Daten erfassen, validieren und freigeben

Sobald ein Datenerfassungsprozess gestartet wurde, können die zugewiesenen Erfasser Daten über Formulare anzeigen, bearbeiten, validieren und einreichen. Dieses Kapitel beschreibt den vollständigen Workflow von der Dateneingabe bis zur abschließenden Freigabe.

Benutzer können die Formulare innerhalb von Datenerfassungsprozessen anzeigen und durchsuchen, auf die sie zugriffsberechtigt sind:

Administratoren können alle Formulare im System einsehen.

Erfasser können Formulare für Buchungskreise einsehen, denen sie zugewiesen sind (alle Status).

Freigeber können nur Formulare für Buchungskreise einsehen, denen sie zugewiesen sind, mit dem Status Eingereicht, Freigegeben oder Abgebrochen.

Navigieren Sie zum Anzeigen der Formulare zu Data Collection | Datenerfassung.

Die Liste zeigt alle Datenerfassungsprozesse und die zugehörigen Formulare in einer hierarchischen Ansicht (Datenerfassungsprozess – Buchungskreis – Formular). Folgende Spalten sind verfügbar:

Es wird eine Liste mit Formularen angezeigt. — Formularliste

Hierarchische Ansicht mit dem Namen des Datenerfassungsprozesses, dem Namen des Buchungskreises und dem Formularnamen

Standardwährung des Buchungskreises, die gleichzeitig die Währung aller zugehörigen Formulare ist

Aktueller Status des Formulars oder des Datenerfassungsprozesses.

Formulare können folgende Status haben:

Neu

: Das Formular existiert, es hat jedoch noch kein

Erfasser

mit der Bearbeitung begonnen.

In Arbeit

: Ein

Erfasser

hat die Arbeit an diesem Formular begonnen. Dateneingabe, Import oder Validierung können bis zur Einreichung des Formulars fortgesetzt werden.

Eingereicht

: Das Formular wurde eingereicht und wartet auf Freigabe.

Freigegeben

: Ein

Freigeber

hat dieses Formular freigegeben.

Datenerfassungsprozesse können folgende Status haben:

Neu

: Der Prozess existiert; die Erfassung hat noch nicht effektiv begonnen.

In Arbeit

: Die Datenerfassung ist für diesen Prozess insgesamt im Gange: Mindestens ein Formular muss noch abgeschlossen werden, bevor der Prozess abgeschlossen werden kann.

Abgeschlossen

: Der Prozess ist abgeschlossen.

Indikator für das Ergebnis der Ausführung von Validierungsregeln, sofern Validierungsregeln ausgeführt wurden

Frist für den Abschluss des Formulars

Datum der letzten Änderung

Klicken Sie auf den Formularnamen in der Datenerfassungsliste, um ein Formular zu öffnen. Die Formulardetailansicht zeigt alle in der Formularvorlage definierten Abschnitte und Elemente sowie bereits erfasste Daten.

In der Detailansicht eines Formulars werden verschiedene Formularteile rot hervorgehoben angezeigt. — Die Detailansicht eines Formulars

Formulare bestehen aus folgenden Bereichen:

Zeigt die wichtigsten Details des Formulars auf einen Blick: Name des Datenerfassungsprozesses, Formularname, Formularstatus, Buchungskreis, Standardwährung, Berichtsperiode, Fälligkeitsdatum und Validierungsstatus (sobald Validierungsregeln ausgeführt wurden).

Der Formularkopf enthält außerdem Aktionsschaltflächen. Die verfügbaren Schaltflächen hängen von Ihrer Rolle und dem aktuellen Formularstatus ab:

Bearbeitung beginnen: Verfügbar, wenn der Formularstatus Neu ist. Klicken Sie, um das Formular für die Dateneingabe freizuschalten; der Formularstatus wechselt zu In Arbeit.

Validierungsregeln ausführen: Verfügbar, wenn das Formular den Status In Arbeit hat. Führt die für dieses Formular konfigurierten Validierungsregeln aus.

