Validierungsregeln anlegen und konfigurieren

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Validierungsregeln anlegen und konfigurieren

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Glossar

Validierungsregeln helfen, die Genauigkeit und Konsistenz der Daten während der Datenerfassung sicherzustellen. Es stehen zwei Arten von Validierungsregeln zur Verfügung, die sich aus dem Anwendungsbereich der Regel ergeben:

Regulär – Allgemeine Validierungen für die Daten eines einzelnen Buchungskreises. Reguläre Regeln können Beziehungen prüfen:

Innerhalb einer einzelnen Formularvorlage (Intra-Form)

– Beziehungen zwischen Elementen desselben Formulars, z. B. dass Aktiva = Passiva + Eigenkapital in einer Bilanz

Zwischen mehreren Formularvorlagen (Inter-Form)

– Beziehungen über verschiedene Formulare hinweg, z. B. Konsistenz zwischen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung

Intercompany – Validierungen von Salden zwischen zusammengehörigen Buchungskreisen, z. B. Tochtergesellschaften oder Konzerngesellschaften. Intercompany-Regeln vergleichen aggregierte Werte über Buchungskreis-Paare hinweg in Konzern- oder Transaktionswährung.

Validierungsregeln werden während der Datenerfassung auf Ebene des jeweiligen Buchungskreises angewendet.

So legen Sie eine Validierungsregel an:

Navigieren Sie zu Data Collection | Validierungsregeln.

Klicken Sie oben rechts auf Validierungsregel anlegen. Der Dialog Validierungsregel anlegen wird angezeigt:

Geben Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Validierungsregel ein.

Klicken Sie auf Anlegen. Sie können die neu angelegte Validierungsregel nun konfigurieren (siehe folgenden Abschnitt).

Nachdem Sie eine Validierungsregel wie im vorherigen Abschnitt beschrieben angelegt haben, öffnet sich die Detailansicht der Validierungsregel. Wählen Sie zuerst einen Anwendungsbereich der Regel: Regulär oder Intercompany. Die verfügbaren Konfigurationsoptionen hängen vom gewählten Bereich ab und werden unten beschrieben.

Wenn Sie den Anwendungsbereich der Regel ändern, nachdem Sie bereits Felder konfiguriert haben, werden alle Einstellungen des bisherigen Bereichs dauerhaft entfernt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Reguläre Validierungsregeln gelten für die Daten eines einzelnen Buchungskreises.

Die Detailansicht einer regulären Validierungsregel wird angezeigt. — Detailansicht einer regulären Validierungsregel

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Konfiguration	Textfeld zum Aufbau der Validierungsregel durch Kombination von Elementen und Operatoren. Das System bietet eine Autovervollständigung mit verfügbaren Elementen, gruppiert nach Formularvorlage. Elemente werden über ihre fachlichen Namen referenziert (zum Beispiel `BalanceSheet.Assets.EndingBalance`). Als Operanden lassen sich sowohl Zeilen auf der untersten Ebene als auch übergeordnete Zeilen wählen – eine übergeordnete Zeile wird zum Auswertungszeitpunkt anhand der für sie in der Vorlage definierten Aggregationsmethode zu ihrem aggregierten Wert aufgelöst. Unterstützte Operatoren: • Vergleichsoperatoren — `=`, `!=`, `>`, `<`, `>=`, `<=` • Rechenoperatoren — `+`, `-`, ``, `/` • Logische Operatoren* — `AND`, `OR`, `NOT`
Validierungstyp	Legt das Verhalten bei einem Validierungsfehler fest. Verfügbare Werte: • Blockierend — Erfasser können nicht einreichen, wenn die Validierung fehlschlägt • Warnung — zeigt eine Warnung an, lässt Erfasser jedoch fortfahren und einreichen
Tags	Tags helfen dabei, Validierungsregeln zu organisieren und die Liste der Regeln zu filtern. Sie sind optional und haben keinen Einfluss auf die Auswertung der Regel. Die Option Tag hinzufügen weist dieser Regel einen vorhandenen Tag zu oder legt einen neuen an. Die Option Tags verwalten öffnet den Dialog Tags verwalten zum Umbenennen oder Löschen von Tags (nur für Data Collection-Administratoren). Wie Sie Tags mehreren Regeln gleichzeitig zuweisen oder von ihnen entfernen, finden Sie unter Tags massenweise zuweisen und entfernen.
Beschreibung	Optionales Textfeld zur Erläuterung des Zwecks der Validierungsregel. Hilft anderen Administratoren, die fachliche Logik der Regel nachzuvollziehen.

Intercompany-Validierungsregeln vergleichen Werte zwischen zusammengehörigen Buchungskreisen, z. B. Tochtergesellschaften oder Konzerngesellschaften.

