Validierungsregeln anlegen und konfigurieren

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Glossar

Validierungsregeln in Lucanet Data Collection helfen, die Genauigkeit und Konsistenz der Daten während der Datenerfassung sicherzustellen. Abhängig vom Anwendungsbereich der Regel sind zwei Arten von Validierungsregeln verfügbar:

Regulär – Allgemeine Validierungen für die Daten eines einzelnen Buchungskreises. Reguläre Regeln können Beziehungen prüfen:

Innerhalb einer einzelnen Formularvorlage (Intra-Form)

– Beziehungen zwischen Elementen desselben Formulars, z. B. dass Aktiva = Passiva in einer Bilanz

Zwischen mehreren Formularvorlagen (Inter-Form)

– Beziehungen über verschiedene Formulare hinweg, z. B. Konsistenz zwischen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung

Intercompany – Validierungen von Salden zwischen zusammengehörigen Buchungskreisen, z. B. Tochtergesellschaften oder Konzerngesellschaften. Intercompany-Regeln vergleichen aggregierte Werte über Buchungskreis-Paare hinweg in Konzern- oder Transaktionswährung.

Validierungsregeln werden während der Datenerfassung auf Ebene des jeweiligen Buchungskreises angewendet.

So legen Sie in Data Collection eine Validierungsregel an:

Navigieren Sie zu Data Collection | Validierungsregeln.

Klicken Sie oben rechts auf Validierungsregel anlegen. Der Dialog Validierungsregel anlegen wird angezeigt:

Zeigt den Dialog 'Validierungsregel anlegen' in Data Collection mit dem Feld 'Name', dem Platzhalter 'Name eingeben' und den Schaltflächen 'Abbrechen' und 'Anlegen'. — Dialog 'Validierungsregel anlegen'

Geben Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Validierungsregel ein.

Klicken Sie auf Anlegen. Sie können die neu angelegte Validierungsregel nun konfigurieren (siehe folgenden Abschnitt).

Nachdem Sie in Data Collection eine Validierungsregel angelegt haben, öffnet sich die Detailansicht der Validierungsregel. Wählen Sie zuerst einen Anwendungsbereich der Regel: Regulär oder Intercompany. Die verfügbaren Konfigurationsoptionen hängen vom gewählten Bereich ab und werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Wenn Sie den Anwendungsbereich der Regel ändern, nachdem Sie bereits Felder konfiguriert haben, werden alle Einstellungen des bisherigen Bereichs dauerhaft entfernt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Reguläre Validierungsregeln in Data Collection gelten für die Daten eines einzelnen Buchungskreises.

Zeigt die Detailansicht einer regulären Validierungsregel in Data Collection mit der Option 'Anwendungsbereich der Regel' auf 'Regulär', dem Abschnitt 'Konfiguration' mit dem Infotext 'So erstellen Sie Ihren Ausdruck' und dem Beispielausdruck '2 < 3' sowie dem Abschnitt 'Details' mit der Dropdown-Liste 'Validierungstyp' mit dem Wert 'Warnung', dem Feld 'Tags' mit 'Tag 22323', 'DAB_Tag 1', 'balance sheet' und 'my new tag', der Schaltfläche 'Tags verwalten' und dem Feld 'Beschreibung'. — Detailansicht einer regulären Validierungsregel

Für reguläre Validierungsregeln in Data Collection sind folgende Optionen verfügbar:

