Benutzerrollen in Data Collection | Lucanet Knowledge Base

Lucanet Data Collection bietet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem, mit dem der Zugriff auf bestimmte Funktionen und Daten innerhalb der Lösung gesteuert wird. Data Collection stellt zwei spezifische Anwendungsrollen bereit, die zusammen den finanziellen Datenerfassungsprozess unterstützen:

Administrator

Datenerfasser

Darüber hinaus können Benutzern auf Buchungskreisebene bestimmte Aufgaben zugewiesen werden:

Zuweisung als Erfasser

– zuständig für die Eingabe und Einreichung von Daten

Zuweisung als Freigeber

– zuständig für die Prüfung und Freigabe eingereichter Daten

Erfasser sind Benutzer mit der Rolle Datenerfasser. Freigeber können Benutzer mit der Rolle Datenerfasser oder mit der Rolle Administrator sein.

Durch die passende Rollenzuweisung etablieren Sie klare Abläufe, sichern die Datenintegrität durch Aufgabentrennung und ermöglichen angepasste Nutzererfahrungen entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation an die Datenerfassung.

Data Collection stellt zwei getrennte Anwendungsrollen bereit, jeweils mit spezifischen Berechtigungen in den Funktionsbereichen der Lösung:

Die Rolle Administrator richtet sich an Benutzer, die die Umgebung von Data Collection einrichten und verwalten. Administratoren konfigurieren alle Elemente, die vor Beginn der Datenerfassung erforderlich sind, einschließlich Formularvorlagen, Validierungsregeln und Reporting-Packages.

Die Rolle Administrator verfügt in Data Collection über die folgenden Berechtigungen:

Bereich	Berechtigungen
Konfiguration von Elementen
Formularvorlagen	Anzeigen, erstellen, bearbeiten, löschen, veröffentlichen
Validierungsregeln	Anzeigen, erstellen, bearbeiten, löschen, veröffentlichen
Buchungskreise	Anzeigen, Benutzer zuweisen
Reporting-Packages	Anzeigen, erstellen, bearbeiten, löschen, veröffentlichen
Datenerfassung
Datenerfassungsprozesse	Erstellen, bearbeiten, löschen
Formulare	Anzeigen, bearbeiten, einreichen, freigeben, zurücksenden (alle Buchungskreise)
Validierungsergebnisse	Anzeigen (alle Buchungskreise)
Datenimport aus Consolidation & Financial Planning (CFP)	Ausführen
Datenimport aus Lucanet.Financial Warehouse	Ausführen
Datenimport aus MS Excel	Ausführen
Datenexport nach MS Excel	Ausführen
Administration
Benutzerzuweisung zu Buchungskreisen	Zuweisen, Zuweisung aufheben

Die Rolle Datenerfasser richtet sich an Benutzer, die am Datenerfassungsprozess teilnehmen. Datenerfasser haben keinen Zugriff auf den Bereich Administration (Formularvorlagen, Validierungsregeln, Buchungskreise und Reporting-Packages). Je nach Zuweisung auf Buchungskreisebene können sie Daten eingeben, Formulare zur Freigabe einreichen oder eingereichte Daten prüfen und freigeben.

Die Rolle Datenerfasser verfügt in Data Collection über die folgenden Berechtigungen:

Bereich	Berechtigungen
Datenerfassung
Datenerfassungsprozesse	Anzeigen (nur zugewiesene Buchungskreise)
Formulare	Anzeigen, bearbeiten (nur zugewiesene Buchungskreise)
Validierungsergebnisse	Anzeigen (nur zugewiesene Buchungskreise)
Datenimport aus CFP	Ausführen (nur zugewiesene Buchungskreise)
Datenimport aus Lucanet.Financial Warehouse	Ausführen (nur zugewiesene Buchungskreise)
Datenimport aus MS Excel	Ausführen (nur zugewiesene Buchungskreise)
Datenexport nach MS Excel	Ausführen (nur zugewiesene Buchungskreise)
Datenexport nach CFP	Kein Zugriff (nur Administrator)
Workflow-Aktionen
Formular einreichen	Ausführen (bei Zuweisung als Erfasser)
Formular freigeben	Ausführen (bei Zuweisung als Freigeber)
Formular ablehnen	Ausführen (bei Zuweisung als Freigeber)

Um an der Datenerfassung teilzunehmen, müssen Benutzer im Reporting-Package bestimmten Buchungskreisen als Erfasser oder Freigeber zugewiesen sein. Diese Zuweisungen legen fest, auf welche Buchungskreise ein Benutzer zugreifen kann und welche Aktionen er ausführen darf.

