Daten erfassen, validieren und freigeben

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Glossar

Sobald ein Datenerfassungsprozess gestartet wurde, können die zugewiesenen Erfasser Daten über Formulare anzeigen, bearbeiten, validieren und einreichen. Dieses Kapitel beschreibt den vollständigen Workflow von der Dateneingabe bis zur abschließenden Freigabe.

Benutzer können die Formulare innerhalb von Datenerfassungsprozessen anzeigen und durchsuchen, auf die sie zugriffsberechtigt sind:

Administratoren

können alle Formulare im System einsehen.

Erfasser

können Formulare für Buchungskreise einsehen, denen sie zugewiesen sind (alle Status).

Freigeber

können nur Formulare für Buchungskreise einsehen, denen sie zugewiesen sind, mit dem Status

Eingereicht

Freigegeben

oder

Abgebrochen

Navigieren Sie zum Anzeigen der Formulare zu Data Collection | Datenerfassung.

Es wird eine Liste mit Formularen angezeigt. — Formularliste

Folgende Spalten sind verfügbar:

Spalte	Beschreibung
Formular	Hierarchische Ansicht mit dem Namen des Datenerfassungsprozesses, dem Namen des Buchungskreises und dem Formularnamen
Währung	Standardwährung des Buchungskreises, die gleichzeitig die Währung aller zugehörigen Formulare ist
Status	Aktueller Status des Formulars oder des Datenerfassungsprozesses. Verfügbare Werte finden Sie unten unter Formular- und Prozessstatus.
Validierungsergebnisse	Indikator für das Ergebnis der Ausführung von Validierungsregeln, sofern Validierungsregeln ausgeführt wurden
IC-Validierungsergebnis	Indikator für das Ergebnis der letzten Ausführung von Intercompany-Validierungsregeln, sofern Intercompany-Validierungsregeln ausgeführt wurden
Fälligkeitsdatum	Frist für den Abschluss des Formulars
Zuletzt geändert am	Datum der letzten Änderung

Formulare können folgende Status haben:

Status	Beschreibung
Neu	Das Formular existiert, es hat jedoch noch kein Erfasser mit der Bearbeitung begonnen.
In Arbeit	Ein Erfasser hat die Arbeit an diesem Formular begonnen. Dateneingabe, Import oder Validierung können bis zur Einreichung des Formulars fortgesetzt werden.
Eingereicht	Das Formular wurde eingereicht und wartet auf Freigabe.
Freigegeben	Ein Freigeber hat dieses Formular freigegeben. Ein Administrator kann ein freigegebenes Formular erneut öffnen, um Korrekturen zu ermöglichen.

Datenerfassungsprozesse können folgende Status haben:

Status	Beschreibung
Neu	Der Prozess existiert; die Erfassung hat noch nicht effektiv begonnen.
In Arbeit	Die Datenerfassung ist für diesen Prozess insgesamt im Gange: Mindestens ein Formular muss noch abgeschlossen werden, bevor der Prozess abgeschlossen werden kann.
Abgeschlossen	Der Prozess ist abgeschlossen.

Klicken Sie auf den Formularnamen in der Datenerfassungsliste, um ein Formular zu öffnen. Die Formulardetailansicht zeigt alle in der Formularvorlage definierten Abschnitte und Elemente sowie bereits erfasste Daten.

In der Detailansicht eines Formulars werden verschiedene Formularteile rot hervorgehoben angezeigt. — Die Detailansicht eines Formulars

Formulare bestehen aus folgenden Bereichen:

Bereich	Beschreibung
Formularkopf	Zeigt die wichtigsten Details des Formulars auf einen Blick: Name des Datenerfassungsprozesses, Formularname, Formularstatus, Buchungskreis, Standardwährung, Berichtsperiode, Fälligkeitsdatum und Validierungsstatus (sobald Validierungsregeln ausgeführt wurden). Der Formularkopf enthält außerdem die unten beschriebenen Aktionsschaltflächen.
Bereich 'Formularstruktur'	Linke Seitenleiste mit allen Formularabschnitten und ihren untergeordneten Elementen. Klicken Sie auf einen Abschnitt oder ein Element, um direkt dorthin zu navigieren. Abschnitte können auf- und zugeklappt werden.
Elementdetailansicht	Zeigt alle Formularabschnitte und -elemente mit den bisher erfassten Daten. Tabellen mit hierarchischen Zeilen ermöglichen einen Drill-down auf beliebige Detailebenen. Fehlgeschlagene Validierungen werden neben den betroffenen Elementen angezeigt. Wenn das Formular den Status Neu, Eingereicht oder Freigegeben hat, werden die Elemente im Lesemodus angezeigt.