Feld	Beschreibung
Konfiguration	Textfeld zum Aufbau der Validierungsregel durch Kombination von Elementen und Operatoren. Data Collection bietet eine Autovervollständigung mit verfügbaren Elementen, gruppiert nach Formularvorlage. Elemente werden über ihre fachlichen Namen referenziert (zum Beispiel `BalanceSheet.Assets.EndingBalance`). Als Operanden lassen sich sowohl Zeilen auf der untersten Ebene als auch übergeordnete Zeilen wählen – eine übergeordnete Zeile wird zum Auswertungszeitpunkt anhand der für sie in der Vorlage definierten Aggregationsmethode zu ihrem aggregierten Wert aufgelöst. Wie Sie für eine Variable ein einzelnes Drill-down-Element wählen, erfahren Sie unter Variable auf ein Drill-down-Element beziehen. Unterstützte Operatoren: • Vergleichsoperatoren – `=`, `!=`, `>`, `<`, `>=`, `<=` • Rechenoperatoren – `+`, `-`, ``, `/` • Logische Operatoren* – `AND`, `OR`, `NOT`
Validierungstyp	Legt das Verhalten bei einem Validierungsfehler fest. Verfügbare Werte: • Blockierend – Erfasser können nicht einreichen, wenn die Validierung fehlschlägt • Warnung – zeigt eine Warnung an, lässt Erfasser jedoch fortfahren und einreichen
Tags	Tags helfen dabei, Validierungsregeln zu organisieren und die Liste der Regeln zu filtern. Sie sind optional und haben keinen Einfluss auf die Auswertung der Regel. Die Option Tag hinzufügen weist dieser Regel einen vorhandenen Tag zu oder legt einen neuen an. Die Option Tags verwalten öffnet den Dialog Tags verwalten zum Umbenennen oder Löschen von Tags (nur für Data Collection-Administratoren). Wie Sie Tags mehreren Regeln gleichzeitig zuweisen oder von ihnen entfernen, finden Sie unter Tags massenweise zuweisen und entfernen.
Beschreibung	Optionales Textfeld zur Erläuterung des Zwecks der Validierungsregel. Die Beschreibung wird Erfassern in den Validierungsergebnissen unter der Überschrift Details angezeigt.

In Lucanet Data Collection bezieht sich eine Variable einer regulären Validierungsregel standardmäßig auf den aggregierten Wert der referenzierten Zelle. Hat die Zeile oder Spalte einer Variable einen Drill-down für Partner, Bewegungsart oder Bewertungsebene, können Sie die Variable stattdessen auf ein einzelnes Element des Drill-downs beziehen lassen. Eine Regel kann so z. B. prüfen, ob der Partner 000 Default auf Intercompany-Konten null ist.

Drill-down-Elemente sind für Variablen verfügbar, die sich auf eine Zeile der untersten Ebene beziehen, nicht jedoch für Intercompany-Validierungsregeln oder für Drill-downs nach Kostenstelle oder Lokales Konto.

Weitere Informationen zum Konfigurieren eines Drill-downs für Zeilen und Spalten finden Sie unter Tabellen in Formularvorlagen konfigurieren.

So beziehen Sie eine Variable auf ein Drill-down-Element:

Öffnen Sie im Feld Konfiguration das Kontextmenü der Variable.

Wählen Sie Drill-down wählen. Das Untermenü führt die Drill-down-Dimensionen der Zeile oder Spalte auf.

Zeigt den Abschnitt 'Konfiguration' einer regulären Validierungsregel in Lucanet Data Collection mit dem Kontextmenü einer Variable. Das Menü enthält die Optionen 'Zeile ändern', 'Spalte hinzufügen', 'Drill-down wählen' und 'Variable löschen', und das Untermenü von 'Drill-down wählen' führt die Dimension 'Bewertungsebene' auf. — Kontextmenü einer Variable mit der Option 'Drill-down wählen'

Die Option Drill-down wählen wird nur angezeigt, wenn für die gewählte Zeile oder Spalte der Variable ein Drill-down konfiguriert ist.

Wählen Sie im Untermenü die Dimension. Der Dialog für die gewählte Dimension wird angezeigt:

Zeigt den Dialog 'Bewertungsebene wählen' einer Variable einer Validierungsregel in Lucanet Data Collection mit der Dropdown-Liste 'Dimensionswert', dem Platzhalter 'Wählen Sie einen Wert' und den Schaltflächen 'Abbrechen' und 'Speichern'. — Dialog 'Bewertungsebene wählen'

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Dimensionswert das Element. Data Collection lädt die Elemente aus Consolidation & Financial Planning (CFP).

Klicken Sie auf Speichern. Die Variable zeigt das gewählte Element als Teil ihres Pfads an.

Um ein anderes Element für die Variable festzulegen, wählen Sie im Kontextmenü der Variable Drill-down ändern. Um die Variable wieder auf den aggregierten Wert zu beziehen, wählen Sie Drill-down entfernen.

Für die Ausführung einer Validierungsregel mit Drill-down-Element gelten folgende Regeln:

Die Variable verwendet statt des aggregierten Werts den Wert des gewählten Elements im Formular des Buchungskreises.

Enthält das Formular keine Zeile für das gewählte Element, ergibt die Variable null, und Data Collection führt die Regel normal aus.