Die Detailansicht einer Intercompany-Validierungsregel wird angezeigt. — Detailansicht einer Intercompany-Validierungsregel

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Positionen und/oder Konten auswählen	Mehrfachauswahl-Liste zur Auswahl einer oder mehrerer Positionen und/oder Konten für den Abgleich. Positionen oder Konten sind hierarchisch nach Formularvorlage und Tabelle strukturiert. Es lassen sich nur Formularvorlagen und Pivot-Tabellen wählen, die für die Intercompany-Validierung infrage kommen – Pivot-Tabellen ohne CFP-basierte Partner-Zeilen oder -Spalten und ohne partnerbezogenen Drill-down werden in der Dropdown-Liste nicht angezeigt. Sowohl Zeilen auf der untersten Ebene als auch übergeordnete Zeilen können gewählt werden. Die Auswahl einer übergeordneten Zeile wählt automatisch alle ihre zulässigen untergeordneten Zeilen mit – das Kontrollkästchen ist aktiviert, wenn alle zulässigen untergeordneten Zeilen gewählt sind, unbestimmt, wenn nur ein Teil gewählt ist, und deaktiviert, wenn keine gewählt ist.
Spalte auswählen	Spalte, die für den Abgleich verwendet wird. Das Feld erscheint nur, wenn mindestens eine Position bzw. mindestens ein Konto ausgewählt ist und die Konfiguration der Formularvorlage die Angabe einer Spalte erfordert.
Abgleichskonfiguration	Währungsmodus für den Abgleich. Verfügbare Werte: Aggregierte Werte in Konzernwährung abgleichen (Werte werden zunächst in die Konzernwährung umgerechnet) und Aggregierte Werte in Transaktionswährung abgleichen (Abgleich in der ursprünglichen Transaktionswährung ohne Umrechnung).
Wechselkurstyp	Wechselkurstyp bei Umrechnung in die Konzernwährung. Verfügbare Werte: Durchschnittskurs, Schlusskurs und Kumulierter Jahreskurs (YTD).
Schwellenwerte	Optionale Toleranzkonfiguration pro Währung. Fügen Sie pro relevanter Währung einen Eintrag hinzu und geben Sie Folgendes an: • Absoluter Schwellenwert – ein fester Betrag, den die Differenz nicht überschreiten darf. • Prozentualer Schwellenwert – wird auf den größeren aggregierten Wert der beiden beteiligten Buchungskreise angewendet. • Beide Schwellenwerte – die Regel gilt als erfolgreich, wenn die Differenz innerhalb eines der beiden Schwellenwerte liegt. Sind keine Schwellenwerte konfiguriert, erfordert die Regel eine exakte Übereinstimmung.
Validierungstyp	Für Intercompany-Validierungsregeln voreingestellt als Warnung. Bei einer Abweichung wird eine Warnung angezeigt; Erfasser können dennoch fortfahren.
Tags	Tags helfen dabei, Validierungsregeln zu organisieren und die Liste der Regeln zu filtern. Sie sind optional und haben keinen Einfluss auf die Auswertung der Regel. Die Option Tag hinzufügen weist dieser Regel einen vorhandenen Tag zu oder legt einen neuen an. Die Option Tags verwalten öffnet den Dialog Tags verwalten zum Umbenennen oder Löschen von Tags (nur für Data Collection-Administratoren). Wie Sie Tags mehreren Regeln gleichzeitig zuweisen oder von ihnen entfernen, finden Sie unter Tags massenweise zuweisen und entfernen.
Beschreibung	Optionales Textfeld zur Erläuterung des Zwecks der Validierungsregel. Hilft anderen Administratoren, die fachliche Logik der Regel nachzuvollziehen.

Nach Abschluss der Konfiguration muss die Validierungsregel veröffentlicht werden, bevor sie in Datenerfassungsprozessen verwendet werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Validierungsregel veröffentlichen.

Reguläre Inter-Form-Validierungsregeln, die mehrere Formularvorlagen referenzieren, werden abhängig davon ausgewertet, ob alle referenzierten Formularvorlagen in dem Reporting-Package enthalten sind, mit dem der Datenerfassungsprozess gestartet wurde:

Alle referenzierten Formularvorlagen sind im Reporting-Package enthalten

– die Regel wird normal ausgewertet.

Eine oder mehrere referenzierte Formularvorlagen sind nicht im Reporting-Package enthalten

– die Regel wird stillschweigend übersprungen. Die Regel erscheint nicht in den Validierungsergebnissen des Erfassers und es wird keine Meldung angezeigt.

Das System leitet die anwendbaren Regeln automatisch aus der Konfiguration des Reporting-Package ab. Dieselbe Inter-Form-Validierungsregel kann daher in einigen Reporting-Packages angewendet und in anderen übersprungen werden – je nachdem, welche Formularvorlagen das jeweilige Reporting-Package enthält.

Sie können Tags mehreren Validierungsregeln gleichzeitig direkt aus der Liste der Validierungsregeln zuweisen oder von ihnen entfernen.