Die im Formularkopf verfügbaren Schaltflächen hängen von Ihrer Rolle und dem aktuellen Formularstatus ab:

Schaltfläche	Beschreibung
Bearbeitung beginnen	Verfügbar, wenn der Formularstatus Neu ist. Klicken Sie, um das Formular für die Dateneingabe freizuschalten. Der Formularstatus wechselt zu In Arbeit.
Validierungsregeln ausführen	Verfügbar, wenn das Formular den Status In Arbeit hat. Führt die für dieses Formular konfigurierten Validierungsregeln aus.
Weitere Aktionen	Enthält die folgenden Optionen: Daten importieren ist verfügbar, wenn das Formular den Status In Arbeit hat und für die Formularvorlage mindestens eine Importmethode aktiviert ist – also wenn sie mindestens ein Element vom Typ Pivot-Tabelle oder CFP Pivot-Tabelle enthält oder wenn für eines dieser Elemente der Lucanet.Financial Warehouse-Import aktiviert ist. Verwenden Sie diese Option, um Daten aus Consolidation & Financial Planning, Excel (Datei hochladen) oder Lucanet.Financial Warehouse zu importieren (siehe Daten importieren). Nach Excel exportieren ist verfügbar, wenn das Formular den Status In Arbeit, Eingereicht oder Freigegeben hat und kein Import läuft. Verwenden Sie diese Option, um das Formular in eine Excel-Arbeitsmappe zu exportieren (siehe Formular nach Excel exportieren). Die Schaltfläche wird angezeigt, sobald mindestens eine der Optionen verfügbar ist.
Zur Freigabe einreichen	Verfügbar, wenn das Formular den Status In Arbeit hat. Reicht das Formular bei den zugewiesenen Freigebern ein. Der Formularstatus wechselt zu Eingereicht.
Freigeben	Für Freigeber verfügbar, wenn der Formularstatus Eingereicht ist. Gibt das Formular frei. Der Formularstatus wechselt zu Freigegeben.
Zurücksenden	Für Freigeber verfügbar, wenn der Formularstatus Eingereicht ist. Gibt das Formular zur Korrektur an den Erfasser zurück. Der Formularstatus wechselt zu In Arbeit.
Erneut öffnen	Für Administratoren verfügbar, wenn der Formularstatus Freigegeben ist. Öffnet das Formular erneut. Der Formularstatus wechselt zu In Arbeit und der zugewiesene Erfasser erhält eine Benachrichtigung.
Anleitung anzeigen	Verfügbar, wenn die Formularvorlage eine Anleitung enthält. Öffnet einen Dialog mit der vom Administrator konfigurierten Anleitung.

Wenn ein Formular geöffnet ist, können Sie direkt zu einem anderen Formular desselben Buchungskreises navigieren, ohne zur Datenerfassungsliste zurückzukehren. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm im Navigationspfad auf den Namen der Formularvorlage, um eine Dropdown-Liste zu öffnen. Die Dropdown-Liste zeigt alle anderen Formularvorlagen, auf die Sie für den aktuellen Buchungskreis innerhalb des aktuellen Datenerfassungsprozesses zugriffsberechtigt sind, jeweils mit Name und aktuellem Status des Formulars.

Der Name der Formularvorlage im Navigationspfad ist angeklickt und eine Dropdown-Liste zeigt alle zugänglichen Formularvorlagen mit ihren Namen und Status an. — Dropdown-Liste für die Formularnavigation

Nur der Name der Formularvorlage im Navigationspfad ist anklickbar. Der Name des Datenerfassungsprozesses führt nicht zu einer eigenen Ansicht.

Enthält die Formularvorlage eine Anleitung, wird oben rechts im Formular die Schaltfläche Anleitung anzeigen angezeigt. Klicken Sie auf Anleitung anzeigen, um einen Dialog mit dem Anleitungstext zu öffnen. Die Anleitung ist schreibgeschützt und behält die vom Administrator konfigurierte Formatierung bei.