Ist das gewählte Element im Reporting-Package nicht verfügbar, zeigen die Validierungsergebnisse die Regel mit dem Grund als

Nicht bewertet

an.

Entfernt ein Administrator die Drill-down-Dimension in der Formularvorlage von der Zeile oder Spalte, wechselt die Regel in den Status

Ungültig

. Weitere Informationen finden Sie unter

Ungültige Validierungsregeln korrigieren

Intercompany-Validierungsregeln in Data Collection vergleichen Werte zwischen zusammengehörigen Buchungskreisen, z. B. Tochtergesellschaften oder Konzerngesellschaften.

Zeigt die Konfiguration einer Intercompany-Validierungsregel in Data Collection mit der Option 'Anwendungsbereich der Regel' auf 'Intercompany', dem Feld 'Positionen und/oder Konten wählen' mit 'Other own work capitalised', der Option 'Abgleichkonfiguration' auf 'Aggregierte Werte in Konzernwährung abgleichen' und der Option 'Wechselkurstyp' auf 'Durchschnittskurs'. Im Abschnitt 'Schwellenwerte' ist für die Währung 'EUR' der 'Absolute Schwellenwert' '50' und der 'Prozentuale Schwellenwert' '2%' eingetragen, darunter eine Informationsmeldung zur ODER-Verknüpfung. Der Abschnitt 'Details' enthält den 'Validierungstyp' 'Warnung', das Feld 'Tags' mit 'Tag hinzufügen', die Schaltfläche 'Tags verwalten' und das Feld 'Beschreibung'. — Detailansicht einer Intercompany-Validierungsregel

Für Intercompany-Validierungsregeln in Data Collection sind folgende Optionen verfügbar:

Feld	Beschreibung
Positionen und/oder Konten wählen	Mehrfachauswahl-Liste zur Auswahl einer oder mehrerer Positionen und/oder Konten für den Abgleich. Positionen oder Konten sind hierarchisch nach Formularvorlage und Tabelle strukturiert. Es lassen sich nur Formularvorlagen und Pivot-Tabellen wählen, die für die Intercompany-Validierung infrage kommen – Pivot-Tabellen ohne Partner-Zeilen oder -Spalten auf Basis von Consolidation & Financial Planning (CFP) und ohne partnerbezogenen Drill-down werden in der Dropdown-Liste nicht angezeigt. Sowohl Zeilen auf der untersten Ebene als auch übergeordnete Zeilen können gewählt werden. Die Auswahl einer übergeordneten Zeile wählt automatisch alle ihre zulässigen untergeordneten Zeilen mit – das Kontrollkästchen ist aktiviert, wenn alle zulässigen untergeordneten Zeilen gewählt sind, unbestimmt, wenn nur ein Teil gewählt ist, und deaktiviert, wenn keine gewählt ist.
Spalte auswählen	Spalte, die für den Abgleich verwendet wird. Das Feld erscheint nur, wenn mindestens eine Position bzw. mindestens ein Konto gewählt ist und die Konfiguration der Formularvorlage die Angabe einer Spalte erfordert.
Abgleichkonfiguration	Währungsmodus für den Abgleich. Verfügbare Werte: Aggregierte Werte in Konzernwährung abgleichen (Werte werden zunächst in die Konzernwährung umgerechnet) und Aggregierte Werte in Transaktionswährung abgleichen (Abgleich in der ursprünglichen Transaktionswährung ohne Umrechnung).
Wechselkurstyp	Wechselkurstyp bei Umrechnung in die Konzernwährung. Verfügbare Werte: • Durchschnittskurs • Stichtagskurs • Year-To-Date-Kurs Der angewendete Kurs wird in der Spalte Wechselkurs der Ergebnisse der Intercompany-Validierung angezeigt.
Schwellenwerte	Optionale Toleranzkonfiguration pro Währung. Fügen Sie pro relevanter Währung einen Eintrag hinzu und geben Sie Folgendes an: • Absoluter Schwellenwert – ein fester Betrag, den die Differenz nicht überschreiten darf. • Prozentualer Schwellenwert – wird auf den größeren aggregierten Wert der beiden beteiligten Buchungskreise angewendet. • Beide Schwellenwerte – die Regel gilt als erfolgreich, wenn die Differenz innerhalb eines der beiden Schwellenwerte liegt. Sind keine Schwellenwerte konfiguriert, erfordert die Regel eine exakte Übereinstimmung.
Validierungstyp	Legt das Verhalten fest, wenn die Intercompany-Validierung eine Abweichung feststellt. Verfügbare Werte: • Blockierend – Erfasser können das Formular erst einreichen, wenn die Intercompany-Validierung mit aktuellen Daten ausgeführt wurde und die Regel bestanden ist • Warnung – zeigt eine Warnung an, lässt Erfasser jedoch fortfahren und einreichen
Tags	Tags helfen dabei, Validierungsregeln zu organisieren und die Liste der Regeln zu filtern. Sie sind optional und haben keinen Einfluss auf die Auswertung der Regel. Die Option Tag hinzufügen weist dieser Regel einen vorhandenen Tag zu oder legt einen neuen an. Die Option Tags verwalten öffnet den Dialog Tags verwalten zum Umbenennen oder Löschen von Tags (nur für Data Collection-Administratoren). Wie Sie Tags mehreren Regeln gleichzeitig zuweisen oder von ihnen entfernen, finden Sie unter Tags massenweise zuweisen und entfernen.
Beschreibung	Optionales Textfeld zur Erläuterung des Zwecks der Validierungsregel. Die Beschreibung wird Erfassern in den Validierungsergebnissen unter der Überschrift Details angezeigt.

