Auswahl und klicken Sie erneut auf Erzeugen, wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist.

Markieren Sie Text im Dokument, wechselt der Copilot automatisch in den Modus Textanpassung mit der Beschreibung Bearbeiten oder überprüfen Sie den ausgewählten Text im Dokument.

So passen Sie einen markierten Text an:

Markieren Sie den Text, der bearbeitet werden soll.

Das Aufgabenfenster Copilot wechselt automatisch in den Modus Textanpassung:

Zeigt das Aufgabenfenster 'Copilot' von Disclosure Management im Modus 'Textanpassung' mit der Beschreibung 'Bearbeiten oder überprüfen Sie den ausgewählten Text im Dokument.', den Feldern 'Auswahl bearbeiten oder überprüfen' (Wert 'Create numbered list'), 'Ton:' (Wert 'Formal and Precise') und 'Weitere Informationen' sowie der Schaltfläche 'Erzeugen'. — Copilot im Modus 'Textanpassung' in Office for the Web

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Auswahl bearbeiten oder überprüfen die gewünschte Option (siehe Abschnitt Optionen bei der Textanpassung).

Wählen Sie optional in der Dropdown-Liste Ton den gewünschten Tonfall.

Geben Sie optional im Textfeld Weitere Informationen zusätzliche Informationen an.

Klicken Sie auf Erzeugen.

Der bearbeitete Text wird unter der Überschrift Report im Aufgabenfenster angezeigt.

Klicken Sie auf Anwenden, um das Ergebnis in das Dokument zu übernehmen. Bei Überschrift erstellen wird die Überschrift vor dem markierten Text eingefügt; der markierte Text bleibt erhalten. Die übrigen Optionen ersetzen den markierten Text. Klicken Sie auf Verwerfen, um das Ergebnis zu löschen, oder auf Kopieren, um es in die Zwischenablage zu kopieren. Ändern Sie ggf. die Auswahl und klicken Sie erneut auf Erzeugen, wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist.

Mit dem Copiloten für Lucanet Disclosure Management fassen Sie in Office for the Web und Office Native die ESG-Antworten mehrerer Buchungskreise zu einem Text zusammen, z. B. für eine Offenlegung auf Konzernebene. Der Copilot formuliert den Text im gewählten Tonfall und berücksichtigt optional weitere Informationen. Sie öffnen die Funktion im Aufgabenfenster ESG-Textwert einfügen, mit dem Sie auch einzelne ESG-Textwerte ohne KI einfügen, siehe Texte aus ESG-Berichten einfügen.

Die Dropdown-Liste Berichtsdatei enthält die ESG-Berichte, deren Daten bereits in das aktuelle Dokument von Disclosure Management importiert wurden. Voraussetzung sind die Aggregation in Lucanet ESG Reporting und der anschließende Datenimport in dieses Dokument. Den Importweg und den Hinweis Keine Berichtsdateien verfügbar beschreibt der Abschnitt ESG-Textwerte in MS Office for the Web und MS Office Native einfügen.

Im Copilot-Modus wird das Aufgabenfenster ESG-Textwert einfügen in Lucanet Disclosure Management ohne importierte Berichte z. B. wie folgt angezeigt:

Zeigt das Aufgabenfenster 'ESG-Textwert einfügen' in Lucanet Disclosure Management mit der gewählten Option 'ESG-Textwert mit Copilot einfügen'. Unter 'Berichtsdatei' steht 'Keine Berichtsdateien verfügbar'; 'Frage aus dem ESG-Reporting' ist leer. Sichtbar sind 'Gewählte Buchungskreise (0/0)', 'Alle wählen', 'Ton', 'Weitere Informationen' und die deaktivierte Schaltfläche 'Generieren'. — Copilot-Modus für ESG-Textwerte ohne verfügbare Berichtsdateien

So erstellen Sie in Office for the Web oder Office Native einen ESG-Text mit dem Copiloten für Lucanet Disclosure Management:

Klicken Sie im Word-Ribbon auf dem Reiter DM-Inhalt im Bereich Verknüpfung auf ESG-Textwert einfügen.

Das Aufgabenfenster ESG-Textwert einfügen wird angezeigt.

Wählen Sie die Option ESG-Textwert mit Copilot einfügen.

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Berichtsdatei den ESG-Bericht und aus der Dropdown-Liste Frage aus dem ESG-Reporting die gewünschte Frage.

Aktivieren Sie unter Gewählte Buchungskreise die Kontrollkästchen der Buchungskreise, deren Antworten der Text berücksichtigen soll. Mit Alle wählen bzw. Alle abwählen ändern Sie die Auswahl für alle Buchungskreise gleichzeitig.

Um die importierte Antwort eines Buchungskreises anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Buchungskreis.