Ist in der Formularvorlage keine Anleitung konfiguriert, wird die Schaltfläche Anleitung anzeigen nicht angezeigt.

Wenn ein Formular erstmals erstellt wird, hat es den Status Neu und wird im Lesemodus angezeigt.

So starten Sie die Bearbeitung eines Formulars:

Öffnen Sie das Formular, indem Sie in der Formularliste auf den Formularnamen klicken.

Klicken Sie oben rechts auf Bearbeitung beginnen. Der Formularstatus wechselt zu In Arbeit und das Formular wird bearbeitbar.

Nur Erfasser, die einem Buchungskreis in einem Reporting-Package zugewiesen sind, können die Formulare dieses Buchungskreises bearbeiten. Administratoren können jedes Formular unabhängig von Buchungskreiszuweisungen bearbeiten.

Sobald ein Formular den Status In Arbeit hat, können Erfasser Daten manuell eingeben oder aus einer externen Quelle importieren. Um Daten zu importieren, klicken Sie auf Weitere Aktionen | Daten importieren und wählen Sie zwischen Excel, Consolidation & Financial Planning oder Lucanet.Financial Warehouse. Weitere Informationen finden Sie unter Daten importieren.

Die folgende Tabelle beschreibt, wie Sie Daten für die einzelnen Elementtypen eingeben:

Element	Dateneingabe
Pivot-Tabelle, CFP Pivot-Tabelle	• Klicken Sie auf eine Zelle, um einen Wert einzugeben oder zu bearbeiten. Daten werden automatisch gespeichert, während Sie tippen. • Bei Tabellen mit hierarchischen Zeilen sind nur die Zeilen auf der untersten Ebene bearbeitbar; übergeordnete Zeilen aggregieren Werte automatisch. • Zellen in Formelzeilen oder Formelspalten, gekennzeichnet mit dem ∫-Symbol, werden automatisch berechnet und können nicht bearbeitet werden. Zeigen Sie auf eine Formelzelle, um ihren Ausdruck anzuzeigen. • Ist ein Drill-down auf Zeilenebene konfiguriert, fügen Sie die Elemente der Drill-down-Dimensionen über die Schaltflächen Hinzufügen unterhalb der Zeile als untergeordnete Zeilen hinzu. Ist ein Drill-down auf Spaltenebene konfiguriert, klicken Sie auf das Drill-down-Symbol in der Zelle, um Werte im Drill-down-Dialog anzugeben. Details finden Sie unter Daten in Drill-down-Zellen eingeben.
Dynamische Tabelle	• Klicken Sie auf + Zeile hinzufügen, um eine neue, leere Zeile am Ende der Tabelle hinzuzufügen. • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Zeile und wählen Sie Duplizieren, um eine Kopie hinzuzufügen, oder Löschen, um die Zeile zu entfernen. • Klicken Sie auf eine Zelle, um einen Wert einzugeben. Die Daten werden automatisch gespeichert, sobald Sie die Zelle verlassen. • Zellen unterstützen je nach Spaltenkonfiguration die Datentypen Text, Numerisch und Währung. • Jede Summenspalte wird automatisch neu berechnet. • Ist eine maximale Anzahl an Zeilen konfiguriert, sind + Zeile hinzufügen und Duplizieren deaktiviert, sobald diese Anzahl erreicht ist.
Text	Klicken Sie auf das Feld und geben Sie Ihren Text ein. Am Feld wird ein Zeichenzähler angezeigt; sobald die konfigurierte Zeichenbegrenzung erreicht ist, sind keine weiteren Eingaben möglich.
Zahl	Klicken Sie auf das Feld und geben Sie eine Zahl ein. Die Anzahl der Dezimalstellen und ob negative Werte zulässig sind, hängen von der Konfiguration der Formularvorlage ab. Tausendertrennzeichen und Dezimalzeichen folgen Ihren Formatierungseinstellungen.
Betrag	Klicken Sie auf das Feld und geben Sie einen Geldbetrag ein. Als Währung wird die Standardwährung angezeigt, die in Consolidation & Financial Planning für den Buchungskreis konfiguriert ist. Die Anzahl der Dezimalstellen und ob negative Werte zulässig sind, hängen von der Konfiguration der Formularvorlage ab. Die Formatierung der Beträge folgt Ihren Formatierungseinstellungen.
Datum	Klicken Sie auf die Datumsauswahl und wählen Sie den passenden Wert. Je nach Konfiguration der Formularvorlage wählen Sie ein vollständiges Datum (Tag, Monat und Jahr), einen Monat oder nur ein Jahr.
Boolean	Beim Öffnen des Formulars ist das Kontrollkästchen in einem nicht gesetzten Zustand – weder aktiviert noch deaktiviert. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Ihre Angabe zu machen. Ist das Element erforderlich, müssen Sie es explizit aktivieren oder deaktivieren; ein nicht gesetztes Kontrollkästchen gilt als leer.
Auswahlliste	Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie eine oder mehrere Optionen. Ob eine einfache oder eine Mehrfachauswahl möglich ist, hängt von der Konfiguration der Formularvorlage ab. Bei Elementen mit einfacher Auswahl können Sie die aktuell gewählte Option abwählen, um das Feld zu leeren.