Benutzern, die als Erfasser für einen Buchungskreis in einem Reporting-Package zugewiesen sind, obliegen folgende Aufgaben:

Dateneingabe in Formulare für diesen Buchungskreis, manuell oder per Import

Ausführen von Validierungen auf erfassten Daten und Anzeigen der Ausführungsergebnisse

Einreichen von Formularen zur Freigabe, sobald die Dateneingabe abgeschlossen ist und alle blockierenden Validierungen (falls vorhanden) behoben sind

Die folgende Tabelle beschreibt die Aufgaben eines Erfassers in Data Collection:

Aufgabe	Beschreibung
Formulare anzeigen	Alle dem Buchungskreis zugewiesenen Formulare einsehen
Daten bearbeiten	Werte in Formularfeldern eingeben und ändern oder Daten in zugewiesene Formulare importieren
Validierung ausführen	Validierungsregeln zur Prüfung der Datenqualität ausführen
Formular einreichen	Ausgefülltes Formular zur Prüfung an den Freigeber senden

Als Freigeber können Benutzer mit der Rolle Datenerfasser oder mit der Rolle Administrator zugewiesen werden. Benutzern, die als Freigeber für einen Buchungskreis zugewiesen sind, obliegen folgende Aufgaben:

Prüfung der von Erfassern eingereichten Daten

Überprüfung von Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten

Freigabe oder Ablehnung eingereichter Formulare

Die folgende Tabelle beschreibt die Aufgaben eines Freigebers in Data Collection:

Aufgaben	Beschreibung
Formulare anzeigen	Zugriff auf und Anzeige aller dem Buchungskreis zugewiesenen Formulare
Eingereichte Daten anzeigen	Prüfung der von Erfassern eingegebenen Daten
Validierungsergebnisse anzeigen	Validierungsstatus vor der Freigabe prüfen
Formular freigeben	Bestätigen, dass die Daten korrekt und vollständig sind
Formular ablehnen	Formular zur Korrektur an den Erfasser zurückgeben

Ein Benutzer kann für denselben Buchungskreis sowohl als Erfasser als auch als Freigeber zugewiesen sein. Für eine sinnvolle Aufgabentrennung wird jedoch empfohlen, diese Rollen unterschiedlichen Benutzern zuzuweisen.

Wenn ein Benutzer für denselben Buchungskreis beide Zuweisungen hat:

Die Schaltfläche

Zurücksenden

ist nicht verfügbar. Da der Benutzer das Formular selbst eingereicht hat, kann er es direkt bearbeiten, anstatt es zurückzusenden.

Der Benutzer kann ein Formular freigeben, das sich noch im Status

In Arbeit

befindet. Data Collection reicht das Formular ein und gibt es in einer einzigen Aktion frei.

Weitere Informationen zu Formular- und Prozessstatus finden Sie unter Daten erfassen, validieren und freigeben.

Administratoren können Benutzer Buchungskreisen im Arbeitsbereich Buchungskreise zuweisen.

So weisen Sie in Data Collection Benutzer Buchungskreisen zu:

Navigieren Sie zu Data Collection | Buchungskreise.

Wählen Sie in der Spalte Erfasser oder Freigeber für den gewünschten Buchungskreis in der Dropdown-Liste Benutzer wählen die gewünschten Benutzer.

Zeigt die geöffnete Dropdown-Liste der Spalte 'Erfasser' in der Liste der Buchungskreise in Data Collection mit einem Suchfeld und einer Liste von Benutzern mit Kontrollkästchen, von denen 'Johann' gewählt ist. In der Spalte 'Freigeber' zeigen die Zeilen ohne Zuweisung den Platzhalter 'Benutzer wählen'. — Benutzer zu Buchungskreisen zuweisen

Benutzer können mehreren Buchungskreisen zugewiesen werden, und einem Buchungskreis können mehrere Benutzer zugewiesen sein. Diese Zuweisungen sind optionale Vorgaben, die die Einrichtung eines Reporting-Packages erleichtern. Nur die Zuweisung im Reporting-Package legt fest, welche Benutzer die Formulare eines Buchungskreises sehen.

Verwenden Sie den Bereich Administration der Lucanet CFO Solution Platform, um Benutzerrollen für Data Collection zuzuweisen (siehe Benutzer für die Lucanet CFO Solution Platform anlegen und bearbeiten).