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Alle Schritte auf einen Blick - Data Collection

Überblick

Auf dieser Seite finden Sie die einzelnen Schritte, die zum Einrichten und Ausführen eines Datenerfassungsprozesses erforderlich sind. Die Konfigurationsschritte sollten in der angegebenen Reihenfolge ausgeführt werden, damit alle Abhängigkeiten erfüllt sind, bevor die Datenerfassung startet.

In den Schrittbeschreibungen finden Sie außerdem Links zu ausführlicherer Dokumentation.

1

Formularvorlagen anlegen

Legen Sie im Arbeitsbereich Formularvorlagen die Vorlagen an, die festlegen, welche Daten Sie von Ihren Buchungskreisen erfassen möchten. In diesen Formularvorlagen können Sie Elemente hinzufügen, die:

  • auf Strukturen von Consolidation & Financial Planning (CFP) basieren – Import vorhandener Arbeitsbereichsstrukturen, Hauptbücher oder Spiegel aus CFP
  • von Grund auf neu konfiguriert sind – Definition eigener Zeilen und Spalten mit verschiedenen Datentypen

Konfigurieren Sie Abschnitte, Elemente, Spalten und Zeilen, um den Aufbau Ihrer Datenerfassungsformulare zu definieren. Richten Sie optional Drill-down- Konfigurationen für eine detaillierte Datenerfassung ein.

2

Validierungsregeln anlegen

Legen Sie im Arbeitsbereich Validierungsregeln die Regeln fest, die während der Erfassung die Datenqualität sicherstellen. Es stehen zwei Regelbereiche zur Verfügung:

  • Regulär: Validierung von Daten innerhalb oder über Formularvorlagen hinweg (z. B. Aktiva = Passiva + Eigenkapital). Konfigurieren Sie jede Regel als Blockieren(verhindert die Einreichung) oder Warnung(Hinweis, Einreichung weiterhin möglich).
  • Intercompany: Automatischer Vergleich und Validierung von Werten zwischen zusammengehörigen Buchungskreisen in Konzern- oder Transaktionswährung.
3

Reporting-Packages anlegen

Bündeln Sie im Arbeitsbereich Reporting-Packages alle Elemente, die für einen Datenerfassungsprozess benötigt werden:

  • Formularvorlagen – Auswahl der Formulare, die Buchungskreise ausfüllen
  • Buchungskreise – Auswahl der Buchungskreise, die an der Datenerfassung teilnehmen
  • Validierungsregeln – Das System ermittelt automatisch, welche Validierungsregeln ausgeführt werden, basierend auf den Formularvorlagen im Reporting-Package.
4

Datenerfassungsprozesse starten

Starten Sie im Arbeitsbereich Datenerfassung einen neuen Datenerfassungsprozess, indem Sie:

  • ein Reporting-Package auswählen,
  • die Berichtsperiode festlegen. Die verfügbaren Perioden hängen von der im Reporting-Package konfigurierten Erfassungshäufigkeit ab,
  • Fristen konfigurieren und
  • optional Anweisungen ergänzen, die sich an Buchungskreise richten.

Sobald der Prozess startet, werden für jede Kombination aus Buchungskreis und Formularvorlage einzelne Formulare erzeugt; per E-Mail-Benachrichtigung mit Direktlinks zu diesen Formularen werden die zugewiesenen Benutzer informiert.

5

Daten erfassen

Erfasser öffnen ihre zugewiesenen Formulare und erfassen oder importieren Daten über:

  • Importe aus Quellen: Import aus CFP, Lucanet.Financial Warehouse oder Excel-Dateien
  • Manuelle Erfassung: Direkte Eingabe oder Anpassung von Werten in den Formularfeldern

Setzen Sie den Formularstatus von Neu auf In Arbeit, sobald Sie ein Formular bearbeiten.

6

Daten validieren

Bevor Sie Daten einreichen, führen Sie Validierungsprüfungen zur Sicherung der Datenqualität aus:

  • Reguläre Validierung: Ausführung der konfigurierten Validierungsregeln zur Prüfung der Konsistenz innerhalb des Formulars und zwischen Formularen
  • Intercompany-Validierung: Ausführung der Intercompany-Validierungsregeln zum Abgleich von Transaktionen zwischen zusammengehörigen Buchungskreisen

Prüfen Sie die Validierungsergebnisse und beheben Sie alle blockierenden Fehler vor der Einreichung. Warnhinweise erlauben die Einreichung, sollten aber geprüft werden.

7

Daten freigeben

Freigeber prüfen eingereichte Formulare, d. h.:

  • Daten prüfen: Kontrolle der von Erfassern eingegebenen Werte
  • Validierungsergebnisse prüfen: Sichtung von Warnungen oder bestandenen Validierungen
  • Freigeben oder zurücksenden: Formular freigeben oder zur Korrektur zurückgeben

Sind alle Formulare eines Datenerfassungsprozesses freigegeben, wechselt der Prozessstatus zu Abgeschlossen.

Zuletzt aktualisiert am 28.05.2026

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