Hinweise zur Dateneingabe

Alle Daten werden automatisch gespeichert.

Pflichtelemente sind mit einer Pflichtfeld-Kennzeichnung markiert und müssen ausgefüllt sein, bevor Sie das Formular einreichen können.

Mehrere Erfasser, die demselben Buchungskreis zugewiesen sind, können das Formular gleichzeitig bearbeiten. Wenn zwei Benutzer dieselbe Zelle gleichzeitig ändern, wird ein Konfliktdialog angezeigt. Sie können den Konflikt lösen, indem Sie Ihren Wert beibehalten, den Wert des anderen Benutzers übernehmen oder einen anderen Wert eingeben.

Administratoren können einen Drill-down für Zeilen, für Spalten oder für beides in derselben Pivot-Tabelle konfigurieren, mit bis zu fünf Ebenen, einer pro Dimension. Details finden Sie unter Tabellen in Formularvorlagen konfigurieren. Wie Sie Daten eingeben, hängt von der Art des Drill-downs ab.

Ist im Reporting-Package eine Elementauswahl für eine Drill-down-Dimension konfiguriert, sind nur die gewählten Elemente verfügbar. Ausgeschlossene Elemente können nicht gewählt werden. Details finden Sie unter Reporting-Packages anlegen und konfigurieren.

Drill-down auf Zeilenebene

Zeilen mit einem Drill-down auf Zeilenebene zeigen das Drill-down-Symbol neben ihrem Namen an. Sie fügen die Elemente der Drill-down-Dimensionen als untergeordnete Zeilen direkt in der Tabelle hinzu, eine Ebene pro Dimension:

Unterhalb der Zeile und unterhalb jedes hinzugefügten Elements zeigt die Tabelle eine Schaltfläche

Hinzufügen

für die nächste Ebene an, z. B.

Lokales Konto hinzufügen

Kostenstelle hinzufügen

oder

Partner hinzufügen

. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine Zeile für ein Element dieser Dimension hinzuzufügen.

Für die Dimension

Lokales Konto

geben Sie den Namen des Kontos in der neuen Zeile ein. Für alle anderen Dimensionen wählen Sie das Element in der Dropdown-Liste der neuen Zeile.

Geben Sie die Werte einer Zeile auf der untersten Ebene direkt in ihren Zellen an. Übergeordnete Zeilen, einschließlich der Zeile mit der Drill-down-Konfiguration, sind schreibgeschützt und zeigen die Summe ihrer untergeordneten Zeilen an.

Um ein Element zu löschen, klicken Sie seine Zeile mit der rechten Maustaste an und wählen

Löschen

aus dem Kontextmenü.

Eine CFP Pivot-Tabelle zeigt eine Kontenzeile mit dem Drill-down-Symbol, darunter die hinzugefügten Zeilen für lokales Konto, Kostenstelle und Partner mit ihren Werten sowie Schaltflächen zum Hinzufügen des nächsten Partners, der nächsten Kostenstelle und des nächsten lokalen Kontos. — Drill-down auf Zeilenebene mit den Ebenen lokales Konto, Kostenstelle und Partner

Hat der Administrator für die Dimension Partner die Option Angaben zur Transaktionswährung verlangen aktiviert, zeigt jede Partnerzeile in ihrer Wertzelle ein Pfeil-Symbol an.