Weitere Aktionen: Enthält die Option Daten importieren. Verwenden Sie diese, um Daten aus folgenden Quellen zu importieren:

Consolidation & Financial Planning

Excel

(Datei hochladen)

Lucanet.Financial Warehouse

Zur Freigabe einreichen: Verfügbar, wenn das Formular den Status In Arbeit hat. Reicht das Formular bei den zugewiesenen Freigebern ein. Der Formularstatus wechselt zu Eingereicht.

Freigeben: Verfügbar für Freigeber, wenn der Formularstatus Eingereicht ist. Gibt das Formular frei. Der Formularstatus wechselt zu Freigegeben.

Zurücksenden: Verfügbar für Freigeber, wenn der Formularstatus Eingereicht ist. Gibt das Formular zur Korrektur an den Erfasser zurück. Der Formularstatus wechselt zu In Arbeit.

Linke Seitenleiste mit allen Formularabschnitten und den untergeordneten Elementen. Klicken Sie auf einen Abschnitt oder ein Element, um direkt dorthin zu navigieren. Abschnitte können aus- und eingeklappt werden.

Zeigt alle Formularabschnitte und -elemente mit den bisher erfassten Daten. Tabellen mit hierarchischen Zeilen ermöglichen einen Drill-down auf beliebige Detailebenen. Fehlgeschlagene Validierungen werden neben den betroffenen Elementen angezeigt. Wenn das Formular den Status Neu, Eingereicht oder Freigegeben hat, werden die Elemente im Lesemodus angezeigt.

Wenn ein Formular erstmals erstellt wird, hat es den Status Neu und wird im Lesemodus angezeigt.

So starten Sie die Bearbeitung eines Formulars:

Öffnen Sie das Formular, indem Sie in der Formularliste auf den Formularnamen klicken.

Klicken Sie oben rechts auf Bearbeitung beginnen. Der Formularstatus wechselt zu In Arbeit und das Formular wird bearbeitbar.

Nur Erfasser, die einem Buchungskreis in einem Reporting-Package zugewiesen sind, können die Formulare dieses Buchungskreises bearbeiten. Administratoren können jedes Formular unabhängig von Buchungskreiszuweisungen bearbeiten.

Sobald ein Formular den Status In Arbeit hat, können Erfasser Daten manuell eingeben oder aus einer externen Quelle importieren.

Um Daten zu importieren, anstatt sie manuell einzugeben, klicken Sie auf Weitere Aktionen | Daten importieren und wählen Sie zwischen Excel, Consolidation & Financial Planning oder Lucanet.Financial Warehouse. Weitere Informationen finden Sie unter Daten importieren.

So geben Sie Daten manuell ein:

Klicken Sie auf eine Zelle, um Werte einzugeben oder zu bearbeiten.

Daten werden automatisch gespeichert, während Sie tippen.

Bei Tabellen mit hierarchischen Zeilen sind nur die untersten Zeilen bearbeitbar. Übergeordnete Zeilen aggregieren Werte automatisch.

Wenn für eine Zeile oder Spalte ein Drill-down konfiguriert ist, geben Sie Daten auf der Drill-down-Ebene ein.

Mehrere Erfasser, die demselben Buchungskreis zugewiesen sind, können das Formular gleichzeitig bearbeiten. Wenn zwei Benutzer dieselbe Zelle gleichzeitig ändern, wird ein Konfliktdialog angezeigt. Sie können den Konflikt lösen, indem Sie Ihren Wert beibehalten, den Wert des anderen Benutzers übernehmen oder einen anderen Wert eingeben.

Wenn für eine Zeile oder Spalte ein Drill-down konfiguriert ist, ist die Zelle in der Haupttabelle schreibgeschützt. Ihr Wert wird automatisch als Summe aller Drill-down-Einträge berechnet. Um Werte einzugeben oder zu bearbeiten, klicken Sie auf das Drill-down-Symbol () in der Zelle.