Nach Abschluss der Konfiguration muss die Validierungsregel veröffentlicht werden, bevor sie in Datenerfassungsprozessen verwendet werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Validierungsregel veröffentlichen.

Reguläre Validierungsregeln in Data Collection werden abhängig von dem Reporting-Package ausgewertet, mit dem der Datenerfassungsprozess gestartet wurde, sowie davon, welchen Buchungskreisen die referenzierten Formularvorlagen zugewiesen sind:

Jede referenzierte Formularvorlage ist im Reporting-Package enthalten und dem Buchungskreis zugewiesen

– die Regel wird für diesen Buchungskreis ausgewertet.

Eine oder mehrere referenzierte Formularvorlagen sind nicht im Reporting-Package enthalten

– die Regel wird stillschweigend übersprungen. Die Regel erscheint nicht in den Validierungsergebnissen des Erfassers und es wird keine Meldung angezeigt.

Eine referenzierte Formularvorlage ist im Reporting-Package enthalten, aber einem Buchungskreis nicht zugewiesen

– die Regel wird nur für diesen Buchungskreis stillschweigend übersprungen. Für Buchungskreise, denen alle referenzierten Formularvorlagen zugewiesen sind, wird die Regel normal ausgewertet.

Die anwendbaren Regeln ergeben sich automatisch aus der Konfiguration des Reporting-Packages einschließlich der Zuweisung der Formularvorlagen – eine zusätzliche Konfiguration der Regeln ist nicht erforderlich. Dieselbe Validierungsregel kann daher in einem Reporting-Package ausgewertet und in einem anderen übersprungen werden – oder innerhalb desselben Datenerfassungsprozesses für einen Buchungskreis ausgewertet und für einen anderen übersprungen werden. Weitere Informationen zum Zuweisen von Formularvorlagen zu Buchungskreisen finden Sie unter Formularvorlagen auf bestimmte Buchungskreise einschränken.

Intercompany-Validierungsregeln sind von der Zuweisung der Formularvorlagen nicht betroffen.

Sie können Tags mehreren Validierungsregeln gleichzeitig direkt aus der Liste der Validierungsregeln in Data Collection zuweisen oder von ihnen entfernen.

So weisen Sie in Data Collection Tags massenweise zu oder entfernen sie:

Wählen Sie in der Liste der Validierungsregeln die zu aktualisierenden Validierungsregeln.

Klicken Sie oben rechts auf Tags zuweisen oder Tags entfernen. Der Dialog Tags zuweisen oder Tags entfernen wird angezeigt:

Zeigt den Dialog 'Tags zuweisen' in Data Collection mit dem Text 'Zuweisung von Tags an 2 gewählte Regel(n)', der Option 'Regeln anzeigen', einem Suchfeld mit dem Platzhalter 'Suche' und einer Liste von Tags mit den Spalten 'Tag-Name' und 'Getaggte Regeln', z. B. 'Tag 10' mit '19'. Unter der Liste werden die Schaltflächen 'Abbrechen' und 'Zuweisen' angezeigt. — Dialog 'Tags zuweisen'

Wählen Sie die Tags, die Sie zuweisen oder entfernen möchten.