So erfassen Sie Transaktionen für einen Partner:

Klicken Sie in der Partnerzeile auf das Pfeil-Symbol. Der Drill-down-Dialog mit einer Transaktionstabelle für den Partner wird angezeigt. Die Tabelle enthält die Spalten Partner, Transaktionswährung, Wert in Transaktionswährung, Wert in Berichtswährung und Transaktionsbeschreibung. Der Partner ist fest vorgegeben.

Klicken Sie auf Zeile hinzufügen, um mehrere Transaktionen für denselben Partner zu erfassen, z. B. eine pro Rechnung. Die Wertzelle der Partnerzeile zeigt die Summe der Werte in Berichtswährung an.

Der Drill-down-Dialog für eine Partnerzeile zeigt die Transaktionstabelle mit einer Zeile pro Transaktion und den Spalten für Partner, Transaktionswährung, Werte und Transaktionsbeschreibung an. — Transaktionstabelle für eine Partnerzeile im Drill-down-Dialog

Drill-down auf Spaltenebene

Ist ein Drill-down auf Spaltenebene konfiguriert, sind die Zellen dieser Spalte in der Haupttabelle schreibgeschützt. Ihre Werte werden automatisch als Summe aller Drill-down-Einträge berechnet. Um Werte einzugeben oder zu bearbeiten, klicken Sie auf das Drill-down-Symbol in der Zelle. Der Drill-down-Dialog wird angezeigt.

Der Dialog zeigt eine Tabelle pro Drill-down-Ebene der Spalte an, übereinander angeordnet:

Ebene 1

oben: Eine Zeile pro Element der ersten Dimension. Die Spalte

Wert in Berichtswährung

ist schreibgeschützt und zeigt die aggregierte Summe aller Einträge der nächsten Ebene für dieses Element an. Klicken Sie auf eine Zeile, um sie zu wählen und ihre Einträge der nächsten Ebene in der Tabelle darunter zu laden.

Weitere Ebenen

darunter: Die Einträge für das gewählte Element der vorherigen Ebene. Transaktionswährung und Werte sind auf der untersten Ebene bearbeitbar. Der Abschnittstitel zeigt den Namen des gewählten Elements der vorherigen Ebene an.

Drill-down-Dialog mit einer Partner-Tabelle für Ebene 1 und einer Konten-Tabelle für Ebene 2 übereinander, wobei in Ebene 1 ein Element gewählt ist und darunter die zugehörigen Konten-Einträge angezeigt werden. — Drill-down-Dialog – zwei Drill-down-Ebenen der Spalte

Die Tabelle der untersten Ebene enthält folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung
[Dimensionsname]	Code und Name des Dimensionselements
Transaktionsbeschreibung	Freitext, der den Eintrag beschreibt
Transaktionswährung	Dropdown-Liste zur Wahl der Transaktionswährung
Wert in Transaktionswährung	Bearbeitbarer Wert in Transaktionswährung
Wert in Berichtswährung	Bearbeitbarer Wert in Berichtswährung

Drill-down auf Zeilen- und Spaltenebene in derselben Tabelle

Hat eine Tabelle sowohl einen Drill-down auf Zeilenebene als auch einen Drill-down auf Spaltenebene, sind die Zellen der Spalte mit dem Drill-down auch für die Elemente des Drill-downs auf Zeilenebene schreibgeschützt. Klicken Sie auf das Drill-down-Symbol in der Zelle eines Elements auf der untersten Ebene, um seine Werte pro Element der Spaltendimensionen im Drill-down-Dialog anzugeben. Ist die Zeile eine Partnerzeile, für die Angaben zur Transaktionswährung verlangt werden, zeigt der Dialog zwei Tabellen an: die Tabelle für den Drill-down auf Spaltenebene und die Transaktionstabelle für den Partner.

Einträge hinzufügen

Klicken Sie auf + [Dimensionstyp] hinzufügen, um einen Dimensionsselektor zu öffnen und einen neuen Eintrag hinzuzufügen.

