Benutzerrollen in Data Collection

Data Collection bietet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem, mit dem der Zugriff auf bestimmte Funktionen und Daten innerhalb der Lösung gesteuert wird. Data Collection stellt zwei spezifische Anwendungsrollen bereit, die zusammen den finanziellen Datenerfassungsprozess unterstützen:

Administrator

Datenerfasser

Darüber hinaus können Benutzern mit der Rolle Datenerfasser auf Buchungskreisebene bestimmte Aufgaben zugewiesen werden:

Zuweisung als Erfasser

– zuständig für die Eingabe und Einreichung von Daten

Zuweisung als Freigeber

– zuständig für die Prüfung und Freigabe eingereichter Daten

Durch die passende Rollenzuweisung etablieren Sie klare Abläufe, sichern die Datenintegrität durch Aufgabentrennung und ermöglichen angepasste Nutzererfahrungen entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation an die Datenerfassung.

Data Collection stellt zwei getrennte Anwendungsrollen bereit, jeweils mit spezifischen Berechtigungen in den Funktionsbereichen der Lösung:

Die Rolle Administrator richtet sich an Benutzer, die die Umgebung von Data Collection einrichten und verwalten. Administratoren konfigurieren alle Elemente, die vor Beginn der Datenerfassung erforderlich sind, einschließlich Formularvorlagen, Validierungsregeln und Reporting-Packages.

Der Administrator verfügt über die folgenden Berechtigungen:

Bereich

Berechtigungen

Konfiguration von Elementen

Formularvorlagen

Anzeigen, erstellen, bearbeiten, löschen, veröffentlichen

Validierungsregeln

Anzeigen, erstellen, bearbeiten, löschen, veröffentlichen

Buchungskreise

Anzeigen, Benutzer zuweisen

Reporting-Packages

Anzeigen, erstellen, bearbeiten, löschen, veröffentlichen

Datenerfassung

Datenerfassungsprozesse

Erstellen, bearbeiten, löschen

Formulare

Anzeigen, bearbeiten, einreichen, freigeben, zurücksenden (alle Buchungskreise)

Validierungsergebnisse

Anzeigen (alle Buchungskreise)

Datenimport aus Consolidation & Financial Planning (CFP)

Ausführen

Datenimport aus Lucanet.Financial Warehouse

Ausführen

Datenimport aus Excel

Ausführen

Administration

Benutzerzuweisung zu Buchungskreisen

Zuweisen, Zuweisung aufheben

Die Rolle Datenerfasser richtet sich an Benutzer, die am Datenerfassungsprozess teilnehmen. Datenerfasser haben keinen Zugriff auf den Bereich Administration (Formularvorlagen, Validierungsregeln, Buchungskreise und Reporting-Packages). Je nach Zuweisung auf Buchungskreisebene können sie Daten eingeben, Formulare zur Freigabe einreichen oder eingereichte Daten prüfen und freigeben.

Der Datenerfasser verfügt über die folgenden Berechtigungen:

Bereich

Berechtigungen

Datenerfassung

Datenerfassungsprozesse

Anzeigen (nur zugewiesene Buchungskreise)

Formulare

Anzeigen, bearbeiten (nur zugewiesene Buchungskreise)

Validierungsergebnisse

Anzeigen (nur zugewiesene Buchungskreise)

Datenimport aus CFP

Ausführen (nur zugewiesene Buchungskreise)

Datenimport aus Lucanet.Financial Warehouse

Ausführen (nur zugewiesene Buchungskreise)

Datenimport aus Excel

Ausführen (nur zugewiesene Buchungskreise)

Datenexport nach CFP

Kein Zugriff (nur Administrator)

Workflow-Aktionen

Formular einreichen

Ausführen (bei Zuweisung als Erfasser)

Formular freigeben

Ausführen (bei Zuweisung als Freigeber)

Formular ablehnen

Ausführen (bei Zuweisung als Freigeber)

Benutzer mit der Rolle Datenerfasser müssen bestimmten Buchungskreisen zugewiesen sein, um an der Datenerfassung teilzunehmen. Diese Zuweisungen legen fest, auf welche Buchungskreise ein Benutzer zugreifen kann und welche Aktionen er ausführen darf.

