Daten aus Excel importieren | Lucanet Knowledge Base

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Daten mit der Excel-Vorlage importieren

Formular nach Excel exportieren

Glossar

Sie können Finanzdaten aus Excel-Dateien direkt in Formulare in Lucanet Data Collection importieren. Nach dem Hochladen einer Datei ordnen Sie Excel-Daten interaktiv den Zeilen und Spalten des Formulars zu. Data Collection speichert Ihre Zuordnungen, sodass wiederkehrende Importe schneller ablaufen – laden Sie eine aktualisierte Datei hoch und Ihre vorherige Konfiguration wird automatisch wiederhergestellt.

Um Werte zusammen mit ihren Details zu Partner, Kostenstelle, Bewegungsart und Bewertungsebene zu importieren, verwenden Sie den Import über die Excel-Vorlage. Weitere Informationen finden Sie unter Daten mit der Excel-Vorlage importieren.

Bevor Sie in Data Collection einen Excel-Import starten:

Das Formular muss den Status

In Arbeit

haben.

Sie müssen als

Erfasser

für den Buchungskreis zugewiesen sein oder

Administrator

sein.

Das Formular muss mindestens eine Pivot-Tabelle mit mindestens einer

numerischen Spalte

oder

Währungsspalte

enthalten.

So starten Sie in Data Collection einen Excel-Import:

Navigieren Sie zu Data Collection | Datenerfassung.

Öffnen Sie das Formular, in das Sie Daten importieren möchten.

Klicken Sie oben rechts auf Weitere Aktionen | Daten importieren. Der Dialog Daten importieren wird angezeigt:

Zeigt den Dialog 'Daten importieren' in Data Collection mit dem Text 'Wählen Sie die Quelle, aus der Sie Daten importieren möchten:', den Optionen 'Excel' und 'Consolidation & Financial Planning' sowie der Schaltfläche 'Abbrechen'. — Dialog 'Daten importieren'

Wählen Sie Excel. Der Dialog Daten aus MS Excel importieren wird geöffnet.

Zeigt den Dialog 'Daten aus MS Excel importieren' in Data Collection mit dem Text 'Laden Sie Ihre Excel-Datei (XLSX oder XLS) hoch, um mit dem Mapping der Daten zu beginnen', einem Hochladebereich mit den Texten 'Ziehen Sie Ihre Excel-Datei hierher, oder wählen Sie eine Datei' und 'Unterstützt XLSX- und XLS-Dateien (max. 50 MB)', dem Hinweis 'Die erste Zeile wird als Kopfzeile verwendet.' sowie den Schaltflächen 'Zurück' und 'Nächster Schritt'. — Dialog 'Daten aus MS Excel importieren'

Die erste Zeile Ihrer Excel-Datei wird als Kopfzeile verwendet.

Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch, indem Sie sie in den Hochladebereich ziehen, oder klicken Sie auf wählen Sie eine Datei, um zu suchen.

Unterstützte Formate und Limits:

Dateiformate: .xlsx, .xls

Maximale Dateigröße: 50 MB

Klicken Sie auf Nächster Schritt.

Nach dem Hochladen wird rechts eine Seitenleiste Importierte Konten mit allen Konten aus der hochgeladenen Datei, nach Tabellenblatt geordnet, eingeblendet. Jede Zeile und Spalte im Formular zeigt einen Link + Zuordnen.

Zeigt ein Formular in Data Collection mit dem Bedienfeld 'Formularstruktur' links, der Tabelle 'TabelNormal' in der Mitte und dem Bedienfeld 'Importierte Konten · 181' rechts mit der Schaltfläche 'Partner zuordnen · 4', den Reitern 'Nicht zugeordnet 181' und 'Zugeordnet 0' sowie den Konten unter 'Sheet1'. Die Tabelle zeigt für die Spalte 'Value' die Kennzeichnung 'Zugeordnet' und den Link 'Mapping bearbeiten', für die Zeilen die Kennzeichnung 'Zugeordnet' und '+ Zuordnen'-Links sowie zugeordnete Konten wie '102000Caisse 2' und '100000Caisse 1' als untergeordnete Einträge. Oben rechts befinden sich die Schaltflächen 'Abbrechen' und 'Import'. — Formulardetailansicht

Um den Excel-Import in Data Collection zu konfigurieren, verknüpfen Sie Excel-Konten mit Formularzeilen und Excel-Spalten mit Formularspalten. Sie müssen mindestens eine Zeilenzuordnung und eine Spaltenzuordnung konfigurieren, bevor Sie den Import ausführen können.