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Ton den gewünschten Tonfall.

Geben Sie optional im Textfeld Weitere Informationen zusätzliche Informationen für den Text an.

Klicken Sie auf Generieren.

Der Copilot fasst die Antworten der gewählten Buchungskreise zusammen. Das kann bis zu einer Minute dauern. Anschließend wird der erzeugte Text im selben Aufgabenfenster unter der Überschrift Copilot angezeigt. Zu diesem Zeitpunkt ist der Text noch nicht in das Word-Dokument eingefügt.

Prüfen Sie den erzeugten Text im Aufgabenfenster. Klicken Sie im Word-Dokument an die Stelle, an der Sie den Text einfügen möchten, und klicken Sie auf Anwenden. Der Text wird an dieser Stelle eingefügt.

Mit Kopieren übernehmen Sie den erzeugten Text in die Zwischenablage; das Word-Dokument bleibt unverändert. Mit Verwerfen entfernen Sie das erzeugte Ergebnis aus dem Aufgabenfenster, ohne es in das Dokument einzufügen. Wenn Sie einen anderen Text erzeugen möchten, ändern Sie ggf. die gewählten Buchungskreise, den Ton oder die weiteren Informationen und klicken Sie erneut auf Generieren.

Für die Option ESG-Textwert mit Copilot einfügen müssen die Voraussetzungen für KI-Funktionen erfüllt sein. Andernfalls ist die Option deaktiviert und ein Hinweis nennt den Grund. Das Einfügen einzelner ESG-Textwerte ohne Copilot bleibt möglich.

In Office for Desktop können Sie den Copiloten für Word-Dokumente in Disclosure Management direkt aus dem Word-Ribbon starten:

Zeigt einen Ausschnitt der Registerkarte 'Disclosure Management' des Word-Ribbons in Office for Desktop mit den Bereichen 'Verknüpfung', 'XBRL' und 'Copilot'. Rot markiert ist der Bereich 'Copilot' mit den Schaltflächen 'Textentwurf', 'Textanpassung' und 'ESG Textwerte'. — Copilot für Disclosure Management aus dem Word-Ribbon starten

Mit der Funktion Textentwurf des Copiloten für Disclosure Management in Office for Desktop können Sie neue Texte für Word-Dokumente erstellen und einfügen. Dazu wählen Sie ein Label, für das die KI einen Text schreiben soll. Sie können zusätzlich unternehmensspezifische Informationen in einem Textfeld angeben.

Die Funktion generiert daraufhin automatisch taxonomiekonforme Textabschnitte für den angegebenen Tag, und verwendet – falls angegeben – die zusätzlichen unternehmensspezifischen Informationen im generierten Text. Berücksichtigt werden die beiden Taxonomien IFRS und ESRS.

So erstellen Sie einen Text für ein Label:

Klicken Sie im Word-Ribbon auf Textentwurf.

Im Word-Dokument wird das Fenster Copilot - Textentwurf angezeigt:

Zeigt das Fenster 'Copilot - Textentwurf' von Disclosure Management in MS Word mit dem Bereich 'Copilot Narrative Writer', den Feldern 'Taxonomie' (Wert 'IFRS'), 'Berichtsabschnitt', 'Ton' und 'Weitere Informationen' sowie den Schaltflächen 'Generieren' und 'Akzeptieren'. — Text entwerfen mithilfe des Copiloten für Word-Dokumente in Disclosure Management

Wählen Sie unter Taxonomie entweder IFRS oder ESRS.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Berichtsabschnitt einen Berichtsabschnitt.

Geben Sie optional im Textfeld Weitere Informationen unternehmensspezifische Informationen an, die im Kontext des gewählten Berichtsabschnitts stehen.

Klicken Sie auf Generieren.

Klicken Sie auf Akzeptieren, wenn Sie das Ergebnis in das Dokument einfügen wollen. Ändern Sie ggf. die Einstellungen und klicken Sie erneut auf Generieren, wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist.

Mit der Funktion Textanpassung des Copiloten für Disclosure Management in Office for Desktop können Sie bestehende Texte in einem Word-Dokument bedarfsgerecht anpassen.

So passen Sie Texte an:

Markieren Sie den Text, der verbessert werden soll.

Klicken Sie im Word-Ribbon auf Textanpassung. Im Word-Dokument wird das Fenster Copilot - Textanpassung angezeigt:

Zeigt das Fenster 'Copilot - Textanpassung' von Disclosure Management in MS Word mit dem Bereich 'Copilot Narrative Enhancer', den Feldern 'Textoption' (Wert 'Ton ändern') und 'Ton' sowie den Schaltflächen 'Generieren' und 'Akzeptieren'. — Text anpassen mithilfe des Copiloten für Word-Dokumente in Disclosure Management

Konfigurieren Sie den Copiloten wie gewünscht (siehe Abschnitt Optionen bei der Textanpassung).