Drill-down kann auf Zeilen- oder Spaltenebene konfiguriert werden (jedoch nicht beides in derselben Pivot-Tabelle). Jede Ebene kann eine oder zwei Drill-down-Ebenen haben. Die folgenden Abschnitte beschreiben, was nach dem Klicken auf das Drill-down-Symbol geöffnet wird, je nachdem, wie viele Ebenen konfiguriert sind.

Einstufiger Drill-down

Ein Dialog mit einer Tabelle öffnet sich und zeigt eine Zeile pro Dimensionselement. Die Tabelle enthält folgende Spalten:

Drilldown-Dialogfeld mit einer einstufigen Liste der Einträge für lokale Konten, einschließlich der Spalten „Code“, „Beschreibung“, „Transaktionswährung“, „Wert in TC“ und „Wert in RC“ — Drill-down-Dialog – eine Ebene

Spalte	Beschreibung
[Dimensionsname]	Bezeichner des Dimensionselements (schreibgeschützt)
Beschreibung	Beschreibung des Dimensionselements (schreibgeschützt)
Transaktionswährung	Dropdown-Liste zur Auswahl der Transaktionswährung
Wert in Transaktionswährung	Bearbeitbarer Wert in Transaktionswährung
Wert in Berichtswährung	Bearbeitbarer Wert in Berichtswährung

Zweistufiger Drill-down

Ein Dialog mit zwei übereinander gestapelten Tabellen öffnet sich:

Ebene 1 (oben)

: Eine Zeile pro Dimensionselement der Ebene 1. Die Spalte

Wert in Berichtswährung

ist schreibgeschützt und zeigt die aggregierte Summe aller Einträge der Ebene 2 für dieses Element. Klicken Sie auf eine Zeile der Ebene 1, um sie zu wählen und die zugehörigen Einträge der Ebene 2 in der Tabelle darunter zu laden.

Ebene 2 (unten)

: Die Detaileinträge für das gewählte Element der Ebene 1. Transaktionswährung und Werte sind hier bearbeitbar. Der Abschnittstitel zeigt den Namen des gewählten Elements der Ebene 1.

Ein zweistufiges Drilldown-Modalfenster, das eine Local Account-Liste (Ebene 1) und eine Kostenstelleliste (Ebene 2) vertikal übereinander anzeigt. — Drill-down-Dialog – zwei Ebenen

Einträge hinzufügen

Klicken Sie auf + [Dimensionstyp] hinzufügen (z. B. + Konto hinzufügen), um einen Dimensionsselektor zu öffnen und einen neuen Eintrag hinzuzufügen.

Einträge löschen

Klicken Sie auf das Löschsymbol am Ende einer Zeile und bestätigen Sie die Löschung. Wenn alle Einträge gelöscht wurden, wird der Wert der übergeordneten Zelle leer.

Änderungen speichern

Änderungen werden automatisch gespeichert, wenn Sie eine Zelle verlassen (beim Verlassen des Fokus, durch Enter oder Tab). Drücken Sie Escape, während Sie eine Zelle bearbeiten, um die Bearbeitung ohne Speichern abzubrechen. Es gibt keine Speichern-Schaltfläche – schließen Sie den Dialog über die X-Schaltfläche, durch Drücken von Escape, wenn keine Zelle aktiv ist, oder durch Klicken außerhalb des Dialogs.

Die Datenerfassung bietet zwei Arten der Validierung, die während eines Datenerfassungsprozesses ausgeführt werden können:

Validierungsregeln

– prüfen die Datenqualität innerhalb der Formulare eines einzelnen Buchungskreises (ausgeführt aus einem Formular heraus)

Intercompany-Validierung

– prüft, ob Transaktionen zwischen verbundenen Buchungskreisen übereinstimmen (ausgeführt aus der Datenerfassungsliste)

Um Validierungsregeln auszuführen, klicken Sie oben rechts im Formular auf Validierungsregeln ausführen. Das System führt alle aktiven Validierungsregeln aus, die für dieses Formular gelten, und zeigt nach Abschluss eine Zusammenfassung an.