Zeilenzuordnungen verknüpfen eine Formularzeile mit einem oder mehreren Konten in Ihrer Excel-Datei. Wenn der Import ausgeführt wird, werden die Werte aller zugeordneten Konten addiert und in die Zielzeile geschrieben.

So ordnen Sie ein Konto einer Zeile zu:

Klicken Sie auf + Zuordnen neben einer Zeile auf der untersten Ebene. Der Dialog Konten zuordnen wird geöffnet und zeigt alle Konten nach Tabellenblatt geordnet an.

Zeigt den Dialog 'Konten zuordnen' in Data Collection mit dem Text 'Konten auf internally generated intangible fixed assets zuordnen.', einem Suchfeld, den Konten 'Account 1' bis 'Account 5' unter 'Sheet 1' mit dem gewählten Konto 'Account 1', der Gruppe 'Sheet 2', der Schaltfläche 'Alles auswählen', dem Zähler '1 gewählt' sowie den Schaltflächen 'Abbrechen' und 'Zuordnen'. — Dialog 'Konten zuordnen'

Wählen Sie ein oder mehrere Konten, die dieser Zeile zugeordnet werden sollen. Sie können Konten aus mehreren Tabellenblättern wählen. Verwenden Sie das Suchfeld, um nach Kontonamen zu filtern.

Klicken Sie auf Zuordnen. Die Zeile zeigt nun ein Verknüpfungssymbol und die zugeordneten Konten erscheinen als untergeordnete Einträge darunter.

Zeigt die Tabelle 'cfp-table-1' in Data Collection während des Excel-Imports mit den Spalten 'Name' und 'import data'. Die Zeile 'internally generated intangible fixed assets' zeigt die Kennzeichnung 'Zugeordnet' und den Link '+ Zuordnen'. Rot hervorgehoben ist das zugeordnete Konto 'Account 1' unterhalb der Zeile. — Eine zugeordnete Zeile, in der das verknüpfte Konto als untergeordneter Eintrag angezeigt wird

Es können nur Zeilen auf der untersten Ebene zugeordnet werden. Übergeordnete Zeilen und Summenzeilen haben keinen Link + Zuordnen – ihre Werte werden automatisch berechnet.

Jedes Excel-Konto kann nur einer Formularzeile zugeordnet werden. Konten, die bereits einer anderen Zeile zugeordnet sind, werden im Dialog Konten zuordnen nicht angezeigt.

Zugeordnetes Konto entfernen

Um ein zugeordnetes Konto zu entfernen, klicken Sie auf das Löschsymbol beim untergeordneten Eintrag unterhalb der Zeile. Das Konto ist dann wieder für die Zuordnung zu einer anderen Zeile verfügbar.

Spaltenzuordnungen verknüpfen eine Formularspalte mit einer Spalte in Ihrer Excel-Datei.

So ordnen Sie eine Spalte zu:

Klicken Sie auf + Zuordnen in einem Spaltenkopf vom Typ Numerisch oder Währung. Der Dialog Spalte zuordnen wird geöffnet und zeigt alle Spalten nach Tabellenblatt geordnet an.

Zeigt den Dialog 'Spalte zuordnen: import data' in Data Collection mit einem Suchfeld, den Spalten 'Account' und 'Column name 1' bis 'Column name 4' unter 'Sheet 1' mit der gewählten Spalte 'Column name 1', den Spalten 'Account' und 'Column name 5' unter 'Sheet 2' sowie den Schaltflächen 'Abbrechen' und 'Zuordnen'. — Dialog 'Spalte zuordnen' zum Wählen einer Excel-Spalte

Wählen Sie die Excel-Spalte, die die Werte für diese Formularspalte enthält. Sie können das Suchfeld verwenden, um nach Spaltennamen zu filtern.

Klicken Sie auf Zuordnen. Der Spaltenkopf zeigt nun ein Verknüpfungssymbol zur Bestätigung der Zuordnung.