Klicken Sie auf Generieren.

Mithilfe der Funktion ESG-Textwerte einfügen können Sie unter Verwendung des Copiloten für Disclosure Management in Office for Desktop einen Konzernbericht aus den Offenlegungen der Tochtergesellschaften erstellen. Die Funktion vereinfacht und automatisiert den Erstellungsprozess von Gruppenoffenlegungen erheblich.

Die Funktion ESG-Textwerte einfügen bietet Folgendes:

Die Funktion kann automatisch den endgültigen ESRS-konformen Nachhaltigkeitsbericht auf Konzernebene basierend auf den Offenlegungen der Tochtergesellschaften erstellen.

Als Benutzer können Sie eine Frage aus dem ESG-Fragebogen wählen und die verschiedenen Antworten der Tochtergesellschaften sehen.

Sie können zusätzliche Informationen hinzufügen.

Sie können das Ergebnis jederzeit verwerfen und den Bericht neu erstellen.

Wenn das Ergebnis Ihren Anforderungen entspricht, können Sie es per Klick Ihrem Dokument hinzufügen.

So verwenden Sie die Funktion ESG-Textwert einfügen:

Klicken Sie im Word-Ribbon auf ESG-Textwert einfügen.

Im Word-Dokument wird das Fenster ESG-Textwert einfügen angezeigt:

Zeigt das Fenster 'ESG-Textwert einfügen' von Disclosure Management in MS Word mit dem Bereich 'Copilot Narrative Writer', den Feldern 'Berichtsdatei' und 'Frage aus dem ESG-Reporting', der Liste 'Buchungskreise wählen:' mit dem ausgewählten Buchungskreis 'Test GmbH (2406195)', den Feldern 'Weitere Informationen' und 'Ton' sowie der Schaltfläche 'Generieren'. — ESG-Textwerte einfügen mithilfe des Copiloten für Word-Dokumente in Disclosure Management

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Berichtsdatei den Bericht, aus dem ESG-Daten gelesen werden sollen.

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Frage aus dem ESG-Reporting die gewünschte Frage.

Aktivieren Sie in der Liste Buchungskreise wählen die Kontrollkästchen der Buchungskreise, deren Daten für den Gesamtbericht berücksichtigt werden sollen.

Geben Sie optional im Textfeld Weitere Informationen zusätzliche Informationen an, die dem Bericht hinzugefügt werden sollen.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ton den gewünschten Tonfall im Bericht.

Klicken Sie auf Generieren.

Die folgenden KI-Optionen sind bei der Textanpassung in einem Word-Dokument in Disclosure Management verfügbar:

Option	Beschreibung
Ton ändern	Ändert den Tonfall des markierten Texts.
Umformulieren	Formuliert den markierten Text um.
Ausarbeiten	Formuliert den markierten Text ausführlicher und fügt ggf. Kontextinformationen hinzu.
Kürzen	Kürzt den markierten Text.
Aufzählungsliste erstellen	Erstellt aus dem markierten Text eine Liste mit Aufzählungspunkten.
Nummerierte Liste erstellen	Erstellt aus dem markierten Text eine nummerierte Liste.
Überschrift erstellen	Erstellt für den markierten Text eine Überschrift.

Bei den Optionen Ton ändern, Umformulieren, Ausarbeiten und Kürzen übernimmt der eingefügte Text den Absatzstil, den der markierte Text bereits hatte, statt auf die Word-Formatvorlage "Standard" zurückgesetzt zu werden.

Bei Aufzählungsliste erstellen, Nummerierte Liste erstellen und Überschrift erstellen berücksichtigt der Copilot von Lucanet Disclosure Management in Office for the Web und Office Native die im Styleguide zugeordneten Formatvorlagen. Damit fügen sich die erzeugten Listen und Überschriften in die Gestaltung Ihres Berichts ein.

Für die automatische Zuordnung muss eine passende Formatvorlage im Styleguide zugeordnet und in der Word-Vorlage der betreffenden Dokumentsprache vorhanden sein. Bei Listen werden der Listentyp und die Listenebene berücksichtigt. Bei Überschriften wird am Dokumentanfang die höchste verfügbare Überschriftenebene verwendet, an anderen Positionen die nächstniedrigere verfügbare Ebene. Ist nur eine passende Überschriftenvorlage vorhanden, wird diese verwendet.

Kann keine passende Formatvorlage zugeordnet werden, bleibt die bei der Texterzeugung verwendete Formatierung bestehen. Prüfen Sie nach Anwenden die Formatvorlage, die Überschriftenebene bzw. die Listendarstellung und passen Sie die Formatierung ggf. über den Styleguide an.