Zusammenfassung aller auf einem Formular ausgeführten Validierungsregeln wird angezeigt. — Zusammenfassung aller auf einem Formular ausgeführten Validierungsregeln

Nach der Ausführung der Validierungsregeln wird ein Ergebnisbereich angezeigt:

Blockieren

– Kritische Fehler, die vor der Einreichung behoben werden müssen

Warnung

– Probleme, die überprüft werden sollten, die jedoch die Einreichung nicht verhindern

Bestanden

– Regeln, die erfolgreich abgeschlossen wurden

Klappen Sie die Regelzeile auf, um Details zu einer bestimmten Regel anzuzeigen.

Die aufgeklappte Ansicht kann Folgendes enthalten:

Details

: Fachlicher Kontext der Regel

Struktur der Validierungsregel

: Die konfigurierte Formel oder der logische Ausdruck

Ausgeführte Validierungsregel

: Während der Ausführung verwendete Werte und die berechnete Differenz (falls zutreffend)

Es wird eine Detailansicht einer Validierungsregel angezeigt, in der die Einzelheiten des Fehlers aufgeführt sind. — Details zur Validierungsregel anzeigen

Formularelemente, auf die sich fehlgeschlagene Validierungsregeln beziehen, werden direkt im Formular hervorgehoben.

Veraltete Validierungsergebnisse

Wenn nach der letzten Validierungsausführung Daten geändert werden, sind die vorhandenen Validierungsergebnisse nicht mehr aktuell. In diesem Fall wird unterhalb des Formularkopfes eine Warnung Validierung veraltet angezeigt. Für Benutzer, die Validierungsregeln ausführen können, d. h. Erfasser, enthält die Warnung eine Aktion Validierungsregeln ausführen, damit sie sofort eine neue Validierungsausführung starten können.

Die Warnung wird automatisch entfernt, wenn:

die Validierung erfolgreich abgeschlossen wurde und die Ergebnisse aktuell sind, oder

der Formularstatus von

In Arbeit

in einen anderen Status wechselt.

Wenn die Intercompany-Validierung für das Reporting-Package aktiviert ist, können Erfasser die Intercompany-Validierung auf Buchungskreisebene ausführen. Die Intercompany-Validierung prüft, ob Transaktionen zwischen verbundenen Buchungskreisen übereinstimmen – zum Beispiel muss der Gesamtbetrag, den Buchungskreis A gegenüber Buchungskreis B ausweist, dem Gesamtbetrag entsprechen, den Buchungskreis B gegenüber Buchungskreis A ausweist – jedoch mit umgekehrten Vorzeichen (einer positiv, einer negativ).

Um die Intercompany-Validierung auszuführen, navigieren Sie zu Data Collection | Datenerfassung und wählen Sie IC-Validierung ausführen aus dem Drei-Punkte-Kontextmenü am Ende der Buchungskreiszeile.

Die Schaltfläche zum ausführen von IC-Validierung — IC-Validierung ausführen

Nachdem die Intercompany-Validierung abgeschlossen wurde, erscheint eine zweite Benachrichtigung und die Option IC-Validierungsergebnisse anzeigen wird im Kontextmenü verfügbar.

Um die Ergebnisse anzuzeigen, wählen Sie IC-Validierungsergebnisse anzeigen aus dem Kontextmenü. Ein Ergebnisbereich wird angezeigt, der jede ausgeführte Intercompany-Regel mit ihrem Status zeigt:

Bestanden

– kein Unterschied zwischen den beiden Entitäten gefunden

Warnung

– ein Unterschied wurde gefunden

Für jede Regel können Sie den Regelnamen, die Differenz (falls vorhanden) und den Zeitpunkt der letzten Ausführung der Validierung sehen. Sie können alle Regeln auf einmal erneut ausführen, indem Sie oben im Ergebnisbereich auf Validierung erneut ausführen klicken, oder eine einzelne Regel individuell ausführen.