Zeigt einen Spaltenkopf in Data Collection mit dem Text 'accounts' und einem Verknüpfungssymbol. Rot hervorgehoben ist das Verknüpfungssymbol. — Eine Spaltenüberschrift mit einem Verknüpfungssymbol nach der Zuordnung

Sie können dieselbe Excel-Spalte Formularspalten in mehreren Tabellen des Formulars zuordnen, innerhalb einer Tabelle jedoch nur einmal. Nachdem Sie eine Excel-Spalte in einer Tabelle zugeordnet haben, bietet Data Collection sie im Dialog Spalte zuordnen dieser Tabelle nicht mehr an; für alle anderen Tabellen bleibt die Spalte verfügbar. Wenn Sie die Zuordnung entfernen, wird die Excel-Spalte in dieser Tabelle wieder angeboten. Der Import schreibt den Wert der Excel-Spalte in jede Formularspalte, der sie zugeordnet ist. Summenspalten haben keinen Link + Zuordnen – sie werden automatisch berechnet.

Formularspalten mit der Eingabemethode Nur manuell werden für die Zuordnung nicht angeboten – Sie können ihre Werte nur manuell eingeben (siehe Tabellen in Formularvorlagen konfigurieren).

Sobald mindestens eine Zeile und eine Spalte zugeordnet sind, wird die Schaltfläche Importieren in Data Collection verfügbar.

So führen Sie den Excel-Import in Data Collection aus:

Klicken Sie oben rechts auf Importieren.

Wenn das Formular bereits erfasste Daten enthält, wird der Dialog Import bestätigen angezeigt. Klicken Sie auf Bestätigen, um vorhandene Werte zu überschreiben, oder auf Abbrechen, um zur Zuordnungsansicht zurückzukehren.

Zeigt den Dialog 'Import bestätigen' in Data Collection mit der Meldung 'Durch die Ausführung dieses Imports werden möglicherweise Daten ersetzt, die bereits in dieser Form erfasst wurden. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Sind Sie sicher, dass Sie fortfahren möchten?' sowie den Schaltflächen 'Abbrechen' und 'Bestätigen'. — Dialog 'Import bestätigen'

Zusätzliche Hinweise:

Manuelle Bearbeitung und weitere Importe sind für alle Benutzer deaktiviert, während der Import läuft.

Nach einem erfolgreichen Import wird eine Erfolgsmeldung angezeigt und das Formular kehrt in den normalen Bearbeitungsmodus zurück, mit den importierten Werten an ihrer Stelle. Übergeordnete Zeilen und Summenspalten werden automatisch neu berechnet.

Importierte Werte können nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Um importierte Daten zu korrigieren, bearbeiten Sie die betroffenen Zellen manuell nach dem Import.

Wurden Spalten übersprungen, weil ihre Eingabemethode

Nur manuell

ist, listet eine Meldung nach dem Import die Spalten auf, die nicht aktualisiert wurden.

Ist im Reporting-Package eine Elementauswahl für eine Drill-down-Dimension konfiguriert, werden Zeilen abgelehnt, die ein Element außerhalb der Auswahl enthalten. Das Importergebnis weist die abgelehnten Zeilen aus (siehe

Reporting-Packages anlegen und konfigurieren

Wenn Sie das nächste Mal Daten für dasselbe Formular und denselben Buchungskreis importieren, stellt Data Collection Ihre vorherigen Zeilen- und Spaltenzuordnungen automatisch wieder her. Laden Sie die neue Excel-Datei hoch und die Zuordnungen werden sofort angewendet – Sie müssen sie nur anpassen, wenn sich die Dateistruktur geändert hat. Enthält eine wiederhergestellte Zuordnung eine Spalte, deren Eingabemethode inzwischen auf Nur manuell geändert wurde, wird diese Zuordnung beim Ausführen des Imports übersprungen.

Wenn in der neuen Datei Konten fehlen, die zuvor zugeordnet waren, erscheint ein rotes Warnsymbol bei der übergeordneten Zeile und der fehlende Kontoname wird durchgestrichen angezeigt. Der Import kann trotzdem ausgeführt werden – fehlende Konten werden übersprungen und ihre Zielzeilen erhalten keinen Wert von diesem Konto. Zum Bereinigen klicken Sie auf das Löschsymbol beim fehlenden Kontoeintrag, um die verwaiste Zuordnung zu entfernen.

