Daten aus Excel importieren

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Glossar

Sie können Finanzdaten aus Excel-Dateien direkt in Datenerfassungsformulare importieren. Nach dem Hochladen einer Datei ordnen Sie Excel-Daten interaktiv den Zeilen und Spalten des Formulars zu. Das System speichert Ihre Zuordnungen, sodass wiederkehrende Importe schneller ablaufen – laden Sie eine aktualisierte Datei hoch und Ihre vorherige Konfiguration wird automatisch wiederhergestellt.

Bevor Sie einen Excel-Import starten:

Das Formular muss den Status

In Arbeit

haben.

Sie müssen als

Erfasser

für den Buchungskreis zugewiesen sein oder

Administrator

sein.

Das Formular muss mindestens eine Pivot-Tabelle mit mindestens einer

numerischen Spalte

oder

Währungsspalte

enthalten.

So starten Sie einen Excel-Import:

Navigieren Sie zu Data Collection | Datenerfassung.

Öffnen Sie das Formular, in das Sie Daten importieren möchten.

Klicken Sie oben rechts auf Weitere Aktionen | Daten importieren. Der Dialog Daten importieren wird angezeigt:

Wählen Sie Excel. Der Dialog Daten aus MS Excel importieren wird geöffnet.

Der Dialog 'Daten aus MS Excel importieren' wird angezeigt. — Dialog 'Daten aus MS Excel importieren'

Die erste Zeile Ihrer Excel-Datei wird als Kopfzeile verwendet.

Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch, indem Sie sie in den Hochladebereich ziehen, oder klicken Sie auf wählen Sie eine Datei, um zu suchen.

Unterstützte Formate und Limits:

Dateiformate: .xlsx, .xls

Maximale Dateigröße: 50 MB

Klicken Sie auf Nächster Schritt.

Nach dem Hochladen wird rechts eine Seitenleiste Importierte Konten mit allen Konten aus der hochgeladenen Datei, nach Tabellenblatt geordnet, eingeblendet. Jede Zeile und Spalte im Formular zeigt einen Link + Zuordnen.

Formulardetailansicht wird angezeigt. — Formulardetailansicht

Um den Import zu konfigurieren, verknüpfen Sie Excel-Konten mit Formularzeilen und Excel-Spalten mit Formularspalten. Sie müssen mindestens eine Zeilenzuordnung und eine Spaltenzuordnung konfigurieren, bevor Sie den Import ausführen können.

Zeilenzuordnungen verknüpfen eine Formularzeile mit einem oder mehreren Konten in Ihrer Excel-Datei. Wenn der Import ausgeführt wird, werden die Werte aller zugeordneten Konten addiert und in die Zielzeile geschrieben.

So ordnen Sie ein Konto einer Zeile zu:

Klicken Sie auf + Zuordnen neben einer Zeile auf der untersten Ebene. Der Dialog Konten zuordnen wird geöffnet und zeigt alle Konten nach Tabellenblatt geordnet an.

Column header with a link icon indicating a configured column mapping — The Map Column dialog for selecting an Excel column

Wählen Sie ein oder mehrere Konten, die dieser Zeile zugeordnet werden sollen. Sie können Konten aus mehreren Tabellenblättern wählen. Verwenden Sie das Suchfeld, um nach Kontonamen zu filtern.

Klicken Sie auf Zuordnen. Die Zeile zeigt nun ein Verknüpfungssymbol und die zugeordneten Konten erscheinen als untergeordnete Einträge darunter.

Eine zugeordnete Zeile, in der das verknüpfte Konto als untergeordneter Eintrag angezeigt wird

Es können nur Zeilen auf der untersten Ebene zugeordnet werden. Übergeordnete Zeilen und Summenzeilen haben keinen Link + Zuordnen – ihre Werte werden automatisch berechnet.

Jedes Excel-Konto kann nur einer Formularzeile zugeordnet werden. Konten, die bereits einer anderen Zeile zugeordnet sind, werden im Dialog Konten zuordnen nicht angezeigt.

Zugeordnetes Konto entfernen

Um ein zugeordnetes Konto zu entfernen, klicken Sie auf das Löschsymbol beim untergeordneten Eintrag unterhalb der Zeile. Das Konto steht dann wieder für die Zuordnung zu einer anderen Zeile zur Verfügung.

Spaltenzuordnungen verknüpfen eine Formularspalte mit einer Spalte in Ihrer Excel-Datei.