Einträge löschen

Klicken Sie auf das Löschsymbol am Ende einer Zeile und bestätigen Sie die Löschung. Wenn alle Einträge gelöscht wurden, wird der Wert der übergeordneten Zelle leer.

Änderungen speichern

Änderungen im Drill-down-Dialog werden automatisch gespeichert, wenn Sie eine Zelle verlassen, zum Beispiel durch Drücken von Enter oder Tab oder durch Klicken außerhalb der Zelle. Durch Drücken von Escape während der Bearbeitung einer Zelle wird die Bearbeitung ohne Speichern abgebrochen. Es gibt keine Speichern-Schaltfläche – schließen Sie den Dialog über die X-Schaltfläche, durch Drücken von Escape, wenn keine Zelle aktiv ist, oder durch Klicken außerhalb des Dialogs.

Data Collection bietet zwei Arten der Validierung, die während eines Datenerfassungsprozesses ausgeführt werden können:

Validierungsregeln

– prüfen die Datenqualität innerhalb der Formulare eines einzelnen Buchungskreises (ausgeführt aus einem Formular heraus)

Intercompany-Validierung

– prüft, ob Transaktionen zwischen verbundenen Buchungskreisen übereinstimmen (ausgeführt aus der Datenerfassungsliste)

Um Validierungsregeln auszuführen, klicken Sie oben rechts im Formular auf Validierungsregeln ausführen. Das System führt alle aktiven Validierungsregeln aus, die für dieses Formular gelten, und zeigt nach Abschluss eine Zusammenfassung an.

Zusammenfassung aller auf einem Formular ausgeführten Validierungsregeln wird angezeigt. — Zusammenfassung aller auf einem Formular ausgeführten Validierungsregeln

Nach der Ausführung der Validierungsregeln wird ein Ergebnisbereich angezeigt:

Blockierend

– Kritische Fehler, die vor der Einreichung behoben werden müssen

Warnung

– Probleme, die überprüft werden sollten, die jedoch die Einreichung nicht verhindern

Bestanden

– Regeln, die erfolgreich abgeschlossen wurden

Klappen Sie die Regelzeile auf, um Details zu einer bestimmten Regel anzuzeigen.

Die aufgeklappte Ansicht kann Folgendes enthalten:

Details

: Fachlicher Kontext der Regel

Struktur der Validierungsregel

: Die konfigurierte Formel oder der logische Ausdruck

Ausgeführte Validierungsregel

: Während der Ausführung verwendete Werte und die berechnete Differenz (falls zutreffend)

Es wird eine Detailansicht einer Validierungsregel angezeigt, in der die Einzelheiten des Fehlers aufgeführt sind. — Details zur Validierungsregel anzeigen

Formularelemente, auf die sich fehlgeschlagene Validierungsregeln beziehen, werden direkt im Formular hervorgehoben.

Veraltete Validierungsergebnisse

Wenn nach der letzten Validierungsausführung Daten geändert werden, sind die vorhandenen Validierungsergebnisse nicht mehr aktuell. In diesem Fall wird unterhalb des Formularkopfes eine Warnung Validierung veraltet angezeigt. Für Benutzer, die Validierungsregeln ausführen können, also Erfasser, enthält die Warnung eine Aktion Validierungsregeln ausführen, damit sie sofort eine neue Validierungsausführung starten können.

Die Warnung wird automatisch entfernt, wenn:

die Validierung erfolgreich abgeschlossen wurde und die Ergebnisse aktuell sind, oder

der Formularstatus von

In Arbeit

in einen anderen Status wechselt.

Wenn die Intercompany-Validierung für das Reporting-Package aktiviert ist, können Erfasser die Intercompany-Validierung auf Buchungskreisebene ausführen. Die Intercompany-Validierung prüft, ob Transaktionen zwischen verbundenen Buchungskreisen übereinstimmen – zum Beispiel muss der Gesamtbetrag, den Buchungskreis A gegenüber Buchungskreis B ausweist, dem Gesamtbetrag entsprechen, den Buchungskreis B gegenüber Buchungskreis A ausweist – jedoch mit umgekehrten Vorzeichen, einer positiv und einer negativ.