Der Excel-Import in Data Collection unterstützt Tabellen mit den folgenden Drill-down-Konfigurationen:

Eine Drill-down-Ebene, die entweder für die Dimension

Lokales Konto

oder für die Dimension

Partner

konfiguriert ist

Zwei Drill-down-Ebenen mit

Lokales Konto

als erster Ebene und

Partner

als zweiter Ebene

Bei einem Drill-down Partner verwendet der Import den Partner, der dem lokalen Konto zugeordnet ist (siehe Lokalen Konten in Data Collection Partner zuordnen). Für diese Zellen erstellt der Import individuelle Drill-down-Einträge – einen pro zugeordnetem Konto – anstatt den Zellenwert direkt zu aktualisieren. Kombiniert eine Tabelle einen Drill-down auf Zeilenebene und einen Drill-down auf Spaltenebene, schreibt der Import jeden importierten Wert in die Zelle am Schnittpunkt des Zeilenelements und des Spaltenelements.

Der Excel-Import wird nicht unterstützt für Tabellen mit:

Drill-down, der für eine andere Dimension als

Lokales Konto

oder

Partner

konfiguriert ist, z. B.

Kostenstelle

Zwei Drill-down-Ebenen außer

Lokales Konto

als erster Ebene und

Partner

als zweiter Ebene

Manche lokalen Konten werden nur für eine einzige Gegenpartei geführt, z. B. ein Konto für Intercompany-Forderungen. In Lucanet Data Collection können Sie den Partner eines solchen lokalen Kontos einmalig je Buchungskreis zuordnen. Jeder Excel-Import und jeder Lucanet.Financial Warehouse-Import übernimmt dann den zugeordneten Partner für die Werte dieses lokalen Kontos, sodass Erfasser den Partner nicht mehr nach jedem Import manuell eingeben müssen.

Die Zuordnung gilt für Tabellen mit einem Drill-down Partner, entweder als einzige Ebene oder als zweite Ebene unter Lokales Konto. Dabei gelten folgende Regeln:

Jedes lokale Konto kann einen Partner erhalten.

Der zugeordnete Partner ersetzt einen abweichenden Partner aus der Quelle des Imports. Wenn kein Partner zugeordnet ist, behalten lokale Konten den Partner aus der Quelle.

Die Zuordnungen werden je Buchungskreis gespeichert und für alle Formulare und Datenerfassungsprozesse dieses Buchungskreises wiederverwendet.

Wenn Sie eine Zuordnung ändern oder entfernen, übernimmt der nächste Import die Änderung.

Sie ordnen Partner immer nur für einen Buchungskreis auf einmal zu, und zwar in einem Import für diesen Buchungskreis.

Administratoren können Partner für jeden Buchungskreis zuordnen, Erfasser für die ihnen zugewiesenen Buchungskreise.

So ordnen Sie einem lokalen Konto bei einem Excel-Import einen Partner zu:

Starten Sie den Excel-Import und ordnen Sie die lokalen Konten den Zeilen zu (siehe Zeilen zuordnen).

Klicken Sie in der Seitenleiste Importierte Konten auf Partner zuordnen. Der Dialog Partner zuordnen wird angezeigt:

Zeigt den Dialog 'Partner zuordnen' in Lucanet Data Collection mit dem Feld 'Lokale Konten suchen' und einer Liste lokaler Konten. Jedes lokale Konto hat den zugeordneten Partner in einer Dropdown-Liste und ein Löschsymbol. Unten befindet sich die Schaltfläche 'Schließen'. — Dialog 'Partner zuordnen'

Wählen Sie in der Dropdown-Liste neben dem lokalen Konto den Partner. Um ein lokales Konto zu finden, geben Sie seinen Namen in das Feld Lokale Konten suchen ein. Data Collection speichert jede Zuordnung sofort.

Klicken Sie auf Schließen.

Der Dialog Partner zuordnen führt die lokalen Konten auf, die Zeilen des Formulars zugeordnet sind. Wenn noch kein lokales Konto zugeordnet ist, enthält der Dialog keine Einträge. Die Schaltfläche Partner zuordnen zeigt die Anzahl der Zuordnungen des Buchungskreises an.

Zuordnung entfernen

Um eine Zuordnung zu entfernen, klicken Sie im Dialog Partner zuordnen neben dem lokalen Konto auf das Löschsymbol. Der nächste Import verwendet dann wieder den Partner aus der Quelle.

Beim Lucanet.Financial Warehouse-Import öffnen Sie denselben Dialog in der Elementzuordnung (siehe Daten aus Lucanet.Financial Warehouse importieren).