So weisen Sie Tags massenweise zu oder entfernen sie:

Wählen Sie in der Liste der Validierungsregeln die zu aktualisierenden Validierungsregeln.

Klicken Sie oben rechts auf Tags zuweisen oder Tags entfernen. Der Dialog Tags zuweisen oder Tags entfernen wird angezeigt:

Der Dialog 'Tags zuweisen' wird angezeigt. — Dialog 'Tags zuweisen'

Wählen Sie die Tags, die Sie zuweisen oder entfernen möchten.

Klicken Sie auf Zuweisen oder Entfernen, um die Änderung auf alle gewählten Regeln anzuwenden.

Das Zuweisen oder Entfernen von Tags ändert nie den Status einer Regel – unabhängig davon, ob Sie Tags auf einer einzelnen Regel oder massenweise ändern und ob die Regel den Status Entwurf oder Veröffentlicht hat. Für eine Massenoperation können Regeln in beliebigen Statuskombinationen zusammen gewählt werden.

Die Liste der Validierungsregeln zeigt alle konfigurierten Regeln mit folgenden Informationen:

Die Liste der Validierungsregeln wird angezeigt. — Liste der Validierungsregeln

Spalte	Beschreibung
Name der Validierungsregel	Name der Validierungsregel
Status	Aktueller Status der Validierungsregel: Entwurf, Veröffentlicht oder Ungültig
Anwendungsbereich der Regel	Anwendungsbereich der Regel: Regulär oder Intercompany
Tags	Der Regel zugewiesene Tags
Erstellt am	Erstellungsdatum
Zuletzt geändert am	Datum der letzten Änderung

Um eine vorhandene Validierungsregel zu bearbeiten, klicken Sie am Ende der Zeile auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Bearbeiten.

Neu angelegte Validierungsregeln haben zunächst den Status Entwurf. In diesem Status können Sie beliebig viele Änderungen vornehmen. Ist die Konfiguration abgeschlossen, muss die Validierungsregel veröffentlicht werden, bevor sie in laufenden oder zukünftigen Datenerfassungsprozessen angewendet werden kann.

Um eine Validierungsregel zu veröffentlichen, klicken Sie oben rechts in der Detailansicht der Validierungsregel auf Veröffentlichen.

Sie können eine veröffentlichte Validierungsregel jederzeit bearbeiten. Wird eine veröffentlichte Validierungsregel bearbeitet, wechselt sie automatisch zurück in den Status Entwurf. Änderungen gelten nur für neue Datenerfassungsprozesse – aktive Prozesse verwenden weiterhin den Stand der Regel, der beim Start des jeweiligen Prozesses gespeichert wurde.

Eine Validierungsregel wechselt automatisch in den Status Ungültig, wenn ein von ihr referenziertes Element einer Formularvorlage gelöscht wird. Ungültige Regeln werden in neuen Datenerfassungsprozessen nicht ausgeführt – sie werden stillschweigend übersprungen. Bestehende Prozesse führen die Regel weiterhin in dem Stand aus, der beim Start des jeweiligen Prozesses gespeichert wurde.

So korrigieren Sie eine Regel im Status Ungültig:

Öffnen Sie die ungültige Regel und aktualisieren Sie die Formel, um die fehlerhafte Referenz zu entfernen oder zu ersetzen.

Klicken Sie auf Veröffentlichen. Das System prüft, ob alle Referenzen in der Formel aufgelöst sind. Ist das der Fall, wechselt die Regel zurück in den Status Veröffentlicht.

Enthält die Formel weiterhin fehlerhafte Referenzen, zeigt das System die konkreten Probleme an und die Regel bleibt im Status Ungültig, bis die Referenzen korrigiert sind. Sie können auch auf Bearbeiten klicken, um die Regel zurück in den Status Entwurf zu versetzen und von Grund auf zu überarbeiten.

Um eine Validierungsregel zu löschen, klicken Sie am Ende der Zeile auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Löschen. Bestätigen Sie im Dialog mit Ja, löschen.

Validierungsregeln, die auf Formulare angewendet werden, die mit laufenden Datenerfassungsprozessen verknüpft sind, können nicht gelöscht werden.

Zuletzt aktualisiert am 28.05.2026

Inhaltsverzeichnis

Überblick

Validierungsregeln anlegen

Validierungsregeln konfigurieren

Optionen für den Anwendungsbereich 'Regulär'

Optionen für den Anwendungsbereich 'Intercompany'

Validierungsregeln und Umfang des Reporting-Package

Tags massenweise zuweisen und entfernen

Validierungsregeln verwalten

Validierungsregel bearbeiten

Validierungsregel veröffentlichen

Ungültige Validierungsregeln korrigieren

Validierungsregel löschen

Validierungsregeln anlegen und konfigurieren

Überblick