Klicken Sie auf Zuweisen oder Entfernen, um die Änderung auf alle gewählten Regeln anzuwenden.

Das Zuweisen oder Entfernen von Tags ändert nie den Status einer Regel – unabhängig davon, ob Sie Tags auf einer einzelnen Regel oder massenweise ändern und ob die Regel den Status Entwurf oder Veröffentlicht hat. Für eine Massenoperation können Regeln in beliebigen Statuskombinationen zusammen gewählt werden.

Die Liste der Validierungsregeln in Data Collection zeigt alle konfigurierten Regeln mit folgenden Informationen:

Zeigt den Arbeitsbereich 'Validierungsregeln' in Data Collection mit der Schaltfläche 'Validierungsregel anlegen' und einer Liste mit den Spalten 'Namen der Validierungsregel', 'Status', 'Anwendungsbereich der Regel', 'Erstellt am' und 'Zuletzt geändert am'. Die gelisteten Regeln haben den Status 'Entwurf' oder 'Veröffentlicht' und den Anwendungsbereich 'Regulär' oder 'Intercompany'. — Liste der Validierungsregeln

Spalte	Beschreibung
Name der Validierungsregel	Name der Validierungsregel
Status	Aktueller Status der Validierungsregel: Entwurf, Veröffentlicht oder Ungültig
Anwendungsbereich der Regel	Anwendungsbereich der Regel: Regulär oder Intercompany
Tags	Der Regel zugewiesene Tags
Erstellt am	Erstellungsdatum
Zuletzt geändert am	Datum der letzten Änderung

Um eine vorhandene Validierungsregel zu bearbeiten, klicken Sie am Ende der Zeile auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Bearbeiten.

Neu angelegte Validierungsregeln haben zunächst den Status Entwurf. In diesem Status können Sie beliebig viele Änderungen vornehmen. Ist die Konfiguration abgeschlossen, muss die Validierungsregel veröffentlicht werden, bevor sie in laufenden oder zukünftigen Datenerfassungsprozessen angewendet werden kann.

Um eine Validierungsregel zu veröffentlichen, klicken Sie oben rechts in der Detailansicht der Validierungsregel auf Veröffentlichen.

Sie können eine veröffentlichte Validierungsregel jederzeit bearbeiten. Wird eine veröffentlichte Validierungsregel bearbeitet, wechselt sie automatisch zurück in den Status Entwurf. Änderungen gelten nur für neue Datenerfassungsprozesse – aktive Prozesse verwenden weiterhin den Stand der Regel, der beim Start des jeweiligen Prozesses gespeichert wurde.

Eine Validierungsregel wechselt automatisch in den Status Ungültig, wenn ein von ihr referenziertes Element einer Formularvorlage gelöscht wird. Eine Regel mit Drill-down-Element wechselt außerdem in den Status Ungültig, wenn ein Administrator die Drill-down-Dimension in der Formularvorlage von der Zeile oder Spalte entfernt. Ungültige Regeln werden in neuen Datenerfassungsprozessen nicht ausgeführt – sie werden stillschweigend übersprungen. Bestehende Prozesse führen die Regel weiterhin in dem Stand aus, der beim Start des jeweiligen Prozesses gespeichert wurde.

So korrigieren Sie eine Regel im Status Ungültig:

Öffnen Sie die ungültige Regel und aktualisieren Sie die Formel, um die fehlerhafte Referenz zu entfernen oder zu ersetzen.

Klicken Sie auf Veröffentlichen. Data Collection prüft, ob alle Referenzen in der Formel aufgelöst sind. Ist das der Fall, wechselt die Regel zurück in den Status Veröffentlicht.

Enthält die Formel weiterhin fehlerhafte Referenzen, zeigt Data Collection die konkreten Probleme an und die Regel bleibt im Status Ungültig, bis die Referenzen korrigiert sind. Sie können auch auf Bearbeiten klicken, um die Regel zurück in den Status Entwurf zu versetzen und von Grund auf zu überarbeiten.

Um eine Validierungsregel zu löschen, klicken Sie am Ende der Zeile auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Löschen. Bestätigen Sie im Dialog mit Ja, löschen.