Nachdem Erfasser Daten eingegeben und die Validierung ausgeführt haben, reichen sie die Formulare zur Freigabe ein.

So reichen Sie ein Formular ein:

Navigieren Sie zu dem einzureichenden Formular und klicken Sie oben rechts auf Zur Freigabe einreichen. Der Dialog Zur Freigabe einreichen wird angezeigt:

The 'Submit for Approval' dialog is displayed. — 'Submit for Approval' dialog

Fügen Sie optional Kommentare hinzu, um dem Freigeber Kontext zu geben.

Klicken Sie auf Einreichen. Der Formularstatus wechselt zu Eingereicht und das Formular wird schreibgeschützt. Eine Benachrichtigung wird an die zugewiesenen Freigeber gesendet.

Formulare können nicht eingereicht werden, wenn:

Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind

Validierungsregeln nicht ausgeführt wurden

Blockierende Validierungsfehler vorhanden sind

Freigeber überprüfen eingereichte Formulare und geben sie entweder frei oder senden sie zur Korrektur zurück.

So geben Sie ein Formular frei:

Öffnen Sie ein Formular mit dem Status Eingereicht.

Überprüfen Sie die Daten und etwaige Validierungen vom Typ Warnung.

Klicken Sie oben rechts auf Freigeben. Der Dialog Freigeben wird angezeigt.

Der Dialog zur Freigabe eines Formulars wird angezeigt. — Dialog 'Freigeben'

Fügen Sie optional Kommentare hinzu. Klicken Sie auf Freigeben, um zu bestätigen.

Der Formularstatus wechselt zu Freigegeben und eine Benachrichtigung wird an den Erfasser gesendet. Wenn alle Formulare in einem Datenerfassungsprozess freigegeben wurden, wechselt der Prozessstatus zu Abgeschlossen.

Wenn die Daten Korrekturen erfordern, können Freigeber das Formular an den Erfasser zurücksenden.

So senden Sie ein Formular zurück:

Öffnen Sie ein Formular mit dem Status Eingereicht.

Klicken Sie oben rechts auf Zurücksenden. Der Dialog Zurücksenden wird angezeigt.

The dialog for rejecting a form is displayed. — 'Send Back' dialog

Fügen Sie Kommentare hinzu, die erläutern, was korrigiert werden muss.

Klicken Sie zur Bestätigung auf Zurücksenden.

Der Formularstatus kehrt zu In Arbeit zurück und der Erfasser kann das Formular bearbeiten und erneut einreichen. Der Erfasser kann die Ablehnungskommentare einsehen, um zu verstehen, was korrigiert werden muss.

Zuletzt aktualisiert am 28.05.2026

Inhaltsverzeichnis

Daten erfassen, validieren und freigeben

Überblick

Datenerfassungsprozesse anzeigen

Formulare bearbeiten

Daten validieren

Formulare einreichen

Formulare freigeben und zurücksenden

Daten erfassen, validieren und freigeben

Überblick

Datenerfassungsprozesse anzeigen

Formular

Währung

Status

Validierungsergebnisse

Fälligkeitsdatum

Zuletzt geändert am

Formulare bearbeiten

Formularkopf

Formularstrukturbereich

Elementdetailansicht

Bearbeitung eines Formulars starten

Daten eingeben

Daten in Drill-down-Zellen eingeben

Daten validieren

Validierungsregeln ausführen

Validierungsergebnisse anzeigen

Intercompany-Validierung ausführen

Ergebnisse der Intercompany-Validierung anzeigen

Formulare einreichen

Formulare freigeben und zurücksenden

Formular freigeben

Formular zurücksenden

Inhaltsverzeichnis

Unternehmen

Rechtliches

Inhaltsverzeichnis

Verwandte Artikel

Unternehmen

Rechtliches