Benutzern, die als Erfasser für einen Buchungskreis in einem Reporting-Package zugewiesen sind, obliegen folgende Aufgaben:

Dateneingabe in Formulare für diesen Buchungskreis, manuell oder per Import

Ausführen von Validierungen auf erfassten Daten und Anzeigen der Ausführungsergebnisse

Einreichen von Formularen zur Freigabe, sobald die Dateneingabe abgeschlossen ist und alle blockierenden Validierungen (falls vorhanden) behoben sind

Aufgabe	Beschreibung
Formulare anzeigen	Alle dem Buchungskreis zugewiesenen Formulare einsehen
Daten bearbeiten	Werte in Formularfeldern eingeben und ändern oder Daten in zugewiesene Formulare importieren
Validierung ausführen	Validierungsregeln zur Prüfung der Datenqualität ausführen
Formular einreichen	Ausgefülltes Formular zur Prüfung an den Freigeber senden

Benutzern, die als Freigeber für einen Buchungskreis zugewiesen sind, obliegen folgende Aufgaben:

Prüfung der von Erfassern eingereichten Daten

Überprüfung von Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten

Freigabe oder Ablehnung eingereichter Formulare

Aufgaben	Beschreibung
Formulare anzeigen	Zugriff auf und Anzeige aller dem Buchungskreis zugewiesenen Formulare
Eingereichte Daten anzeigen	Prüfung der von Erfassern eingegebenen Daten
Validierungsergebnisse anzeigen	Validierungsstatus vor der Freigabe prüfen
Formular freigeben	Bestätigen, dass die Daten korrekt und vollständig sind
Formular ablehnen	Formular zur Korrektur an den Erfasser zurückgeben

Ein Benutzer kann für denselben Buchungskreis sowohl als Erfasser als auch als Freigeber zugewiesen sein. Für eine sinnvolle Aufgabentrennung wird jedoch empfohlen, diese Rollen unterschiedlichen Benutzern zuzuweisen.

Hat ein Benutzer für denselben Buchungskreis beide Zuweisungen:

Die Schaltfläche

Zurücksenden

ist nicht verfügbar. Da der Benutzer das Formular selbst eingereicht hat, kann er es direkt bearbeiten, anstatt es zurückzusenden.

Der Benutzer kann ein Formular freigeben, das sich noch im Status

In Arbeit

befindet. Das System reicht das Formular ein und gibt es in einer einzigen Aktion frei.

Weitere Informationen zu Formular- und Prozessstatus finden Sie unter Daten erfassen, validieren und freigeben.

Administratoren können Benutzer Buchungskreisen im Arbeitsbereich Buchungskreise zuweisen.

So weisen Sie Benutzer Buchungskreisen zu:

Navigieren Sie zu Data Collection | Buchungskreise.

Klicken Sie in der Spalte Erfasser oder Freigeber für den gewünschten Buchungskreis auf Benutzer wählen, und wählen Sie die gewünschten Benutzer.

Es wird ein Dropdown-Menü mit einer Liste der Benutzer angezeigt, die als Erfasser oder Freigeber zugewiesen werden können. — Benutzer zu Buchungskreisen zuweisen

Benutzer können mehreren Buchungskreisen zugewiesen werden, und einem Buchungskreis können mehrere Benutzer zugewiesen sein. Diese Zuweisungen gelten als Standard und müssen bei der Konfiguration eines Reporting-Packages bestätigt oder angepasst werden.

Verwenden Sie den Bereich Administration der Lucanet CFO Solution Platform, um Benutzerrollen zuzuweisen (siehe Benutzer für die Lucanet CFO Solution Platform anlegen und bearbeiten).