So ordnen Sie eine Spalte zu:

Klicken Sie auf + Zuordnen in einem Spaltenkopf vom Typ Numerisch oder Währung. Der Dialog Spalte zuordnen wird geöffnet und zeigt alle Spalten nach Tabellenblatt geordnet an.

Map Column dialog listing column names from Sheet 1 and Sheet 2 — The Map Column dialog for selecting an Excel column

Wählen Sie die Excel-Spalte, die die Werte für diese Formularspalte enthält. Sie können das Suchfeld verwenden, um nach Spaltennamen zu filtern.

Klicken Sie auf Zuordnen. Der Spaltenkopf zeigt nun ein Verknüpfungssymbol zur Bestätigung der Zuordnung.

Spaltenüberschrift mit einem Verknüpfungssymbol, das auf eine konfigurierte Spaltenzuordnung hinweist — Eine Spaltenüberschrift mit einem Verknüpfungssymbol nach der Zuordnung

Dieselbe Excel-Spalte kann mehreren Formularspalten zugeordnet werden. Summenspalten haben keinen Link + Zuordnen – sie werden automatisch berechnet.

Formularspalten mit der Eingabemethode Nur manuell werden für die Zuordnung nicht angeboten – Sie können ihre Werte nur manuell eingeben. Details finden Sie unter Tabellen in Formularvorlagen konfigurieren.

Sobald mindestens eine Zeile und eine Spalte zugeordnet sind, wird die Schaltfläche Importieren verfügbar.

So starten Sie den Import:

Klicken Sie oben rechts auf Importieren.

Wenn das Formular bereits erfasste Daten enthält, wird der Dialog Import bestätigen angezeigt. Klicken Sie auf Bestätigen, um vorhandene Werte zu überschreiben, oder auf Abbrechen, um zur Zuordnungsansicht zurückzukehren.

Confirm Import dialog warning that existing collected data will be replaced — 'Confirm Import' dialog

Zusätzliche Hinweise:

Manuelle Bearbeitung und weitere Importe sind für alle Benutzer deaktiviert, während der Import läuft.

Nach einem erfolgreichen Import wird eine Erfolgsmeldung angezeigt und das Formular kehrt in den normalen Bearbeitungsmodus zurück, mit den importierten Werten an ihrer Stelle. Übergeordnete Zeilen und Summenspalten werden automatisch neu berechnet.

Importierte Werte können nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Um importierte Daten zu korrigieren, bearbeiten Sie die betroffenen Zellen manuell nach dem Import.

Wurden Spalten übersprungen, weil ihre Eingabemethode

Nur manuell

ist, listet eine Meldung nach dem Import die Spalten auf, die nicht aktualisiert wurden.

Ist im Reporting-Package eine Elementauswahl für eine Drill-down-Dimension konfiguriert, werden Zeilen abgelehnt, die ein Element außerhalb der Auswahl enthalten. Das Importergebnis weist die abgelehnten Zeilen aus. Details finden Sie unter

Reporting-Packages anlegen und konfigurieren

Wenn Sie das nächste Mal Daten für dasselbe Formular und denselben Buchungskreis importieren, stellt Data Collection Ihre vorherigen Zeilen- und Spaltenzuordnungen automatisch wieder her. Laden Sie die neue Excel-Datei hoch und die Zuordnungen werden sofort angewendet – Sie müssen sie nur anpassen, wenn sich die Dateistruktur geändert hat. Enthält eine wiederhergestellte Zuordnung eine Spalte, deren Eingabemethode inzwischen auf Nur manuell geändert wurde, wird diese Zuordnung beim Ausführen des Imports übersprungen.

Wenn in der neuen Datei Konten fehlen, die zuvor zugeordnet waren, erscheint ein rotes Warnsymbol bei der übergeordneten Zeile und der fehlende Kontoname wird durchgestrichen angezeigt. Der Import kann trotzdem ausgeführt werden – fehlende Konten werden übersprungen und ihre Zielzeilen erhalten keinen Wert von diesem Konto. Zum Bereinigen klicken Sie auf das Löschsymbol beim fehlenden Kontoeintrag, um die verwaiste Zuordnung zu entfernen.

Der Excel-Import unterstützt Tabellen mit einer einzelnen Drill-Down-Ebene, die für die Dimension Lokales Konto konfiguriert ist. Für diese Zellen erstellt der Import individuelle Drill-down-Einträge – einen pro zugeordnetem Konto – anstatt den Zellenwert direkt zu aktualisieren.