Um die Intercompany-Validierung auszuführen, navigieren Sie zum Arbeitsbereich Datenerfassung und wählen Sie IC-Validierung ausführen aus dem Drei-Punkte-Kontextmenü am Ende der Buchungskreiszeile.

Die Option 'IC-Validierung ausführen' wird angezeigt. — Option 'IC-Validierung ausführen'

Nachdem die Intercompany-Validierung abgeschlossen wurde, erscheint eine zweite Benachrichtigung und die Option IC-Validierungsergebnisse anzeigen wird im Kontextmenü verfügbar.

Um die Ergebnisse anzuzeigen, wählen Sie IC-Validierungsergebnisse anzeigen aus dem Kontextmenü. Ein Ergebnisbereich wird angezeigt, der jede ausgeführte Intercompany-Regel mit ihrem Status zeigt:

Erfolgreich

– die Werte stimmen exakt überein oder die Differenz liegt innerhalb der konfigurierten Toleranzschwellenwerte

Warnung

– eine Differenz wurde gefunden und für die Regel sind keine Toleranzschwellenwerte konfiguriert

Fehlerhaft

– die Differenz überschreitet die konfigurierten Toleranzschwellenwerte

Nicht bewertet

– die Regel konnte nicht ausgewertet werden. Das tritt in zwei Fällen auf:

Die Regel gleicht in Transaktionswährung ab, es wurden jedoch für einen oder beide Buchungskreise keine Werte in Transaktionswährung eingegeben.

Es wurden Werte in Transaktionswährung eingegeben, aber keine der Währungen stimmt mit einem konfigurierten Schwellenwert-Eintrag überein.

Die berechnete Differenz wird in den Ergebnissen immer angezeigt, auch wenn das Ergebnis Erfolgreich ist. Bei Regeln mit konfigurierten Schwellenwerten sehen Sie, ob die Differenz innerhalb des Schwellenwerts lag oder ihn überschritten hat. Sie können alle Regeln auf einmal erneut ausführen, indem Sie oben im Ergebnisbereich auf Alle Validierungen erneut durchführen klicken, oder eine einzelne Regel individuell über Validierung erneut durchführen ausführen.

Wenn Sie eine Regel aufklappen, wird ihre Beschreibung unter der Überschrift Details angezeigt, genauso wie in den Ergebnissen regulärer Validierungsregeln. Hat eine Regel keine Beschreibung, wird Keine Beschreibung vorhanden angezeigt. Angezeigt wird die Beschreibung zum Zeitpunkt der Ausführung; Änderungen an der Regel erscheinen in den Ergebnissen erst, nachdem die Validierung erneut ausgeführt wurde.

Innerhalb jeder Validierungsregel sind die Ergebnisse nach Gegenparteien gruppiert, d. h. nach den Buchungskreisen, mit deren Werten Ihre Werte abgeglichen werden. Jeder Gegenpartei-Abschnitt zeigt Folgendes an:

Differenz

– die berechnete Differenz zwischen den Werten beider Buchungskreise, angezeigt in der Kopfzeile des Abschnitts

Detailtabelle

– die Werte beider Buchungskreise pro Position oder Konto; für Validierungsregeln, die aggregierte Werte in Konzernwährung abgleichen, enthält die Tabelle außerdem die Spalte

Wechselkurs

mit dem Kurs, der für die Umrechnung der Werte des jeweiligen Buchungskreises angewendet wurde

Um einer Intercompany-Differenz oder fehlenden Daten nachzugehen, können Sie die Kontaktinformationen der Erfasser einer Gegenpartei anzeigen. Klicken Sie in der Kopfzeile des Abschnitts auf das Telefonbuch-Symbol neben dem Namen der Gegenpartei, um einen Dialog zu öffnen, der jeden im Reporting-Package zugewiesenen Erfasser der Gegenpartei mit Name und E-Mail-Adresse anzeigt.

Hat eine Gegenpartei auf keiner der Positionen und Konten in der Definition der Validierungsregel einen Wert erfasst, zeigt die Kopfzeile des Abschnitts Keine Daten anstelle einer Differenz an. Außerdem wird eine Meldung angezeigt, die erklärt, dass die Differenz nicht berechnet werden kann. Die Zeilen der Gegenpartei werden mit leeren Wertspalten angezeigt und die Validierungsregel erhält den Status Warnung.

Ein Gegenpartei-Abschnitt ohne Daten zeigt eine Meldung an, dass die Differenz nicht berechnet werden kann. — Gegenpartei mit dem Label 'Keine Daten' in den Ergebnissen der Intercompany-Validierung

Nachdem Erfasser Daten eingegeben und die Validierung ausgeführt haben, reichen sie die Formulare zur Freigabe ein.

So reichen Sie ein Formular ein:

Navigieren Sie zu dem einzureichenden Formular und klicken Sie oben rechts auf Zur Freigabe einreichen. Der Dialog Zur Freigabe einreichen wird angezeigt:

Der Dialog 'Zur Freigabe einreichen' wird angezeigt. — Dialog 'Zur Freigabe einreichen'

Fügen Sie optional Kommentare hinzu, um dem Freigeber Kontext zu geben.

Klicken Sie auf Einreichen. Der Formularstatus wechselt zu Eingereicht und das Formular wird schreibgeschützt. Eine Benachrichtigung wird an die zugewiesenen Freigeber gesendet.

Formulare können nicht eingereicht werden, wenn:

Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind

Validierungsregeln nicht ausgeführt wurden

Blockierende Validierungsfehler vorhanden sind

Freigeber überprüfen eingereichte Formulare und geben sie entweder frei oder senden sie zur Korrektur zurück.

So geben Sie ein Formular frei:

Öffnen Sie ein Formular mit dem Status Eingereicht.

Überprüfen Sie die Daten und etwaige Validierungen vom Typ Warnung.

Klicken Sie oben rechts auf Freigeben. Der Dialog Freigeben wird angezeigt.

Der Dialog zur Freigabe eines Formulars wird angezeigt. — Dialog 'Freigeben'

Fügen Sie optional Kommentare hinzu. Klicken Sie auf Freigeben, um zu bestätigen.

Der Formularstatus wechselt zu Freigegeben und eine Benachrichtigung wird an den Erfasser gesendet. Wenn alle Formulare in einem Datenerfassungsprozess freigegeben wurden, wechselt der Prozessstatus zu Abgeschlossen.

Wenn die Daten Korrekturen erfordern, können Freigeber das Formular an den Erfasser zurücksenden.

So senden Sie ein Formular zurück:

Öffnen Sie ein Formular mit dem Status Eingereicht.

Klicken Sie oben rechts auf Zurücksenden. Der Dialog Zurücksenden wird angezeigt.

Der Dialog zum Zurücksenden eines Formulars wird angezeigt. — Dialog 'Zurücksenden'

Fügen Sie Kommentare hinzu, die erläutern, was korrigiert werden muss.

Klicken Sie zur Bestätigung auf Zurücksenden.

Der Formularstatus kehrt zu In Arbeit zurück und der Erfasser kann das Formular bearbeiten und erneut einreichen. Der Erfasser kann die Ablehnungskommentare einsehen, um zu verstehen, was korrigiert werden muss.

Wird nach der Freigabe eines Formulars ein Fehler entdeckt, kann ein Data Collection-Administrator das Formular erneut öffnen, um Korrekturen zu ermöglichen.

So öffnen Sie ein Formular erneut:

Öffnen Sie das Formular mit dem Status Freigegeben.

Klicken Sie oben rechts auf Erneut öffnen. Der Formularstatus wechselt zu In Arbeit und der Erfasser erhält eine Benachrichtigung.

Der Erfasser muss das Formular bearbeiten und erneut zur Freigabe einreichen. Es gilt der reguläre Einreichungs- und Freigabeprozess.

Das erneute Öffnen eines Formulars wirkt sich nicht auf andere Formulare desselben Reporting-Package aus – alle anderen Formulare behalten ihren aktuellen Status.

Das erneute Öffnen eines Formulars und das Ändern seiner Daten aktualisiert nicht automatisch Buchungen, die bereits in Consolidation & Financial Planning importiert wurden. Die vorhandene Buchung bleibt unverändert, bis ein Data Collection-Administrator den Datenimport Import from DC in Consolidation & Financial Planning erneut ausführt. Beim erneuten Ausführen überschreibt der Import die bisherige Buchung mit den aktualisierten Werten. Details finden Sie unter Buchungen aus Data Collection in CFP importieren.